Les champs de profil de dossier permettent à votre organisation de collecter des informations sur chaque dossier dans le système.
Ces champs sont « liés » aux types de dossiers. Lorsqu'un utilisateur crée ou modifie un dossier d'un type particulier, la boîte de dialogue affiche tous les champs pour ce type de dossier.
Ne confondez pas les champs de profil de dossier avec les « profils » utilisés dans le Web Client. Les profils du Web Client affichent des informations pour les contacts et utilisent généralement des champs supplémentaires ; les champs de profil de dossier stockent des informations sur les dossiers, pas les contacts. Ils n'apparaissent nulle part dans le Web Client.
Pour utiliser les champs de profil de dossier, vous devez d'abord créer un ensemble de champs. Ensuite, vous sélectionnez les champs individuels de cet ensemble qui doivent s'appliquer à un type de dossier donné. Le même champ de profil de dossier peut s'appliquer à plus d'un type de dossier. Si beaucoup de vos types de dossiers utilisent le même champ, vous n'avez besoin de définir le champ qu'une seule fois.
Les champs de profil de dossier sont fournis principalement pour la compatibilité avec les versions antérieures d'InterAction 4.x. Les champs de profil de dossier ne sont pas disponibles dans une nouvelle installation d'InterAction 5. De plus, si vous n'avez pas utilisé les champs de profil de dossier dans la version 4.x, ils sont automatiquement désactivés après la mise à niveau pour réduire la confusion.
Cette section couvre les sujets suivants :
- Désactivation de l'utilisation des champs de profil de dossier (environnements mis à niveau uniquement)
- Types de données pour les champs de profil de dossier
- Stockage de plusieurs valeurs dans les champs de profil de type de dossier
- Créer un champ de profil de dossier
- Modifier les éléments de liste pour un champ de liste de profil de dossier
- Modifier un champ de profil de dossier
- Supprimer un champ de profil de dossier
- Attribuer un champ de profil à un type de dossier
- Dois-je utiliser les champs de profil de dossier ?
Désactivation de l'utilisation des champs de profil de dossier (environnements mis à niveau uniquement)
Si vous avez mis à niveau votre environnement depuis InterAction 4.x, vous devriez envisager de désactiver la fonctionnalité des champs de profil de dossier. Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans les nouvelles installations d'InterAction 5 et est en cours de suppression du produit. Désactiver la fonctionnalité la masque et évite la confusion pour les utilisateurs du Windows Client.
Pour désactiver les champs de profil de dossier, procédez comme suit :
- Connectez-vous à l'Administrateur InterAction.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Champ de profil de dossier.
- Désélectionnez la case Utiliser les champs de profil de dossier et choisissez Enregistrer.
- Choisissez Fermer. L'élément Champ de profil de dossier sera supprimé de la liste des entités de la fenêtre principale.
Si vous devez réactiver la fonctionnalité, contactez le support technique de LexisNexis InterAction.
Notez que la fonctionnalité des champs de profil de dossier est automatiquement désactivée lors de la mise à niveau si vous n'avez jamais créé de champs dans la version 4.x.
Types de données pour les champs de profil de dossier
- Chaque champ de profil de dossier a un type de données spécifique. Vous ne pouvez pas changer le type de données après avoir créé et enregistré un nouveau champ. Le type de données spécifie le type de données que le champ peut stocker. Les types de données sont les suivants :
- Les champs de date affichent un calendrier déroulant pour collecter des dates.
- Les champs décimaux collectent des nombres avec décimales. Vous devez spécifier une valeur minimale et maximale et le nombre de décimales.
- Les champs d'utilisateur InterAction stockent les utilisateurs d'InterAction. Ils sont utiles pour les champs de type « contact interne ». Lorsque les utilisateurs remplissent le champ, ils peuvent rechercher des utilisateurs par nom de famille.
- Les champs de liste affichent une liste déroulante d'éléments que vous spécifiez.
- Les champs numériques collectent des entiers (pas de décimales). Vous devez spécifier une valeur minimale et maximale.
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Les champs de texte collectent tout texte alphanumérique. Vous devez spécifier le nombre maximum de caractères autorisés (la limite est de 254).
Vous pouvez également spécifier si la boîte de dialogue qui collecte les données doit utiliser une zone de saisie sur une seule ligne ou sur plusieurs lignes. Cela facilite la saisie des données par les utilisateurs finaux. Notez que cela ne change pas le nombre maximum de caractères autorisés – les champs de texte permettent toujours un maximum de 254 caractères.
- Les champs Oui/Non utilisent des boutons d'option pour collecter une valeur « vrai ou faux ». Par défaut, les étiquettes sont Oui et Non, mais vous pouvez spécifier n'importe quelles étiquettes pour les options (par exemple, « vrai/faux », « masculin/féminin », « actif/inactif », etc.)
Stockage de plusieurs valeurs dans les champs de profil de type de dossier
Vous pouvez définir n'importe quel champ de profil de dossier comme un champ à valeurs multiples. Cela permet aux utilisateurs de saisir un nombre illimité de valeurs pour le champ.
Lors de la définition d'un champ de profil à valeurs multiples, vous pouvez choisir d'inclure un champ « secondaire » supplémentaire. Si vous choisissez d'utiliser le champ secondaire, vous pouvez lui donner n'importe quelle étiquette que vous souhaitez.
Créer un champ de profil de dossier
Pour des informations sur l'ajout des champs aux types de dossiers, voir Attribuer un champ de profil à un type de dossier.
- Connectez-vous à l'Administrateur InterAction.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Champ de profil de dossier.
- Choisissez Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau champ de profil de dossier.
- Saisissez un Nom et (facultativement) une Description pour le champ
- Si vous le souhaitez, entrez une Catégorie pour le champ. Les utilisateurs peuvent trier par catégorie lors du remplissage du champ.
- Sélectionnez le Type de champ dans la liste, puis complétez tous les champs supplémentaires spécifiques au type qui apparaissent.
-
Pour stocker plusieurs valeurs dans le champ, cochez la case Valeurs multiples.
Si vous souhaitez utiliser le champ de relation pour fournir plus d'informations sur chaque valeur de champ, cochez la case Inclure le champ secondaire et entrez le Nom du champ pour le champ.
- Choisissez OK.
- Si le champ de profil de type de dossier est un champ de type Liste, ajoutez les éléments de la liste comme décrit dans Modifier les éléments de liste pour un champ de liste de profil de dossier.
- Lorsque vous avez terminé de modifier les champs de profil de dossier, choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer le champ de profil de dossier.
Modifier les éléments de liste pour un champ de liste de profil de dossier
Pour des informations sur l'ajout des champs aux types de dossiers, voir Attribuer un champ de profil à un type de dossier.
- Connectez-vous à l'Administrateur InterAction.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Champ de profil de dossier.
-
Sélectionnez le champ pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier des éléments de liste et choisissez Éléments de liste.
Vous devez sélectionner un champ de type liste.
- Faites l'une des actions suivantes :
- Pour créer un nouvel élément de liste, choisissez Nouveau.
- Pour modifier un élément de liste, sélectionnez-le dans la liste et choisissez Modifier.
- Pour supprimer un élément de liste, sélectionnez-le dans la liste et choisissez Supprimer.
- Saisissez ou modifiez le nom de l'élément de liste.
- Choisissez OK.
- Lorsque vous avez terminé de modifier les éléments de liste, choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Éléments de liste.
- Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les champs de profil de dossier.
Modifier un champ de profil de dossier
Pour des informations sur l'ajout de champs aux types de dossiers, voir Attribuer un champ de profil à un type de dossier.
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Champ de profil de dossier.
- Sélectionnez le champ à modifier et choisissez Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le champ de profil de dossier.
-
Modifiez les champs selon vos besoins.
Vous ne pouvez pas changer le champ Type de champ ou la case à cocher Valeurs multiples.
- Choisissez OK.
- Lorsque vous avez terminé de modifier les champs de profil de dossier, choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer le champ de profil de dossier.
Supprimer un champ de profil de dossier
Pour des informations sur l'ajout de champs aux types de dossiers, voir Attribuer un champ de profil à un type de dossier.
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Champ de profil de dossier.
-
Sélectionnez le champ à supprimer et choisissez Supprimer.
Astuce : Vous pouvez trier les champs de profil de dossier affichés dans la boîte de dialogue en cliquant sur les en-têtes de colonne.
- Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, tapez “Oui” et choisissez OK.
La suppression d'un champ de profil supprime le champ et les valeurs pour TOUS les dossiers qui utilisent le champ ! Si vous souhaitez supprimer le champ pour un type de dossier, voir Attribuer un champ de profil à un type de dossier.
Attribuer un champ de profil à un type de dossier
Vous sélectionnez parmi l'ensemble “global” des champs de profil pour les attribuer à chaque type de dossier.
Lorsque vous attribuez un champ de profil de type de dossier à un type de dossier spécifique, vous pouvez choisir de rendre le champ obligatoire. Les utilisateurs ne peuvent pas laisser un champ obligatoire vide lors de la création ou de la modification d'un dossier. Notez que le même champ de profil de type de dossier peut être obligatoire pour un type de dossier et non obligatoire pour un autre.
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Double-cliquez sur Type de dossier dans la liste des entités pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types de dossiers.
- Sélectionnez le type de dossier à modifier et choisissez Champs de profil.
- Pour chaque champ que vous souhaitez appliquer au type de dossier, cochez la case pour le champ dans la colonne S'applique.
- Pour supprimer un champ du type de dossier, décochez la case pour le champ dans la colonne S'applique. Cela supprime toutes les valeurs existantes définies pour le champ pour les dossiers de ce type.
- Pour rendre un champ obligatoire, sélectionnez le champ et choisissez le bouton Définir comme obligatoire.
- Lorsque vous avez terminé de sélectionner les champs pour le type de dossier, choisissez Fermer. Choisissez à nouveau Fermer pour la boîte de dialogue Gérer les types de dossiers.
Devrais-je utiliser les champs de profil de dossier ?
En général, vous devriez éviter d'utiliser les champs de profil de dossier pour toute information que vous souhaitez utiliser lors de l'intégration avec d'autres programmes. En effet, les champs de profil de dossier ne peuvent pas être exportés depuis InterAction ou imprimés. Cette fonctionnalité est principalement fournie pour la compatibilité ascendante et est en cours de suppression du produit.
- Cependant, si vous choisissez d'utiliser les champs de profil de dossier, utilisez les directives suivantes lors de leur définition :
- Les champs de profil de dossier sont toujours “globaux”. Vous créez un champ une fois, puis l'appliquez à autant de types de dossiers que nécessaire.
- Lors de la création des champs, entrez une catégorie pour chacun. Les utilisateurs peuvent trier sur la colonne Catégorie lors du remplissage des champs. Cela facilite également l'attribution des champs de profil à un type de dossier.
- Les champs peuvent être marqués comme obligatoires. Lors de la création d'un nouveau dossier, l'utilisateur doit remplir une valeur pour un champ s'il est marqué comme obligatoire. Assurez-vous de ne rendre obligatoires que les champs dont les utilisateurs connaîtront l'information lors de la création du dossier.
- Une fois que vous avez défini le type de données pour un champ de profil, vous ne pouvez pas le changer.
- N'importe quel champ de profil peut stocker une seule valeur ou plusieurs valeurs.
- Utilisez des normes de dénomination cohérentes lors de la définition des champs de profil de dossier.
- Notez que les champs de profil de dossier n'apparaissent pas dans le Web Client.