Les types de contact, les listes marketing, les listes de travail et les dossiers administratifs organisent les contacts dans InterAction. De même, les types de dossiers/groupes de types de contact organisent les dossiers.
Les types de dossiers contrôlent à la fois l'apparence des dossiers dans le Windows Client et le Web Client, ainsi que le comportement des dossiers individuels.
Les types de dossiers dans InterAction ont les objectifs principaux suivants :
- Organiser la liste des dossiers dans la fenêtre principale du Windows Client d'InterAction. Pour plus d'informations, voir Utilisation des types de dossiers pour parcourir les dossiers dans la vue principale du Windows Client.
- Organiser les pages de type de contact, de liste marketing et de liste de travail dans le Web Client. Pour plus d'informations, voir Utilisation des types de dossiers pour organiser les listes dans le Web Client.
- Déterminer quelles listes marketing utilisent le parrainage. Pour plus de détails, voir Listes Marketing parrainées et non parrainées.
- Sélectionner la liste des dossiers utilisés lors de la recherche de doublons et d'entreprises lors de la création de nouveaux contacts. Pour plus d'informations, voir Utilisation du type de dossier pour désigner les dossiers à rechercher.
- Accorder la permission de créer des dossiers. Pour plus d'informations, voir Permission de créer des dossiers.
- Contrôler la liste des champs de profil de dossier qui s'appliquent à un dossier. Cela s'applique uniquement aux environnements mis à niveau depuis la version 4.x.
Chacune des quatre classes de dossiers maintient son propre ensemble de types de dossiers. Par exemple, les types utilisés pour les listes de travail sont différents de ceux utilisés pour les listes marketing. Pour les types de contact, les « types de dossiers » sont appelés groupes de types de contact.
Vous utilisez InterAction Administrator pour gérer les types de dossiers. Pour les types de contact, vous pouvez également utiliser le Windows Client – pour plus de détails, voir Gestion des groupes de types de contact.
Utilisation des types de dossiers pour parcourir les dossiers dans la vue principale du Windows Client
Vous voyez les types de dossiers lorsque vous parcourez les dossiers dans la liste des dossiers du Windows Client d'InterAction. La liste des dossiers est organisée d'abord par classe, puis par type de dossier. Les dossiers d'un type particulier apparaissent sous ce type dans la liste des dossiers.
Parcourir les dossiers par type
[A] Les classes de dossiers apparaissent au niveau supérieur.
[B] Les types de dossiers et les groupes de types de contact sont au deuxième niveau.
[C] Les dossiers eux-mêmes sont au troisième niveau.
[D] Lorsque vous ouvrez un dossier, les contacts dans le dossier apparaissent dans la fenêtre principale.
Si un type de dossier se verra attribuer un grand nombre de dossiers auxquels la plupart des utilisateurs auront accès, le type peut être désigné comme un « type de grand dossier ». Lorsque l'utilisateur double-clique sur le type de dossier dans la liste des dossiers, InterAction affiche la boîte de dialogue Rechercher un dossier, permettant à l'utilisateur d'entrer des critères de recherche pour ouvrir le dossier, plutôt que de faire défiler une longue liste de dossiers.
L'indicateur de type de grand dossier n'est pas nécessaire si la plupart des utilisateurs n'auront pas au moins un accès en lecture à la plupart des dossiers. En effet, la liste des dossiers n'affiche que les dossiers auxquels l'utilisateur a accès en lecture. Un utilisateur ayant accès à cinq dossiers pour un type particulier ne verra que ces cinq dossiers dans la liste, même si 500 dossiers sont attribués au type.
Pour des instructions sur la création et la modification des types de dossiers, voir Création et modification des types de dossiers.
Utilisation des types de dossiers pour organiser les listes dans le Web Client
Les types de dossiers/groupes de types de contact sont utilisés pour organiser les dossiers dans le Web Client. Par exemple, la page des types de contact liste les types de contact disponibles par groupe de types de contact. Des pages similaires sont disponibles pour les listes marketing et les listes de travail.
Colonne pour le groupe sur la page des types de contact
Les utilisateurs voient également les dossiers par type lorsqu'ils définissent leurs préférences de liste fréquemment utilisée.
Affichage des types de contact par groupes
Utilisation du type de dossier pour désigner les dossiers à rechercher
InterAction inclut une fonctionnalité de recherche sophistiquée pour trouver des contacts en double et des entreprises candidates pour l'association d'entreprise lorsque les utilisateurs créent un nouveau contact. Cela aide à minimiser la quantité de données en double ajoutées au système et fait gagner du temps aux utilisateurs puisqu'ils peuvent utiliser les informations existantes plutôt que de les saisir eux-mêmes.
Les types de dossiers contrôlent la liste des dossiers recherchés pour les doublons et les entreprises. Un type de dossier inclut un indicateur « Entreprise ». Lorsqu'il est sélectionné, tous les dossiers attribués au type sont considérés comme des « Dossiers d'entreprise ». InterAction recherche tous les dossiers d'entreprise pour lesquels l'utilisateur a des droits d'accès de lien lors de la recherche de doublons et d'association d'entreprise.
Le Web Client utilise également l'indicateur d'entreprise pour déterminer quels dossiers sont recherchés par la zone de recherche rapide en haut de chaque page du Web Client et depuis le module de recherche sur la page d'accueil.
L'indicateur d'entreprise spécifie essentiellement que tous les contacts provenant du dossier font partie de la liste des entreprises.
Permission de créer des dossiers
Les types de dossiers contrôlent quels utilisateurs sont autorisés à créer de nouveaux dossiers. Lors de la définition d'un type de dossier, vous pouvez spécifier qui a la permission de créer des dossiers de ce type.
Les types de contact, les listes marketing et les dossiers administratifs ne peuvent être créés qu'en utilisant le Windows Client, donc la permission sur les types utilisés avec ces classes ne s'applique qu'au Windows Client. Les utilisateurs du Web Client peuvent créer des listes de travail, donc les permissions sur les types pour les listes de travail s'appliquent à la fois aux utilisateurs du Web Client et du Windows Client.
Accorder la permission de créer des dossiers
[A] Accorder la permission de créer des listes de travail avec le type « Autre » à Tous, au Administrateur Système, ou aux membres d'un groupe spécifique.
Pour chaque type, vous pouvez accorder la permission de créer des dossiers à Tous, uniquement à l'Administrateur Système, ou aux membres d'un groupe spécifique.