Lorsque vous créez un nouveau type d'activité, vous pouvez indiquer si les utilisateurs finaux peuvent utiliser ce type ou non. Vous pouvez également spécifier les zones spécifiques du système dans lesquelles ils peuvent utiliser le type.
Le principal objectif de ces paramètres est de faciliter la sélection des types corrects par les utilisateurs finaux lorsqu'ils travaillent dans le Web Client et le Windows Client. Par exemple, filtrer les types d'activités qui ne sont pertinents que pour les activités générées automatiquement dans la boîte de dialogue Ajouter une activité permet de garder la liste des types valides courte et garantit que les utilisateurs ne sélectionnent pas accidentellement le mauvais type lors de la création d'une activité.
Voir les sujets suivants :
- Types disponibles pour les utilisateurs finaux
- Types cachés
- Modifier l'affichage d'un type d'activité pour les utilisateurs finaux
- Cacher un type d'activité aux utilisateurs finaux
- Utilisation des types d'activités pour les éléments de calendrier
Types disponibles pour les utilisateurs finaux
Pour les types d'activités qui doivent être disponibles pour les utilisateurs finaux, vous pouvez choisir parmi trois options qui contrôlent où le type est disponible. Le tableau suivant résume les options et décrit les zones où les utilisateurs verront les types dans le Web Client, leur PIM (Outlook) et le Windows Client.
| Option | Web Client/PIMs | Windows Client |
|---|---|---|
| Afficher dans la liste des types disponibles lors de la création ou de la modification | Le type d'activité est disponible dans la boîte de dialogue Ajouter/Modifier. Les utilisateurs peuvent sélectionner le type lors de la création et de la modification d'activités. | Le type d'activité est disponible dans la boîte de dialogue Ajouter/Modifier. Les utilisateurs peuvent sélectionner le type lors de la création et de la modification d'activités. |
| Afficher dans la liste des types disponibles lors de la recherche/filtrage |
Le type d'activité est disponible sur la page de recherche d'activités générales. Les utilisateurs peuvent utiliser le type comme critère dans une recherche d'activité. Le type est également inclus dans la liste lors du filtrage par type sur les pages Vue d'ensemble de l'entreprise/personne et Activités. |
Le type d'activité est disponible lors du filtrage des activités par type dans la vue Détails du contact. Notez que tous les types d'activités sont toujours disponibles comme critères pour les recherches dans le Windows Client. |
| Afficher sur la page Personnaliser la liste de surveillance / Alertes et le filtre des options d'activité de rapport |
Le type d'activité est disponible sur les pages Configurer les alertes. Les utilisateurs peuvent choisir de filtrer leurs alertes par type. Notez que les activités utilisant des types sans cette option peuvent toujours être affichées sur la page Mes alertes lorsque l'utilisateur ne filtre pas par type, par exemple, si l'utilisateur choisit de voir Tous les éléments. |
Le type d'activité est disponible dans les boîtes de dialogue pour créer un rapport personnalisé. Les utilisateurs peuvent choisir de filtrer l'ensemble des activités incluses dans le rapport par type. |
Notez que modifier les paramètres ci-dessus pour un type d'activité ne change ni ne cache aucune des activités qui utilisent actuellement le type. Par exemple, si vous désélectionnez l'option Afficher dans la liste des types disponibles lors de la création ou de la modification, les activités existantes qui utilisent le type sont toujours disponibles lors de l'affichage de la liste des activités pour un contact.
De même, désélectionner l'option Afficher dans la liste des types disponibles lors de la recherche/filtrage pour un type particulier signifie simplement que les utilisateurs ne peuvent pas utiliser ce type comme critère dans une recherche. La recherche d'activités en utilisant d'autres critères peut toujours trouver des activités utilisant le type.
Rendre un type d'activité disponible pour la création et la modification
Dans cet exemple, le type Présentation est un type d'activité personnalisé ajouté à InterAction. L'option Afficher dans la liste des types disponibles lors de la création ou de la modification est sélectionnée pour ce nouveau type.
[A] Boîte de dialogue Ajouter/Modifier une activité dans le Web Client. Le type d'activité nouvellement ajouté est affiché dans la liste déroulante.
[B] Boîte de dialogue Ajouter/Modifier une activité dans le Windows Client. Le type d'activité nouvellement ajouté est affiché dans la liste déroulante.
Rendre un type d'activité disponible pour la recherche et le filtrage
Dans cet exemple, le type Présentation est un type d'activité personnalisé ajouté à InterAction. L'option Afficher dans la liste des types disponibles lors de la recherche/filtrage est sélectionnée pour ce nouveau type.
[A] Le formulaire de recherche d'activités générales. Le type nouvellement ajouté est disponible comme critère de recherche.
[B] La boîte de dialogue utilisée pour filtrer une liste d'activités. Le type nouvellement ajouté est disponible ici.
Rendre un type d'activité disponible pour les alertes
Dans cet exemple, le type Présentation est un type d'activité personnalisé ajouté à InterAction. L'option Afficher sur la page Personnaliser la liste de surveillance et le filtre des options d'activité de rapport est sélectionnée pour ce nouveau type.
[A] Le type est disponible sur la page Configurer les alertes. L'utilisateur peut choisir d'inclure ou d'exclure les activités avec ce type lors de la personnalisation de la vue.
Rendre un type d'activité disponible dans les rapports personnalisés du Windows Client
Dans cet exemple, le type Présentation est un type d'activité personnalisé ajouté à InterAction. L'option Afficher sur la page Personnaliser la liste de surveillance / Alertes et le filtre des options d'activité de rapport est sélectionnée
[A] Lors de la définition des options pour afficher les activités sur un rapport, vous pouvez choisir d'inclure des types spécifiques.
[B] Le nouveau type d'activité est disponible dans la liste.
Types cachés
En plus de contrôler où un type d'activité est affiché, vous pouvez également cacher complètement un type. Dans ce cas, les utilisateurs finaux ne voient pas le type lors de la création ou de la modification d'activités, lors du filtrage ou de la recherche, ou dans leurs alertes.
Vous cachez généralement les types d'activités dans les situations suivantes :
-
Vous souhaitez supprimer le type du système, mais il existe des activités existantes qui utilisent le type et qui ne doivent pas être supprimées ou modifiées.
Dans ce cas, vous pouvez masquer le type pour empêcher son utilisation à l'avenir. Les activités existantes qui utilisent le type ne sont pas modifiées. Pour plus de détails, voir « Suppression des types d'activités » dans Création et modification des types et groupes d'activités.
-
Le type est utilisé pour un traitement spécial, mais ne doit pas être utilisé par les utilisateurs finaux.
Le type Système par défaut est un exemple de cette situation. Ce type est utilisé pour les activités générées lors de certains processus tels que le nettoyage des associations et la fusion des doublons. Les utilisateurs finaux n'ont pas besoin de créer ou de rechercher ce type, donc le masquer complètement est une bonne solution.
Notez que masquer un type ne modifie ni ne masque aucune activité qui utilise le type. Par conséquent, même si les utilisateurs ne peuvent pas utiliser le type d'activité Système, ils peuvent toujours voir les activités qui ont été créées en l'utilisant lorsqu'ils consultent la liste des activités pour un contact.
Modifier l'affichage d'un type d'activité pour les utilisateurs finaux
- Modifiez le type comme décrit dans « Modifier un type d'activité » dans Création et modification des types et groupes d'activités.
-
Sous Statut, assurez-vous que l'option Afficher ce type aux utilisateurs (actif) est sélectionnée, puis cochez les cases selon vos besoins.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
- Afficher dans la liste des types disponibles lors de la création ou de la modification
- Afficher dans la liste des types disponibles lors de la recherche/filtrage
- Afficher sur la page Personnaliser la liste de surveillance / Alertes et le filtre des options d'activité de rapport
Pour plus de détails sur la signification de ces options, voir Types disponibles pour les utilisateurs finaux.
Vous devez sélectionner au moins une case ! Si aucune des options ne s'applique, changez le Statut en Masquer ce type aux utilisateurs (inactif).
- Choisissez le bouton OK pour enregistrer vos modifications.
-
Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Les modifications sont disponibles dans le Web Client et le Windows Client immédiatement.
Masquer un type d'activité aux utilisateurs finaux
Voir aussi « Suppression des types d'activités » dans Création et modification des types et groupes d'activités.
- Modifiez le type comme décrit dans Modifier un type d'activité.
- Sous Statut, sélectionnez l'option Masquer ce type aux utilisateurs (inactif).
- Choisissez le bouton OK pour enregistrer vos modifications.
-
Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Les modifications sont disponibles dans le Web Client et le Windows Client immédiatement.
Utilisation des types d'activités pour les éléments de calendrier
Si vous utilisez Microsoft Outlook comme PIM de votre organisation, vous pouvez choisir d'activer la synchronisation entre les éléments de calendrier (rendez-vous) et InterAction. Les rendez-vous dans InterAction sont similaires aux activités, bien qu'ils ne puissent être créés que dans le PIM.
Les rendez-vous peuvent utiliser les mêmes types d'activités que les activités régulières. Étant donné que tous les types d'activités ne sont pas pertinents pour les rendez-vous, vous pouvez choisir les types spécifiques que vous souhaitez rendre disponibles.
- Modifiez le type comme décrit dans Modifier un type d'activité.
-
Sélectionnez la case Rendre ce type d'activité disponible pour les éléments de calendrier.
Lors de l'ajout de réunions et de rendez-vous à InterAction depuis Outlook, seuls les types avec cette case cochée seront disponibles.
- Choisissez OK pour enregistrer les modifications.
- Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
Notez que cette option n'a aucun effet tant que vous n'avez pas activé la synchronisation du calendrier.