Certaines informations collectées par les activités deviennent obsolètes ou anciennes et n'ont plus besoin de rester dans le système. Pour gérer cela, vous pouvez configurer InterAction pour purger automatiquement les activités plus anciennes.
La décision de purger ou non une activité, et la durée pendant laquelle elle doit être conservée avant cela, dépend fortement du type d'information stockée dans l'activité. Par exemple, un changement de numéro de téléphone n'est important que pendant quelques semaines après qu'il ait eu lieu — une fois que les personnes qui communiquent avec le contact sont informées du changement, l'activité n'a plus de valeur.
En revanche, une activité qui enregistre des notes d'un appel téléphonique ou d'une réunion avec un client continue de fournir des informations précieuses sur les interactions de votre organisation avec le client indéfiniment.
Pour gérer cela, vous pouvez définir des paramètres d'expiration par défaut pour chaque type d'activité. Ces paramètres déterminent les éléments suivants :
- Les activités créées avec ce type expirent-elles par défaut ?
- Pour celles qui expirent, à quel moment doivent-elles expirer (par exemple, après deux semaines, 60 jours, deux ans, etc.).
- Les utilisateurs finaux doivent-ils être autorisés à remplacer les paramètres d'expiration ?
Les utilisateurs peuvent voir la date d'expiration dans l'onglet Autre lors de la visualisation ou de la modification d'une activité. Cela est illustré dans le Web Client ci-dessous ; les options dans le Windows Client sont similaires.
Lorsqu'une activité expire, elle est automatiquement purgée d'InterAction la prochaine fois que le script de maintenance de la base de données est exécuté. Vous planifiez l'exécution régulière du script de maintenance de la base de données avec le Process Manager.
De nombreux types d'activités prêts à l'emploi sont définis avec des dates d'expiration. Pour une liste des types prêts à l'emploi et de leurs paramètres, voir Types d'activités inclus avec InterAction.
Visualisation et modification de la date d'expiration d'une activité
[A] Lors de la visualisation d'une activité, l'utilisateur peut voir la date à laquelle l'activité expire.
[B] Lors de la modification de l'activité, l'utilisateur peut changer la date d'expiration en choisissant un nouveau délai.
La date spécifique est calculée en fonction de la date de l'activité. Normalement, c'est la date de création de l'activité, mais l'utilisateur peut changer la date lors de la création ou de la modification de l'activité.
Notez que les utilisateurs ne peuvent changer la date d'expiration que si le type d'activité (Mailing Marketing dans cet exemple) est configuré avec la case à cocher Autoriser les utilisateurs à remplacer les jours d'expiration par défaut.
Cette section couvre les sujets suivants :
- Définir les options d'expiration pour un type d'activité
- Que se passe-t-il pour les activités existantes si je change la date d'expiration pour un type d'activité ?
- Configurer le script pour supprimer les activités expirées
Définir les options d'expiration pour un type d'activité
Lorsque vous créez un type d'activité, vous pouvez choisir s'il expire ou non et spécifier le délai. Vous pouvez également spécifier si les utilisateurs finaux peuvent changer le délai d'expiration pour une activité individuelle.
- Modifiez le type comme décrit dans « Modifier un type d'activité » dans Création et modification de types et groupes d'activités.
- Sous Expiration, cochez ou décochez la case Supprimer automatiquement les activités de ce type d'InterAction.
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Si vous avez choisi de supprimer automatiquement les activités, vous devez sélectionner un délai dans la liste déroulante Supprimer les activités de ce type après.
Vous pouvez sélectionner l'un des délais suivants :
- 2 semaines
- 30 jours
- 60 jours
- 90 jours
- 180 jours
- 1 an
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2 ans
Lorsqu'un utilisateur crée une activité en utilisant le type, InterAction calcule la date d'expiration en fonction soit de la date de création de l'activité, soit de la date saisie pour l'activité, selon celle qui est la plus tardive.
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Si les utilisateurs doivent être autorisés à changer la date d'expiration, cochez la case Autoriser les utilisateurs à remplacer les jours d'expiration par défaut.
Lorsque cette case est cochée, les utilisateurs peuvent sélectionner un nouveau délai pour une activité individuelle.
- Choisissez OK pour enregistrer vos modifications.
- Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Que se passe-t-il pour les activités existantes si je change la date d'expiration pour un type d'activité ?
L'action dépend de si l'utilisateur a choisi ou non de remplacer la date d'expiration par défaut pour l'activité existante.
Si l'utilisateur n'a pas (ou ne pouvait pas) remplacer la date d'expiration par défaut
Dans ce cas, la date d'expiration de l'activité est automatiquement mise à jour pour refléter le nouveau nombre de jours avant expiration. Par exemple, supposons que vous ayez créé un nouveau type appelé Présentation et que vous ayez défini son expiration à 60 jours. Un utilisateur crée ensuite une activité en utilisant ce type. L'activité a été créée le 1er novembre et est donc par défaut fixée pour expirer le 31 décembre.
Vous modifiez ensuite le type Présentation dans l'Administrateur InterAction et changez le délai d'expiration à 90 jours. L'activité existante expirera désormais le 30 janvier.
Si vous changez l'activité pour un nombre de jours plus court, et que l'activité a déjà dépassé ce nombre de jours, alors l'activité sera purgée lors de la prochaine exécution programmée du script de maintenance des données. En supposant le même scénario que ci-dessus, supposons que vous ayez changé le délai du type d'activité Présentation de 60 jours à 2 semaines. Si deux semaines se sont déjà écoulées depuis la création de l'activité, l'activité est programmée pour être supprimée lors de la prochaine exécution programmée du script de maintenance des données.
Si l'utilisateur a remplacé la date d'expiration par défaut
La date d'expiration de l'activité n'est pas mise à jour. Par exemple, supposons que vous ayez mis à jour le type d'activité Présentation de 60 jours à 120 jours. Une activité utilisait déjà ce type et l'utilisateur a choisi de remplacer la date d'expiration pour que l'activité n'expire jamais. Après avoir changé le type d'activité Rappel, l'activité n'expirera toujours pas. Cela empêche les utilisateurs de perdre de manière inattendue des activités qu'ils souhaitaient spécifiquement conserver dans InterAction.
Configurer le script pour supprimer les activités expirées
Les activités expirées sont automatiquement supprimées du système en exécutant régulièrement le script de maintenance des données à l'aide du Process Manager. Notez que vous devez configurer cela ; si vous ne configurez jamais ce script dans le Process Manager, alors les activités « expirées » dans InterAction ne sont jamais supprimées.
Pour de meilleurs résultats, configurez le Process Manager pour exécuter ce script au moins une fois par semaine pendant les nuits ou les week-ends.
Notez que ce script fait plus que simplement purger les activités expirées. Il effectue également d'autres procédures de nettoyage sur votre base de données afin de réduire sa taille et d'améliorer ses performances.
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
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Dans la liste principale des entités d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Processus - Planification et Résultats.
Vous pouvez planifier des processus depuis n'importe quel poste de travail avec InterAction Administrator et le processus serveur automatisé requis installé.
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Dans la boîte de dialogue Gérer la Planification des Processus, choisissez Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau Processus Planifié.
- Pour définir quel poste de travail est utilisé pour exécuter le processus, choisissez Sélectionner, puis entrez le nom de l'ordinateur ou choisissez Parcourir pour parcourir le réseau afin de trouver l'ordinateur. Après avoir sélectionné un poste de travail ou un serveur, choisissez OK.
- Sélectionnez Exécuter le Script de Base de Données dans la liste déroulante Processus.
- Changez le Nom du Processus pour indiquer que ce processus est destiné à exécuter le script de maintenance des données.
- Si vous ne souhaitez pas encore exécuter le processus, décochez la case Activé. Lorsqu'un processus est désactivé, il est ajouté à la planification, mais lorsque le Gestionnaire de Processus tente de l'exécuter, il voit que le processus est désactivé et ne l'exécute pas.
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Sous Paramètres du Processus, choisissez Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner le Script à Exécuter.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner le Script à Exécuter, choisissez le bouton Parcourir, recherchez le script INTIA_DATA_MAINT.SQL et choisissez OK.
Par défaut, ce fichier se trouve dans un sous-répertoire de votre base de données dans le chemin suivant :
\Program Files\LexisNexis\InterAction\ServerProcesses\
- Choisissez OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner le Script à Exécuter.
- Sous Planification, choisissez Modifier.
- Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter le processus et choisissez OK.
- Saisissez les informations Utilisateur de la Tâche et Envoyer un Message. Pour plus de détails, consultez le guide Administrer InterAction.
- Une fois terminé, choisissez OK.