La piste d'audit conserve un enregistrement des modifications apportées aux informations de contact dans un dossier. Vous pouvez activer ou désactiver la piste d'audit au niveau d'un dossier. Elle s'applique uniquement aux contacts du dossier audité. Pour voir si un dossier est audité, sélectionnez le dossier dans la liste des dossiers et choisissez Dossier > Propriétés.
La piste d'audit suit les modifications effectuées à la fois dans le Windows Client et dans le Web Client. Cependant, les entrées de la piste d'audit enregistrées ne peuvent être consultées que dans le Windows Client. Les utilisateurs du Web Client et d'InterAction pour Microsoft® Outlook® peuvent voir des informations similaires sur les modifications apportées aux contacts sous forme d'alertes.
Cette section couvre les sujets suivants :
- Informations Suivies par la Piste d'Audit
- Piste d'Audit Versus Alertes
- Visualiser la Piste d'Audit pour un Contact
- Visualiser la Piste d'Audit pour un Dossier
- Directives pour Utiliser la Piste d'Audit
- Supprimer un Enregistrement Individuel de la Piste d'Audit
- Purger la Piste d'Audit
Informations Suivies par la Piste d'Audit
La piste d'audit d'InterAction suit les informations suivantes :
- Modifications du nom du contact
- Modifications de l'entreprise associée pour les contacts de personnes
- Ajouts, modifications et suppressions d'adresses
- Ajouts, modifications et suppressions de numéros de téléphone
- Ajouts, modifications et suppressions d'adresses électroniques
- Modifications (définition et suppression) des valeurs de champs supplémentaires
La piste d'audit suit les modifications des données globales pour les contacts provenant d'un dossier audité. Elle suit également les modifications des données spécifiques au dossier pour les contacts liés à un dossier audité. Vous pouvez consulter ces informations dans le Windows Client depuis la vue Piste d'Audit pour le contact (voir Visualiser la Piste d'Audit pour un Contact).
Au niveau d'un dossier, InterAction suit également les déplacements, suppressions et liens supprimés dans le dossier audité. Voir Visualiser la Piste d'Audit pour un Dossier.
Pour les modifications et ajouts/suppressions de contacts dans les dossiers, la piste d'audit fonctionne avec les règles de Gestion des Modifications de Données définies dans votre environnement. Les modifications autorisées enregistreront des entrées dans la piste d'audit immédiatement. Les modifications soumises pour approbation n'apparaîtront pas dans la piste d'audit tant que la modification n'est pas approuvée. Dans tous les cas, la piste d'audit enregistre le nom de l'utilisateur qui a effectué la modification, et non celui du gestionnaire de données qui l'a approuvée.
Par exemple, notez les scénarios suivants :
Ces scénarios ne visent pas à expliquer tout sur le fonctionnement de la Gestion des Modifications de Données. Pour un bref aperçu, voir À propos de la Gestion des Modifications de Données.
- Un utilisateur modifie un numéro de téléphone pour un contact. Les règles de Gestion des Modifications de Données qui s'appliquent à ce contact permettent la modification sans examen supplémentaire. Dans ce cas, la modification est appliquée immédiatement et enregistrée dans la piste d'audit.
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Un utilisateur modifie un numéro de téléphone pour un contact. Les règles pour ce contact stipulent que ces modifications doivent être examinées. Dans ce cas, la modification est appliquée immédiatement et enregistrée dans la piste d'audit, et un ticket de gestion des modifications est envoyé au gestionnaire de données.
Si le gestionnaire de données rejette la modification, le numéro de téléphone est rétabli à sa valeur d'origine. Dans ce cas, une deuxième entrée est ajoutée à la piste d'audit indiquant que le gestionnaire de données a modifié la valeur.
-
Un utilisateur modifie un numéro de téléphone pour un contact. Les règles pour ce contact stipulent que toutes les modifications doivent être soumises au gestionnaire de données. Dans ce cas, la modification ne se produit pas immédiatement, donc rien n'est ajouté à la piste d'audit.
Si le gestionnaire de données approuve la modification, celle-ci a lieu et est enregistrée dans la piste d'audit. L'utilisateur d'origine apparaît comme la personne ayant effectué la modification dans l'enregistrement de la piste d'audit, et non le gestionnaire de données.
Notez que lorsque des mandataires effectuent des modifications au nom d'un autre utilisateur, la modification apparaît dans la piste d'audit avec le nom du mandataire.
Piste d'Audit Versus Alertes
La piste d'audit n'est pas la même chose que les alertes, bien que les deux suivent des informations similaires. Les alertes sont conçues comme un outil que les professionnels peuvent utiliser pour surveiller l'activité de leurs contacts. La piste d'audit est principalement utilisée comme un outil administratif pour maintenir la qualité des données.
Les utilisateurs peuvent utiliser le Web Client ou InterAction pour Outlook pour afficher l'ensemble des activités récentes pour les contacts qu'un utilisateur a choisi de surveiller. En plus des activités que les utilisateurs ajoutent au système, de nombreuses activités affichées sous forme d'alertes sont générées automatiquement par InterAction lorsque des informations dans le système changent. Par exemple, si le numéro de téléphone ou l'adresse d'un contact change, une activité est créée pour enregistrer cet événement.
[A] Cette activité a été générée automatiquement lorsqu'un utilisateur a modifié les contacts
InterAction enregistre les activités pour tous les contacts dans le système, quel que soit le dossier dans lequel ils se trouvent ; la piste d'audit ne suit que les modifications pour les contacts dans les dossiers audités. Le tableau suivant liste la différence entre les alertes et la piste d'audit.
Différences Entre les Alertes et la Piste d'Audit
| Alertes | Journal d'audit |
|---|---|
| Suit les modifications des noms de contact. | Suit les modifications des noms de contact. |
| Suit les modifications d'association d'entreprise. | Suit les modifications d'association d'entreprise. |
| Suit les modifications des numéros de téléphone (téléphone, fax, etc.). | Suit les modifications des numéros de téléphone (téléphone, fax, etc.). |
| Suit les modifications d'adresse. | Suit les modifications d'adresse. |
| Suit les modifications d'adresse électronique. | Suit les modifications d'adresse électronique. |
| Ne suit pas les modifications des valeurs de champs supplémentaires. | Suit les modifications des valeurs de champs supplémentaires. |
| Ne suit pas les ajouts ou suppressions pour les téléphones, adresses ou adresses électroniques - seulement les modifications. | Suit les ajouts et suppressions pour les téléphones, adresses et adresses électroniques. |
| Ne suit pas la suppression de contacts des dossiers. | Suit la suppression de contacts des dossiers. |
|
Les modifications générées sont stockées dans les activités. Pour plus d'informations, voir Activités Générées Automatiquement. |
Les modifications sont stockées dans les enregistrements du journal d'audit. |
| Affiche les activités saisies manuellement par les utilisateurs. | Suit uniquement les modifications listées ci-dessus. |
|
Les événements peuvent être purgés en purgeant les activités expirées. Cela peut être programmé pour s'exécuter régulièrement. Pour plus de détails, voir Suppression Automatique des Activités. Notez que les activités générées automatiquement sont configurées par défaut pour être purgées assez rapidement. |
Doit être purgé manuellement en utilisant InterAction Administrator. Pour plus de détails, voir Purge du Journal d'Audit. |
| Affiché sur une page dans le Web Client et dans InterAction pour Microsoft Outlook. | Affiché dans la vue du journal d'audit dans le Windows Client. |
Visualisation du Journal d'Audit pour un Contact
Pour voir l'intégralité du journal d'audit pour un contact, ouvrez les détails du contact et choisissez la vue Journal d'Audit.
Vous pouvez trier la vue du Journal d'Audit par n'importe quelle colonne en cliquant sur l'en-tête de colonne. Cliquez à nouveau sur l'en-tête de colonne pour changer l'ordre de tri de croissant à décroissant (ou vice versa).
Pour voir les détails d'un élément dans le journal d'audit, double-cliquez dessus ou sélectionnez l'élément et choisissez le bouton Voir les Détails pour ouvrir la boîte de dialogue Détails de l'Audit.
Bouton de la barre d'outils Voir les Détails :
Vous pouvez voir l'historique des modifications des contacts depuis la dernière fois que le journal d'audit a été effacé. Cet historique inclut la valeur originale, la valeur modifiée, la valeur actuelle, la date/heure de la modification, et la personne qui a fait la modification. Notez que la valeur actuelle peut ne pas refléter la modification réelle si l'élément a été modifié plusieurs fois - la valeur actuelle est toujours la valeur la plus récente.
Rappelez-vous, si le contact a été supprimé ou déplacé d'un dossier audité, vous devez consulter le journal d'audit pour le dossier afin de voir la suppression ou le déplacement.
Visualisation du Journal d'Audit pour un Dossier.
Pour voir les contacts qui ont été déplacés ou supprimés (source ou liens) d'un dossier, vous devez consulter le journal d'audit pour le dossier. Pour voir le journal d'audit pour un dossier, sélectionnez le dossier depuis la vue principale et choisissez Dossier > Journal d'Audit. Pour tout élément individuel du journal d'audit affiché dans la boîte de dialogue, vous pouvez choisir d'afficher plus de détails.
Lignes Directrices pour l'Utilisation du Journal d'Audit
Utilisez les lignes directrices suivantes pour déterminer quels dossiers doivent être audités :
- Tous les dossiers fournis automatiquement avec InterAction sont configurés pour être audités par défaut.
- Les dossiers très restreints, comme un dossier marketing accessible uniquement par l'équipe marketing, n'ont généralement pas besoin d'être audités.
- D'autres dossiers utilisés par de petits groupes d'utilisateurs, comme les listes de travail, n'ont normalement pas besoin d'être audités.
- Ne jamais activer le journal d'audit pour le dossier des Duplicatas. Une fois qu'un contact est dans le dossier des Duplicatas, il est figé et ne devrait pas avoir de modifications à suivre.
- Purger le journal d'audit régulièrement. Pour plus de détails, voir Purge du Journal d'Audit.
Activer le Journal d'Audit pour un Dossier
L'Utilisateur Administrateur Système peut spécifier quels dossiers auditer.
- Connectez-vous à InterAction en tant qu'utilisateur Administrateur Système.
- Dans la liste des dossiers, sélectionnez le dossier à modifier, puis choisissez Dossier > Modifier le dossier.
- Dans la liste Affichage sur le côté gauche de la boîte de dialogue, sélectionnez Options.
- Cochez la case Les contacts provenant de ce dossier sont audités, puis choisissez OK.
Suppression d'un enregistrement individuel de la piste d'audit
Dans de rares cas, vous pourriez avoir besoin de supprimer un enregistrement de la piste d'audit pour protéger des données sensibles. Cela peut être nécessaire si une modification a laissé des informations sensibles dans la piste d'audit.
Vous pouvez effacer uniquement l'enregistrement individuel de la piste d'audit contenant les données sensibles. Cela efface toutes les informations de l'enregistrement et les remplace par le texte « Détails supprimés par l'administrateur InterAction. » L'enregistrement lui-même reste dans le système, et tous les autres enregistrements de la piste d'audit restent intacts.
Vous devez vous connecter à InterAction en tant qu'utilisateur Administrateur Système pour supprimer un enregistrement de la piste d'audit.
- Connectez-vous à InterAction en tant qu'utilisateur Administrateur Système.
- Trouvez le contact contenant l'enregistrement de la piste d'audit et ouvrez la vue Piste d'audit.
- Sélectionnez l'enregistrement de la piste d'audit à supprimer et choisissez Piste d'audit > Supprimer les détails.
-
Lorsque vous y êtes invité, entrez Oui pour confirmer la suppression et choisissez OK.
Les détails de l'enregistrement de la piste d'audit sont effacés et le champ Commentaires est modifié en « Détails supprimés par l'administrateur InterAction. »
Purger la piste d'audit
Vous pouvez périodiquement effacer toutes les entrées de la piste d'audit. Si vous avez plusieurs dossiers audités, la piste d'audit deviendra probablement assez volumineuse. Par conséquent, l'effacer régulièrement est une étape importante.
Selon les besoins de votre organisation, vous devriez purger la piste d'audit au moins tous les six mois à un an. Purger les enregistrements plus fréquemment (comme mensuellement ou tous les trois mois) est préférable ; cependant, de nombreuses organisations aiment conserver l'historique des audits pendant une période plus longue. Équilibrez le besoin de conserver l'historique avec la nécessité de garder la base de données plus petite et plus rapide.
Vous pouvez purger tous les enregistrements d'audit antérieurs à une date spécifiée. Vous utilisez l'Administrateur InterAction pour purger la piste d'audit.
-
Dans l'Administrateur InterAction, choisissez Administrer > Purger la piste d'audit.
Attention : Vous ne pouvez pas restaurer les informations d'audit après avoir purgé la piste d'audit !
- Sélectionnez la date Purger tous les audits avant.
- Choisissez OK.