Les classes de dossiers dans InterAction partagent toutes des caractéristiques de base. Par exemple, lors de la création d'un nouveau dossier ou d'une nouvelle liste, vous devez toujours spécifier le nom et la description. Plusieurs des options (définies dans le Windows Client) qui déterminent le comportement de la liste sont également communes aux cinq classes.
Les tableaux suivants listent les options de dossier communes aux classes de dossiers :
- Attributs du Dossier – Onglet Général
- Attributs du Dossier – Onglet Gestion des Modifications de Données (Notez que ces options s'appliquent uniquement aux types de contacts, listes marketing et dossiers administratifs. Les listes de travail ne peuvent pas utiliser la Gestion des Modifications de Données.)
- Attributs du Dossier – Onglet Options
Ceux-ci sont listés tels qu'ils apparaissent dans les boîtes de dialogue utilisées pour créer un nouveau dossier.
| Composant | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom est utilisé pour identifier le dossier. |
| Description | Une description pour le dossier. Celle-ci apparaît dans le Web Client pour certaines classes de dossiers. |
| Type |
Le type de dossier catégorise le dossier et définit plusieurs attributs pour celui-ci. Chaque type de dossier a un paramètre de permission qui désigne qui est autorisé à créer un dossier en utilisant ce type. Chaque classe de dossier a son propre ensemble de types de dossiers. Notez que ceux-ci sont appelés groupes de types de contacts pour les types de contacts. Les types de dossiers et les groupes de types de contacts sont également utilisés pour organiser les listes dans le Web Client lors de l'affichage des types de contacts, des listes marketing et des listes de travail. Pour plus de détails sur la façon dont les types de dossiers contrôlent les dossiers, voir Aperçu des Types de Dossiers et des Groupes de Types de Contacts. |
| Fréquemment Utilisé Par |
Permet d'ajouter le dossier à l'ensemble des “listes fréquemment utilisées” pour un utilisateur ou un groupe. Cela s'applique uniquement aux dossiers disponibles dans le Web Client – types de contacts, listes marketing et listes de travail. Cela ne s'applique pas aux dossiers administratifs car ils n'apparaissent pas dans le Web Client en tant que listes. Pour plus de détails, voir Ajout de Dossiers aux Listes Fréquemment Utilisées par les Utilisateurs. |
Attributs du Dossier - Onglet Gestion des Modifications de Données
| Composant | Description |
|---|---|
| Notez que ces options s'appliquent uniquement aux types de contacts, listes marketing et dossiers administratifs. | |
| Utiliser la gestion des modifications de données |
Indique si le dossier doit utiliser les règles de gestion des modifications de données pour contrôler l'ajout et la modification de données dans le Web Client. Si cette option n'est pas sélectionnée, les droits d'accès au dossier sont utilisés. Pour un aperçu de la gestion des modifications de données, voir Droits d'accès et gestion des modifications de données. Cette option est requise pour les types de contacts. |
| Demandes d'ajout/suppression | |
| Action de demande d'ajout | Cela indique ce que fait la gestion des modifications de données lorsqu'un utilisateur ajoute un contact à ce dossier. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les gestionnaires de données et les utilisateurs marketing. |
| Action de demande de suppression | Cela indique comment la gestion des modifications de données gère la suppression de contacts du dossier. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les gestionnaires de données et les utilisateurs marketing. |
| Propriétaire | Cela définit un utilisateur ou un groupe de gestion des modifications de données comme gestionnaire de données pour ce dossier. Si vous avez choisi des paramètres qui envoient des tickets au gestionnaire de données, les tickets générés pour ce dossier sont envoyés à l'utilisateur ou au groupe spécifié. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les gestionnaires de données et les utilisateurs marketing. |
| Ensemble de règles de gestion des modifications | |
| Collection de règles | Cela définit la collection de règles utilisée pour déterminer quelles actions sont entreprises pour traiter les modifications apportées aux contacts dans ce dossier. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les gestionnaires de données et les utilisateurs marketing. |
| Priorité | Cela définit le classement du type de contact pour le traitement des règles de gestion des modifications de données liées au dossier. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les gestionnaires de données et les utilisateurs marketing. |
| Valeur des données certifiée |
Indique que ce dossier est considéré comme certifié par le gestionnaire de données et ne contient que de bonnes données. Vous ne pouvez sélectionner cette option que lors de la modification d'un dossier existant ; vous ne pouvez pas la sélectionner lors de la création d'un nouveau dossier. Pour plus d'informations, voir le guide InterAction pour les gestionnaires de données et les utilisateurs marketing. |
Attributs du dossier - Onglet Options
| Composant | Description |
|---|---|
| Les nouveaux contacts créés ou liés au dossier peuvent être | Spécifie si le dossier peut contenir des personnes, des entreprises, ou les deux. |
| Ce dossier contient normalement un grand nombre de contacts |
Si cette option est sélectionnée, lorsque vous ouvrez ce dossier dans le Windows Client, InterAction n'affiche qu'un sous-ensemble du dossier entier et vous pouvez utiliser la barre de lettres pour changer les contacts affichés. Cette option n'a aucun effet sur le Web Client. |
| Autoriser l'accès public aux données de profil |
Si vous cochez cette option, les utilisateurs sans accès en lecture au dossier peuvent voir les champs de profil du dossier dans la boîte de dialogue Propriétés du dossier. Cela se réfère aux champs de profil du dossier qui stockent des informations sur le dossier, pas aux champs supplémentaires qui stockent des informations sur les contacts. Les champs de profil du dossier sont fournis pour la compatibilité avec les versions antérieures d'InterAction et ne sont pas utilisés dans les nouvelles installations 5.1. Cette option n'affecte que les utilisateurs du Windows Client. |
| Ce dossier prend en charge le marquage |
Si vous cochez cette option, les contacts dans le dossier peuvent être marqués avec des drapeaux de différentes couleurs. Vous pouvez définir une description pour chaque couleur individuelle. Vous pouvez également choisir de marquer automatiquement tous les nouveaux contacts ajoutés au dossier avec une couleur particulière. Notez que désactiver les drapeaux pour un dossier ne supprime pas les drapeaux existants des contacts dans le dossier ; cela les cache simplement. Si vous réactivez le marquage, les contacts précédemment marqués sont à nouveau marqués. Voir À propos des paramètres de marquage pour plus d'informations. |
| Les contacts sourcés dans ce dossier sont audités |
Si vous sélectionnez cette option, InterAction suit les modifications des données globales pour les contacts stockés dans ce dossier dans le cadre de la piste d'audit. Pour plus de détails sur la piste d'audit, voir Suivi des modifications à l'aide de la piste d'audit du dossier. Cette option n'est disponible que si vous êtes connecté en tant qu'utilisateur Administrateur Système. |
Lorsqu'un modèle de dossier existe pour un type de dossier, Dossier > Nouveau s'ouvre d'abord sur la liste des modèles disponibles pour ce type. Si aucun modèle de dossier n'a été créé, la boîte de dialogue Nouveau Dossier s'ouvre.
Onglet Général pour les boîtes de dialogue de dossier
L'onglet Options est le même pour toutes les classes de dossiers
Pour simplifier la création de dossiers, InterAction vous permet de créer des modèles de dossier. Les modèles de dossier sont utiles lorsque vous devez créer de nombreux dossiers partageant les mêmes caractéristiques, telles que les définitions de champs supplémentaires de dossier, les définitions de classification, les droits d'accès et d'autres propriétés.
Lorsque vous créez un nouveau dossier, vous avez la possibilité de sélectionner un modèle. C'est-à-dire que si des modèles ont été créés, l'action Dossier > Nouveau s'ouvre sur une liste de modèles existants. Le nouveau dossier hérite des caractéristiques du modèle. Il s'agit d'une copie unique ; modifier un modèle ne met pas à jour les dossiers qui étaient basés sur le modèle. Voir Gestion des modèles de dossier pour des informations sur la création et la modification de modèles de dossier.
À propos des paramètres de marquage
Les options de marquage dans l'onglet Options vous permettent de configurer le dossier pour utiliser des drapeaux.
Si un dossier est configuré pour utiliser des drapeaux, un contact dans le dossier peut être marqué avec l'une des plusieurs couleurs disponibles. La signification de chaque couleur différente peut être configurée pour le dossier.
Par exemple, dans un dossier pour un événement marketing, vous pourriez définir une couleur de drapeau comme "Invitation non encore envoyée" et une autre couleur de drapeau comme "ne participe pas". Dans un autre dossier, les mêmes couleurs peuvent avoir des significations complètement différentes.
Lors de la visualisation d'un dossier qui utilise des drapeaux, les utilisateurs peuvent trier par la colonne de drapeau. Dans ce cas, les drapeaux sont triés dans l'ordre affiché dans la boîte de dialogue Options. Par exemple, les contacts marqués avec le drapeau rouge seraient triés avant ceux marqués avec le drapeau orange. Cet ordre ne peut pas être modifié.
Marquage automatique des nouveaux contacts
Vous pouvez configurer un dossier pour marquer automatiquement tous les contacts ajoutés au dossier avec une couleur particulière. C'est un moyen utile de distinguer les nouveaux contacts ajoutés à la liste.
Par exemple, vous pouvez désigner le drapeau rouge à cet effet. Chaque fois qu'un utilisateur ajoute un nouveau contact au dossier, le contact est automatiquement marqué avec le drapeau rouge.
Vous pouvez changer la couleur utilisée pour les nouveaux contacts à tout moment. Notez, cependant, que changer ce paramètre ne modifie pas les contacts qui sont déjà marqués.
Par exemple, supposons que vous ayez configuré le dossier pour marquer automatiquement tous les nouveaux contacts avec le drapeau rouge. Après avoir ajouté plusieurs nouveaux contacts, vous décidez de marquer automatiquement les nouveaux contacts avec le drapeau bleu à la place. Les contacts dans le dossier qui sont déjà marqués en rouge ne sont pas changés en bleu.
Désactivation du marquage pour un dossier
Désactiver les drapeaux pour un dossier ne supprime pas les drapeaux existants des contacts dans la liste ; cela les cache simplement. Si vous réactivez le marquage, les contacts sont à nouveau marqués.
De plus, si vous avez personnalisé les descriptions des couleurs de drapeau pour le dossier, ces descriptions sont également sauvegardées.
Définir les options de marquage
Vous définissez les options de marquage pour un dossier dans l'onglet Options. Vous pouvez le faire lors de la création d'un nouveau dossier ou de la modification d'un dossier existant.
- Créez un nouveau dossier ou modifiez un dossier existant.
- Pour un nouveau dossier, sélectionnez l'onglet Options. Lors de la modification d'un dossier existant, sélectionnez la section Options.
-
Cochez ou décochez la case Ce dossier prend en charge le marquage.
Pour Faites ceci Configurer le dossier pour utiliser des indicateurs Cochez la case, puis configurez les paramètres d'indicateur décrits aux étapes 4-5. Configurer le dossier pour ne pas utiliser d'indicateurs Décochez la case, puis choisissez Enregistrer. - Si vous utilisez des indicateurs, chaque couleur peut signifier ce que vous voulez. Pour changer la signification d'une couleur, sélectionnez-la dans la liste et choisissez Modifier. Entrez la description de l'indicateur dans la case Nom et choisissez OK.
-
Si vous souhaitez marquer tous les nouveaux contacts ajoutés au dossier avec une couleur particulière, sélectionnez la couleur dans la liste et choisissez Modifier. Cochez la case Marquer les nouveaux contacts et choisissez OK.
Une seule couleur peut être désignée pour marquer les nouveaux contacts. Si une autre couleur est déjà sélectionnée, cocher cette case pour une nouvelle couleur change l'indicateur utilisé pour les nouveaux contacts. Cependant, cela ne change pas les indicateurs déjà appliqués aux contacts existants.
Définir les options d'indicateur pour un dossier
[A] Sélectionnez un indicateur dans la liste et choisissez Modifier.
[B] Entrez un nouveau nom pour l'indicateur dans le champ Nom.
[C] Si vous souhaitez marquer les nouveaux contacts avec cette couleur, cochez cette case.
Une seule couleur peut être utilisée pour marquer les nouveaux contacts.
Notez également que si vous triez les contacts dans un dossier par la colonne des indicateurs, les indicateurs sont triés dans l'ordre indiqué ici. Par exemple, les contacts marqués avec l'indicateur Rouge seraient triés avant ceux marqués avec l'indicateur Orange. Cet ordre ne peut pas être modifié.