Vous utilisez InterAction pour créer et modifier des types de contact. Vous devez vous connecter au Windows Client en tant qu'utilisateur avec la permission de gérer les types de contact pour créer ou modifier des types de contact. Pour obtenir des instructions sur l'octroi de cette permission, consultez Donner aux utilisateurs la permission de gérer les types de contact.
Notez qu'il existe deux façons d'ajouter et de modifier des types de contact :
- Modifiez le type directement depuis la liste des dossiers, comme vous le faites avec d'autres classes de dossiers.
- Choisissez Dossier > Types de contact et utilisez la boîte de dialogue Gérer les types de contact. Cette boîte de dialogue est particulièrement utile pour apporter des modifications à plusieurs types de contact en même temps.
Lorsque vous créez un type de contact, vous devez spécifier des informations pour les champs dans le tableau suivant.
| Champ | Description |
|---|---|
| Onglet Général | |
| Nom | C'est le nom du type de contact. |
| Nom Pluriel | C'est le nom du type de contact au pluriel. C'est aussi le nom qui s'affiche dans la liste des dossiers dans le Windows Client. |
| Description | La description d'un type de contact apparaît dans le Web Client lorsque les utilisateurs choisissent des types de contact à appliquer à un contact. Elle apparaît également sur la page des types de contact lors de la sélection d'une liste. |
| Groupe de Type de Contact | Le groupe catégorise le type de contact. Les types de contact sont organisés par groupe dans la liste des dossiers dans le Windows Client. Ils sont également présentés en groupes dans certaines zones du Web Client. Pour plus de détails, voir Gestion des Groupes de Types de Contact. |
| Autorisé à Demander des Ajouts/Suppressions | Cela gère la liste des utilisateurs qui peuvent demander d'ajouter le type de contact à un contact ou de retirer le type de contact d'un contact. Pour plus d'informations, voir Autoriser les Utilisateurs à Ajouter/Retirer le Type pour les Contacts. |
| Ordre d'Affichage du Type de Contact |
Cela représente l'ordre dans lequel les types de contact sont affichés dans le Web Client lors de l'affichage des types de contact appliqués à un contact. Ils sont triés par ordre croissant, la valeur d'ordre d'affichage la plus basse étant affichée en premier. Notez également que cela affecte quels types de contact apparaissent pour un contact si vous choisissez de limiter le nombre de types de contact affichés dans l'en-tête du contact. Par exemple, si un contact particulier a huit types de contact appliqués, mais que vous avez configuré le Web Client pour n'en afficher que quatre, les quatre premiers dans l'ordre de tri sont affichés. Pour plus d'informations, voir Contrôler Comment les Types de Contact Apparaissent dans l'En-tête de la Page. |
| Fréquemment Utilisé Par | Vous permet d'ajouter le type de contact à l'ensemble des Listes Fréquemment Utilisées pour un utilisateur ou un groupe. Pour plus de détails, voir Ajouter des Dossiers aux Listes Fréquemment Utilisées des Utilisateurs. |
| Onglet Gestion des Modifications de Données | |
| Utiliser la Gestion des Modifications de Données | Cette option est toujours sélectionnée pour les types de contact. |
| Action de Demande d'Ajout |
Cela indique ce que fait la Gestion des Modifications de Données lorsqu'un utilisateur ajoute ce type de contact à un contact. Vous pouvez choisir l'une des trois options suivantes :
Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les Gestionnaires de Données et les Utilisateurs Marketing. |
| Action de Demande de Suppression |
Cela indique comment la Gestion des Modifications de Données gère la suppression de ce type de contact d'un contact. Vous pouvez choisir l'une des trois options suivantes :
Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les Gestionnaires de Données et les Utilisateurs Marketing. |
| Propriétaire |
Cela définit l'utilisateur ou le groupe de Gestion des Modifications de Données qui est le gestionnaire de données pour ce type de contact. Si vous avez choisi des paramètres pour le type de contact qui enverront des tickets au gestionnaire de données, les tickets seront envoyés à l'utilisateur ou au groupe spécifié. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les Gestionnaires de Données et les Utilisateurs Marketing. |
| Collection de Règles | Cela définit la collection de règles utilisée pour déterminer quelles actions sont prises pour traiter les modifications apportées aux contacts qui ont ce type de contact. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les Gestionnaires de Données et les Utilisateurs Marketing. |
| Priorité |
Cela définit le classement du type de contact pour le traitement des règles de Gestion des Modifications de Données liées au type. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les Gestionnaires de Données et les Utilisateurs Marketing. |
Pour une liste des champs de l'onglet Options, voir le tableau “Attributs de dossier – Onglet Options” dans Options disponibles pour toutes les classes de dossiers.
Boîte de dialogue Gérer les types de contact
Nouveau type de contact - Onglet Général
Nouveau type de contact - Onglet Gestion des modifications de données
Paramètres recommandés pour les types de contact
Les types de contact doivent avoir les attributs suivants :
-
Le type doit être configuré pour autoriser le type de contacts auquel il s'applique – personnes, entreprises, ou les deux. Configurer cela correctement rend la liste des types possibles pour un contact plus pertinente. Par exemple, le type “Collège/Université” n'autorise que les entreprises, il n'apparaît donc pas comme une option pour un contact de type personne.
Certains types de contact doivent s'appliquer à la fois aux personnes et aux entreprises. Par exemple, un client peut être soit une entreprise soit une personne, donc le type de contact Client autorise les deux.
-
Un type de contact peut stocker des informations spécifiques au dossier pour une utilisation sur les profils du Web Client. Cependant, il peut être utile de stocker ces informations dans un dossier d'informations séparé, surtout si les mêmes champs s'appliquent à plus d'un type de contact.
Pour un exemple de raison, voir Quel est le but des dossiers d'informations ?
Donner aux utilisateurs la permission de gérer les types de contact
La permission Gérer les types de contact contrôle si un utilisateur peut créer, modifier et supprimer des types de contact.
Cette permission détermine également qui peut gérer les profils et les recherches du Web Client. Voir Créer et gérer des profils Web Client ou Créer et gérer des recherches Web Client.
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Depuis la fenêtre principale, double-cliquez sur Configuration des comptes utilisateurs et des groupes.
- Choisissez le bouton Permissions pour afficher la boîte de dialogue des paramètres de permission.
-
Sous Permissions de configuration, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe qui devrait être autorisé à gérer les types de contact.
Paramètre Résultat Tout le monde Toute personne ayant accès au Windows Client peut créer et modifier des types de contact, des profils Web Client et des recherches Web Client. Administrateur système uniquement Seul l'utilisateur Administrateur système peut créer et modifier des types de contact, des profils Web Client et des recherches Web Client. Groupe spécifique Seuls les membres du groupe peuvent créer et modifier des types de contact, des profils Web Client et des recherches Web Client. Normalement, vous sélectionnez un groupe composé de gestionnaires de données ou d'utilisateurs marketing, comme le groupe Administrateurs de données.
- Une fois terminé, choisissez OK.
Créer un type de contact
Des détails supplémentaires sur tous les paramètres listés dans cette procédure peuvent être trouvés dans Créer et modifier des types de contact.
- Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur ayant la permission de créer des types de contact.
- La permission Gérer les types de contact est requise pour créer ou modifier des types de contact.
- Cette permission est accordée via InterAction Administrator. Pour plus de détails, voir Accorder aux utilisateurs la permission de gérer les types de contact
- Choisissez Dossier > Nouveau type de contact.
- Saisissez le Nom et le Nom pluriel pour le type de contact.
- Saisissez une Description pour le type de contact. Les utilisateurs voient cette description dans le Web Client.
- Sélectionnez le groupe de types de contact que vous souhaitez utiliser. Pour plus de détails sur les groupes, voir Gestion des groupes de types de contact.
-
Sélectionnez quels utilisateurs sont Autorisés à demander des ajouts/suppressions. Cela spécifie quels utilisateurs peuvent choisir d'ajouter ou de supprimer le type de contact pour un contact.
Paramètre Résultat Tout le monde N'importe qui peut choisir d'ajouter ou de supprimer le type de contact d'un contact. Administrateur système uniquement Seul l'utilisateur Administrateur système peut choisir d'ajouter ou de supprimer le type de contact d'un contact. Groupe spécifique Seuls les membres du groupe peuvent choisir d'ajouter ou de supprimer le type de contact d'un contact. Notez que l'action qui se produit lorsqu'un utilisateur demande d'ajouter ou de supprimer un type de contact est contrôlée par les options de demandes d'ajout/suppression pour le type (abordé à l'étape 10).
- Saisissez l'Ordre d'affichage du type de contact pour le type de contact.
- Si vous souhaitez "pousser" le nouveau type de contact vers les listes de Types de contact fréquemment utilisés des utilisateurs finaux, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe dans la liste Fréquemment utilisé par. Pour plus de détails, voir Ajout de dossiers aux listes fréquemment utilisées des utilisateurs.
- Sélectionnez l'onglet Gestion des modifications de données.
-
Configurez les Actions de demandes d'ajout/suppression. Configurez éventuellement le texte de suivi pour chaque action.
Choisissez Texte de suivi pour saisir un message qui rappelle au gestionnaire de données de compléter une autre action après avoir résolu les tickets créés en raison de l'action de demande d'ajout ou de suppression.
- Configurez les paramètres du Jeu de règles de gestion des modifications.
- Choisissez l'onglet Options.
- Sélectionnez toutes les options de l'onglet Options selon les besoins.
- Choisissez si le dossier peut contenir des personnes, des entreprises ou les deux. Lors de l'affichage des types de contact dans l'assistant de nouveau contact, le Web Client n'affiche que les types valides pour le type de contact (personne/entreprise).
- Cochez la case si ce dossier contient normalement un grand nombre de contacts. Si cette option est sélectionnée, lorsque vous ouvrez ce dossier dans le Windows Client, InterAction n'affiche qu'un sous-ensemble du dossier entier et vous pouvez utiliser la barre de lettres pour changer les contacts affichés.
- Cochez la case si ce dossier prend en charge le marquage. Si vous souhaitez changer la signification de l'une des couleurs, sélectionnez le drapeau dans la liste, choisissez Modifier, et saisissez une nouvelle description.
-
Si vous souhaitez marquer automatiquement tous les nouveaux contacts ajoutés au dossier, sélectionnez la couleur que vous souhaitez utiliser pour tous les nouveaux contacts, choisissez Modifier, et cochez la case Marquer les nouveaux contacts.
Pour en savoir plus sur les paramètres de marquage, voir “À propos des paramètres de marquage” dans Options disponibles pour toutes les classes de dossiers.
- Cochez la case si Les contacts sourcés dans ce dossier sont audités. Si vous sélectionnez cette option, InterAction suit les modifications des données globales pour les contacts stockés dans ce dossier dans le cadre de la piste d'audit. Vous ne pouvez voir la piste d'audit que dans le Windows Client.
- Choisissez OK. InterAction ouvre la boîte de dialogue Modifier le type de contact pour le nouveau type de contact. Vous pouvez ensuite ajouter des droits d'accès et d'autres paramètres.
- Lorsque vous créez le nouveau type de contact, vous êtes désigné comme propriétaire du dossier et bénéficiez des droits d'administration du dossier.
- Pour plus d'informations, voir “Modifier un type de contact”, ci-dessous.
Modifier un type de contact
- Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur ayant la permission de gérer les types de contact.
- La permission Gérer les types de contact est requise pour modifier les types de contact.
- Cette permission est accordée via InterAction Administrator. Pour plus de détails, voir Accorder aux utilisateurs la permission de gérer les types de contact.
- Choisissez Dossier > Types de contact pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
-
Pour mettre à jour plusieurs types de contact avec la même modification, marquez les types en cliquant dans la colonne la plus à gauche. Sélectionnez l'Action que vous souhaitez appliquer et entrez la Valeur correspondante, puis choisissez Appliquer.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter plusieurs types de contact aux listes fréquemment utilisées de tout le monde, vous sélectionneriez Ajouter comme type fréquemment utilisé pour l'Action, puis Tout le monde pour la Valeur.
-
Pour modifier un type de contact, sélectionnez-le dans la liste et choisissez Modifier. Dans la liste des vues à gauche, choisissez l'élément pour l'information à modifier.
Utilisez cette section Pour modifier les éléments suivants .... Général Nom, description et autres paramètres généraux. Sécurité Droits d'accès pour le dossier. Bien que les types de contact gèrent principalement la sécurité via la gestion des modifications de données, vous devez tout de même définir certains droits d'accès pour eux. Pour plus de détails, voir Sécurité du Web Client pour les types de contact. Gestion des modifications de données Règles pour l'utilisation de la gestion des modifications de données sur le type de contact. Pour plus de détails, voir “Gestion des modifications de données pour les types de contact” dans Sécurité du Web Client pour les types de contact. Profil Valeurs pour les champs de profil de dossier. Cela n'apparaît que dans les systèmes mis à jour depuis InterAction 4.x qui utilisaient précédemment ces champs. Champs supplémentaires Champs supplémentaires pour le type de contact. Pour plus de détails, voir Création et modification des définitions de champs supplémentaires. Profil Web et recherche Le profil Web Client et la recherche Web Client “liés” à ce type de contact. Pour plus de détails, voir Association des profils et recherches Web Client avec les types de contact. Classifications Classifications pour le type de contact. Celles-ci n'apparaissent pas dans le Web Client et ne doivent pas être utilisées. Options Modifier les mêmes options disponibles dans l'onglet Options de la boîte de dialogue de nouveau dossier
Pour plus de détails sur ces paramètres, voir Attributs de dossier - Onglet Options
- Lorsque vous avez terminé de modifier le type de contact, choisissez soit OK soit Fermer (selon la section que vous consultez).
- Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
Supprimer un type de contact
Lorsque vous supprimez un type de contact, il est converti en un dossier administratif avec le type défini sur Archive. Si nécessaire, vous pouvez restaurer le type de contact comme décrit dans Restaurer un dossier archivé. Lorsque vous êtes certain que le dossier n'est plus nécessaire, supprimez-le comme décrit dans Supprimer les anciens dossiers de la base de données.
Vous ne pouvez pas supprimer un type de contact ‘système’. Ce sont des types de contact fournis avec InterAction.
- Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur ayant la permission de gérer les types de contact.
- La permission Gérer les types de contact est requise pour supprimer les types de contact.
- Cette permission est accordée via InterAction Administrator. Pour plus de détails, voir Accorder aux utilisateurs la permission de gérer les types de contact.
-
Choisissez Dossier > Types de contact.
Vous ne pouvez pas supprimer un type de contact directement depuis la liste des dossiers. Vous devez ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
- Sélectionnez le type de contact que vous souhaitez supprimer et choisissez Supprimer.
- Dans la boîte de dialogue de confirmation, choisissez Oui.
- Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer un type de contact système ?
Certains types de contact fournis sont des types de contact système. Ces types de contact ne peuvent pas être supprimés du système. Les types de contact suivants sont considérés comme des types système :
- Notre personnel
- Client
- Ancien élève
- Notre consultant
- Prospect
- Personnel client
- Personnel prospect
- Décédé
- Hors activité
- Ancien client
Changer le dossier pour un type de contact
Bien que les types de contact apparaissent dans la liste des dossiers dans le Windows Client comme des dossiers réguliers, ils se comportent différemment des dossiers réguliers. Il y a en fait deux "parties" à un type de contact : le type de contact lui-même, et un dossier auquel il est "lié" qui stocke les contacts assignés à ce type.
Dans certaines circonstances, il est nécessaire de changer le dossier auquel un type de contact est lié. Cela se produit généralement lors des mises à niveau à partir de versions antérieures d'InterAction. Par exemple, lors de la mise à niveau, vous pourriez choisir de transformer votre dossier "Personnel" en type de contact Notre Personnel. Plus tard, vous réalisez que ce dossier contient des champs supplémentaires qui doivent être partagés avec un autre type (comme Anciens Élèves). Dans ce cas, vous feriez ce qui suit :
- Créez un nouveau dossier.
- Changez le type de contact Notre Personnel pour le pointer vers ce nouveau dossier.
- Transformez l'ancien dossier Personnel en dossier d'information.
Vous pouvez remapper un type de contact depuis la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
-
Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur ayant la permission de gérer les types de contact.
La permission Gérer les types de contact est requise pour supprimer des types de contact.
Cette permission est accordée via InterAction Administrator. Pour plus de détails, voir Donner aux utilisateurs la permission de gérer les types de contact.
- Choisissez Dossier > Types de contact pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
- Sélectionnez le type de contact que vous souhaitez modifier et choisissez Changer de dossier.
-
Trouvez le dossier que vous souhaitez "lier" à ce type de contact, sélectionnez-le dans la liste, et choisissez OK.
Le type de contact est remappé au dossier sélectionné. Le type est mis à jour pour utiliser le nom du dossier comme nom pluriel. Vous pouvez modifier le type de contact pour changer cela.
- Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types de contact.
- Le dossier mappé au type de contact est "déplacé" de son ancienne classe et type vers le groupe de type de contact approprié.
- Le dossier qui était précédemment mappé au type de contact est changé en classe Administratif et en type de dossier Autre Administratif.