Lorsque vous identifiez de nouveaux types d'activités à créer, tenez compte des directives suivantes.
- Identifiez les types d'interactions ou d'activités que les utilisateurs suivent actuellement concernant leurs contacts.
- Gardez les noms courts, mais descriptifs.
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Rappelez-vous que les types d'activités sont globaux — chaque utilisateur verra le même ensemble de types d'activités lors de la création d'une nouvelle activité. Évitez de créer des types très spécifiques.
Par exemple, utilisez un type d'activité générique "Envoi Marketing", plutôt que plusieurs types d'activités spécifiques pour chaque type d'envoi. Les détails sur l'envoi spécifique peuvent être inclus dans le résumé ou les notes de l'activité.
Notez que vous pouvez choisir quels types d'activités peuvent également être utilisés pour les rendez-vous (voir “Utilisation des types d'activités pour les éléments du calendrier” dans Déterminer où les types d'activités sont affichés).
- Assurez-vous d'inclure des types pour les différentes manières dont les utilisateurs communiquent avec leurs contacts, telles que les appels téléphoniques, les fax et les messages e-mail.
- Déterminez avec soin quels types d'activités devraient permettre aux utilisateurs de remplacer la date d'expiration.
- Gardez un type pour les communications entrantes et sortantes, lorsque c'est possible. Par exemple, au lieu d'avoir des types d'activités E-mail Envoyé et E-mail Reçu, maintenez simplement un type d'activité E-mail.
- Faites attention lors de l'attribution des jours d'expiration à un type d'activité. Il n'y a aucun moyen de récupérer une activité après qu'elle a été supprimée du système. En cas de doute sur la durée de conservation d'une activité, optez pour une durée plus longue. Par exemple, si vous savez que vous rechercherez des activités lors de la planification d'un événement annuel, fixez la date d'expiration à deux ans.