Vous utilisez InterAction Administrator pour créer et modifier des types d'activités.
Boîte de dialogue Nouveau/Modifier le type d'activité
Lorsque vous créez un type d'activité, vous devez spécifier des informations pour les champs suivants.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom du type d'activité. Celui-ci s'affiche à la fois dans le Web Client et le Windows Client lorsque les utilisateurs créent, modifient et consultent des activités. Pour cette raison, le nom d'un type d'activité doit être court mais descriptif. |
| Groupe | Tous les types d'activités doivent faire partie d'un groupe de types d'activités. Vous devez d'abord créer les groupes d'activités. |
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Statut Pour plus de détails sur ces paramètres, voir Déterminer où les types d'activités sont affichés. |
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| Afficher ce type aux utilisateurs (actif) |
Indique que ce type d'activité est disponible pour les utilisateurs finaux. Lorsqu'il est sélectionné, vous pouvez spécifier comment le type peut être utilisé :
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| Masquer ce type aux utilisateurs (inactif) |
Indique que le type d'activité ne sera pas disponible pour les utilisateurs finaux. Cela est utile pour supprimer un type sans le supprimer complètement du système. Les activités utilisant actuellement le type ne sont pas modifiées. Notez que vous pouvez supprimer complètement un type d'activité si aucune activité ne l'utilise actuellement. Voir Suppression des types d'activités. |
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Expiration Pour plus d'informations sur ces paramètres, voir Suppression automatique des activités. |
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| Supprimer automatiquement les activités de ce type d'InterAction | Indique que les activités utilisant ce type sont purgées de la base de données après une période de temps spécifiée. Notez que la suppression des activités expirées fait partie d'un script de maintenance de base de données standard fourni avec InterAction. La suppression automatique n'a lieu que si vous planifiez ce script comme un processus automatisé tel que décrit dans « Configurer le script pour supprimer les activités expirées » dans Suppression automatique des activités. |
| Supprimer les activités de ce type après |
Indique la période après laquelle les activités de ce type expirent et sont automatiquement supprimées par le script de maintenance de la base de données. Vous pouvez sélectionner une période dans la liste déroulante (2 semaines, 30 jours, 1 an, etc.) La date d'expiration réelle est calculée en fonction de la date la plus tardive entre la date réelle de l'activité ou la date à laquelle l'utilisateur a créé l'activité. |
| Permettre aux utilisateurs de remplacer les jours d'expiration par défaut | Indique que les utilisateurs peuvent modifier la date d'expiration lors de la création ou de la modification d'une activité. |
| Rendre ce type d'activité disponible pour les éléments de calendrier | Ceci est inclus si vous utilisez la synchronisation de calendrier. Les types avec cette option sélectionnée sont disponibles lors de l'ajout de rendez-vous à InterAction. |
Voir les sujets suivants :
- Créer un type d'activité
- Modifier un type d'activité
- Suppression des types d'activités
- Création et modification de groupes de types d'activités
Créer un type d'activité
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
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Choisissez le bouton Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau type d'activité/rendez-vous.
- Saisissez le Nom.
- Sélectionnez le groupe auquel ce type d'activité doit être ajouté. Si vous souhaitez ajouter l'activité à un groupe personnalisé, vous devez d'abord créer le groupe. Pour plus de détails, voir Créer et modifier des groupes de types d'activités.
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Sous Statut, indiquez si le type d'activité doit être disponible pour les utilisateurs finaux ou non.
Pour Faire ceci Rendre le type d'activité disponible Sélectionnez Afficher ce type aux utilisateurs (actif), puis cochez les cases pour les zones où le type doit être disponible. Pour plus de détails, voir Déterminer où les types d'activités sont affichés. Masquer le type aux utilisateurs finaux. Cela est normalement fait uniquement pour les types utilisés dans un traitement spécial, comme le type utilisé pour enregistrer les informations sauvegardées dans une fusion de doublons. Sélectionnez Masquer ce type aux utilisateurs (inactif). - Si vous souhaitez que les activités de ce type soient supprimées automatiquement après un certain temps, sélectionnez Supprimer automatiquement les activités de ce type d'InterAction, puis sélectionnez la période dans la liste déroulante.
- Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent modifier la date d'expiration lors de la création et de la modification des activités, cochez la case Permettre aux utilisateurs de remplacer les jours d'expiration par défaut.
- Si vous utilisez la synchronisation de calendrier et que vous souhaitez que le type soit disponible pour les rendez-vous, cochez la case Rendre ce type d'activité disponible pour les éléments de calendrier.
- Choisissez le bouton OK.
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Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous, puis Fermer à nouveau.
Le nouveau type d'activité est disponible dans le Web Client et le Windows Client immédiatement. Les endroits où il est disponible dépendent des paramètres que vous avez sélectionnés sous Statut. Pour plus de détails, voir Déterminer où les types d'activités sont affichés.
Modifier un type d'activité
Certains types d'activités sont utilisés pour un traitement spécial et ne peuvent pas être modifiés. Pour plus de détails, voir Activités générées automatiquement.
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
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Sélectionnez le Type d'activité à modifier et choisissez le bouton Modifier.
Notez que vous pouvez filtrer la liste des types d'activités dans la boîte de dialogue si nécessaire. Cela est utile si vous avez un grand nombre de types. Choisissez le bouton Filtrer et sélectionnez les options pour le type de types que vous souhaitez afficher.
- Modifiez les champs selon vos besoins.
- Choisissez le bouton OK.
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Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Les modifications sont disponibles dans le Web Client et le Windows Client immédiatement. Les endroits où le type d'activité modifié est disponible dépendent des paramètres que vous avez sélectionnés sous Statut. Pour plus de détails, voir Déterminer où les types d'activités sont affichés.
Supprimer des types d'activités
Il existe deux façons de supprimer des types d'activités d'InterAction :
- Supprimer complètement le type. Vous ne pouvez le faire que s'il n'y a pas d'activités utilisant le type.
- Masquer le type aux utilisateurs finaux. Dans ce cas, les utilisateurs ne peuvent plus utiliser le type dans les recherches ou pour de nouvelles activités, mais les activités existantes qui utilisent le type ne sont pas modifiées.
Masquer un type plutôt que de le supprimer est plus sûr car vous pouvez toujours restaurer le type si vous changez d'avis.
- Par exemple, si vous changez le statut du type d'activité "Lettre" en Inactif, toutes les activités existantes qui étaient assignées au type Lettre resteront assignées à ce type. Cependant, le type Lettre ne sera plus disponible pour une utilisation avec de nouvelles activités.
- Vous pouvez également sélectionner des options entre rendre le type complètement disponible ou complètement masqué. Pour plus de détails, voir Déterminer où les types d'activités sont affichés.
Supprimer un type d'activité
Vous ne pouvez pas supprimer ou désactiver les types d'activités par défaut utilisés pour les activités générées. Pour plus de détails sur ces types, voir Activités générées automatiquement.
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
- Sélectionnez le Type d'activité à supprimer et choisissez le bouton Supprimer.
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Dans la boîte de dialogue de confirmation de suppression, sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour supprimer le type d'activité.
Pour Faites ceci Masquer le type pour les utilisateurs finaux, mais conserver l'information dans la base de données. Sélectionnez l'option Masquer ce type dans la liste des types.... Supprimer complètement le type.
Notez que vous ne pouvez supprimer le type que si aucune activité ne l'utilise actuellement.
Sélectionnez l'option Supprimer définitivement ce type du système. -
Choisissez OK. Si vous supprimez complètement un type, mais que le type est actuellement utilisé par des activités ou des rendez-vous dans InterAction, un message d'erreur s'affiche. Vous devez soit supprimer les éléments, soit les modifier pour utiliser un type différent.
- Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Création et modification de groupes de types d'activités
Les groupes de types d'activités sont utilisés pour filtrer les activités dans le Web Client InterAction. Si vous souhaitez utiliser un nouveau groupe de types d'activités avec un nouveau type d'activité, vous devez d'abord créer le groupe.
Les groupes de types d'activités sont également utilisés pour déterminer quelles activités sont affichées dans certaines zones d'InterAction pour Microsoft Outlook.
Vous utilisez l'administrateur InterAction pour créer des groupes de types d'activités. Lorsque vous créez un groupe, vous lui donnez simplement un nom.
Plusieurs groupes de types d'activités sont inclus avec InterAction. Vous pouvez modifier certains des groupes pour répondre à vos besoins, cependant certains sont utilisés pour un traitement spécial et ne doivent pas être modifiés. Ce sont les suivants :
| ID | Nom par défaut |
|---|---|
| 10 | Changement de nom/titre |
| 20 | Changement d'emploi |
| 30 | Changement de téléphone/adresse |
Gérer les groupes de types d'activités et de rendez-vous
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
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Choisissez Groupes. À partir de là, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des groupes de types d'activités.
Pour Faites ceci Ajouter un nouveau groupe Choisissez Nouveau. Entrez un nom pour le groupe et choisissez OK. Changer le nom d'un groupe. Sélectionnez le groupe et choisissez Modifier. Changez le nom du groupe et choisissez OK. Supprimer un groupe. Sélectionnez le groupe et choisissez Supprimer. Lorsque vous y êtes invité, confirmez la suppression. Attention : Ne supprimez pas les groupes système fournis avec InterAction. Notez également que vous ne pouvez pas supprimer un groupe qui est utilisé par des types d'activités. Avant de supprimer un groupe, changez tous les types d'activités qui utilisent ce groupe pour un autre groupe.
- Lorsque vous avez terminé de modifier les groupes de types d'activités, choisissez le bouton Fermer. Choisissez à nouveau Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Comment un nouveau groupe de types d'activités apparaît-il dans le Web Client et le Windows Client ?
Les groupes d'activités ne s'affichent que lorsqu'ils contiennent des types d'activités, vous devez donc attribuer un ou plusieurs types à un nouveau groupe.
Un nouveau groupe de types d'activités devient immédiatement disponible dans le Web Client et le Windows Client. Le groupe est disponible partout où les types d'activités sont affichés au sein des groupes.
Notez que les règles qui déterminent où les types d'activités sont utilisés s'appliquent indirectement aux groupes de types d'activités. Par exemple, la page Configurer les alertes affiche les types d'activités par groupe. Si tous les types d'un nouveau groupe sont configurés pour ne pas s'afficher sur cette page (c'est-à-dire que la case Afficher sur la page Personnaliser la liste de surveillance / Alertes n'est pas cochée), alors le nouveau groupe ne s'affiche pas sur cette page.
Pour en savoir plus sur les options qui contrôlent où un type d'activité s'affiche, consultez Déterminer où les types d'activités sont affichés.