Les dossiers d'information sont des dossiers spéciaux qui appartiennent à la catégorie des dossiers administratifs. Ils stockent des informations sur les contacts qui sont fréquemment utilisées dans les profils du Web Client. Cela inclut généralement toute information spécifique au dossier comme des champs supplémentaires et des notes.
Les utilisateurs professionnels consultent généralement ces informations en utilisant les pages de profil dans le Web Client. Par exemple, la figure ci-dessous illustre le profil client pour le client Guru, Ltd. Cette page affiche des champs supplémentaires contenant des informations utiles à un professionnel travaillant avec le client. Dans cet exemple, les informations affichées sur la page sont stockées dans deux dossiers d'information différents :
- Les données des sections Profil Client et Tous les Numéros de Client proviennent du dossier Informations Client.
- Les données de la section Informations Financières du Client proviennent du dossier Informations Financières du Client.
Le Profil Client Affiche les Données d'un Dossier d'Information
[A] Voici la vue Informations Supplémentaires dans le Windows Client. Elle affiche tous les champs supplémentaires spécifiques au dossier pour tous les dossiers contenant le contact.
[B] Voici le profil Client dans le Web Client. Notez que les données proviennent de différents dossiers.
Les dossiers d'information sont également utiles pour stocker des informations sensibles. Vous pouvez utiliser les droits d'accès aux dossiers pour contrôler qui est autorisé à voir les informations à la fois dans le Web Client et le Windows Client.
Par exemple, vous pourriez vouloir limiter quels utilisateurs sont autorisés à voir les informations financières disponibles. Vous pourriez utiliser les droits d'accès aux dossiers pour restreindre le dossier Informations Financières du Client à être visible uniquement par les partenaires. Un utilisateur sans accès en lecture au dossier ne verrait pas les données sur la page de Profil Client dans le Web Client ou dans la vue Informations Supplémentaires dans le Windows Client.
Une nouvelle installation d'InterAction inclut les dossiers d'information suivants :
- Informations sur le Personnel
- Informations Financières du Client
- Informations Société\Personne
- Informations Client
Pour plus de détails sur les dossiers d'information par défaut, voir Dossiers d'Information.
Étant donné que les dossiers d'information sont considérés comme des dossiers administratifs, ils ne sont jamais présentés aux utilisateurs du Web Client sous forme de listes. En d'autres termes, un utilisateur du Web Client ne peut pas ouvrir une liste "Informations Financières du Client" et voir tous les contacts dans le dossier. Au lieu de cela, l'utilisateur peut voir les contacts assignés au type de contact Client et peut consulter le profil Client pour ces contacts. Ce profil affiche les informations du dossier Informations Financières du Client. Les utilisateurs n'ont pas besoin de savoir comment les données sont structurées en coulisses.
Quel est le But des Dossiers d'Information ?
À première vue, il peut ne pas être évident pourquoi vous auriez besoin des dossiers d'information. Par exemple, il existe déjà un dossier Notre Personnel. Puisque vous pouvez suivre les informations sur le personnel de votre organisation dans ce dossier, pourquoi auriez-vous besoin du dossier Informations sur le Personnel ? De même, pourquoi avez-vous besoin d'un dossier Informations Financières du Client alors qu'il existe déjà un dossier Clients ?
Les dossiers d'information existent pour l'une des deux raisons suivantes :
-
Pour soutenir un profil partagé - Par exemple, le dossier Informations sur le Personnel suit les informations pertinentes pour les contacts ayant soit le type de contact Notre Personnel soit Alumni. Lorsqu'un employé quitte votre organisation, vous retirez le contact du dossier Notre Personnel et ajoutez le contact au dossier Alumni. Il y a certaines informations, cependant, qui s'appliquent à la fois aux employés actuels et anciens. Par exemple, pour un employé actuel, vous enregistreriez le niveau de la personne. Pour un ancien employé, vous continueriez à stocker cela car cela vous indique le niveau auquel la personne était lorsqu'elle a quitté l'organisation.
Si toutes ces informations étaient suivies dans le dossier Notre Personnel, les valeurs seraient perdues lorsque vous déplaceriez le contact hors du dossier lorsque le contact quitte l'organisation.
- Pour protéger les informations sensibles - Par exemple, le dossier Informations Financières du Client contient des champs auxquels vous ne voudriez pas que tous les utilisateurs aient accès, comme le chiffre d'affaires cumulé de l'année. Étant donné que les droits d'accès sont appliqués sur une base de dossier, avoir un dossier séparé pour ces informations vous permet de définir une sécurité différente pour ce dossier que pour les informations client moins sensibles, comme le numéro de client.