Les fonctionnalités de gestion des modifications de données d'InterAction sont conçues pour permettre à votre site de contrôler les modifications que les utilisateurs apportent aux contacts de l'entreprise lorsqu'ils travaillent dans le Web Client, tout en permettant aux utilisateurs de contribuer à la base de données avec autant de flexibilité que possible. Les règles de gestion des modifications de données fournissent un ensemble distinct de sécurité sur les contacts de l'entreprise en examinant les modifications que les utilisateurs apportent et en déterminant quoi faire avec ces modifications. Pour chaque modification traitée par le processus, l'un des trois résultats suivants peut se produire :
- La modification peut être acceptée sans aucune révision supplémentaire.
- La modification peut être effectuée dans le système, mais également envoyée à un gestionnaire de données pour une révision supplémentaire.
- La modification peut être soumise à un gestionnaire de données. Dans ce cas, la modification n'a lieu que lorsque le gestionnaire de données examine la modification et l'accepte.
InterAction inclut un ensemble par défaut de règles de gestion des modifications de données pour les types de contacts prêts à l'emploi.
Le Web Client d'InterAction ignore les droits d'accès pour les modifications gérées de cette manière par la gestion des modifications de données. Les paramètres d'acceptation, de révision ou de soumission définis par la gestion des modifications de données déterminent si l'utilisateur peut ou non effectuer la modification, et non les droits d'accès.
Notez que cela ne fonctionne que dans le Web Client. Les modifications effectuées dans le Windows Client ne sont jamais gérées par la gestion des modifications de données, car seuls les utilisateurs marketing et les gestionnaires de données utilisent normalement le Windows Client. La possibilité pour un utilisateur du Windows Client d'effectuer une modification dépend de ses droits d'accès au dossier approprié, comme discuté dans Droits d'accès pour les dossiers.
Cette section fournit un aperçu très bref de la gestion des modifications de données, puis décrit les circonstances dans lesquelles les droits d'accès sont ignorés. Cela n'explique pas tout ce qu'il y a à savoir sur la gestion des modifications de données.
Cette section couvre les sujets suivants :
- À propos de la gestion des modifications de données
- Quand les droits d'accès sont-ils remplacés par la gestion des modifications de données ?
À propos de la gestion des modifications de données
La gestion des modifications de données est composée d'une série de jeux de règles. Chaque jeu de règles définit trois éléments d'information :
- Les contacts particuliers soumis au jeu de règles. Il existe plusieurs façons d'identifier quels contacts sont soumis aux règles d'un ensemble. Une méthode courante consiste à utiliser un dossier particulier, tel qu'un type de contact, une liste marketing ou un dossier administratif. Par exemple, le type de contact Client est configuré avec la gestion des modifications de données. Tous les contacts assignés au type de contact Client sont soumis au jeu de règles Client.
- L'utilisateur gestionnaire de données responsable de la gestion des modifications traitées par le jeu de règles.
- L'ensemble de règles qui définissent comment les modifications apportées aux contacts doivent être gérées. Par exemple, une règle pourrait stipuler que toutes les nouvelles adresses ajoutées au contact doivent être révisées après coup par les gestionnaires de données, tandis qu'une autre règle pourrait exiger que les changements de nom d'entreprise soient soumis aux gestionnaires de données pour approbation.
À titre d'exemple, un jeu de règles pourrait être configuré comme suit :
- Le jeu de règles s'applique à tous les contacts avec le type de contact Client.
- Le gestionnaire de données Jess Vetter est responsable de la révision et de la gestion de cette collection de contacts (contacts avec le type de contact Client).
- Parce que les clients sont particulièrement importants pour votre organisation, le jeu de règles utilise un ensemble de règles considérées comme hautement gérées. Cela signifie que tous les changements de téléphone et d'adresse sont soumis, tandis que les nouveaux téléphones et adresses sont marqués pour révision.
Notez qu'un jeu de règles contient beaucoup plus de règles que celles mentionnées dans cet exemple.
Dans ce scénario, si l'utilisateur Ed Roberts (qui utilise exclusivement le Web Client) modifie le numéro de téléphone de l'entreprise pour le client TeleNorth, ce changement n'est pas effectué immédiatement. Au lieu de cela, la modification soumet un ticket de gestion des modifications au gestionnaire de données Jess Vetter. Plus tard, elle peut examiner la modification et décider de l'accepter ou de la rejeter.
Si, cependant, Ed ajoute simplement un nouveau téléphone d'entreprise à TeleNorth, la modification est effectuée dans la base de données immédiatement et un ticket de révision est envoyé au gestionnaire de données. Plus tard, Jess peut examiner le ticket et décider de conserver la modification.
Dans les deux cas, les droits d'accès d'Ed au dossier qui source TeleNorth sont sans importance. Puisque la modification est adressée par un jeu de règles de gestion des modifications de données, les droits d'accès sont remplacés et les règles de gestion des modifications de données prennent le relais.
Cela permet aux organisations de recueillir des informations et aux utilisateurs de soumettre librement des informations sans mettre en danger la qualité des données dans l'ensemble du système.
Quand les droits d'accès sont-ils remplacés par la gestion des modifications de données ?
La gestion des modifications de données remplace les droits d'accès normaux pour les modifications effectuées dans le Web Client si les deux déclarations suivantes sont vraies :
- La modification a été apportée à un contact géré par un jeu de règles. Bien que les jeux de règles puissent être configurés pour gérer différents groupes de contacts de nombreuses manières, InterAction inclut également un jeu de règles par défaut qui est utilisé si aucun des autres ne s'applique. Par conséquent, cette déclaration est toujours vraie.
- La modification elle-même est couverte par une règle dans un jeu de règles. Toutes les modifications possibles qu'un utilisateur pourrait apporter ne sont pas soumises à des règles. Par exemple, la modification des notes n'est jamais gérée par la gestion des modifications de données.
Quelles modifications sont gérées par les règles de gestion des modifications de données au lieu des droits d'accès ?
La gestion des modifications de données surveille tous les ajouts, modifications ou suppressions que les utilisateurs effectuent sur les champs d'informations de contact suivants pour les contacts de l'entreprise :
- Titre
- Prénom
- Nom usuel
- Deuxième prénom
- Nom de famille
- Suffixe
- Nom de l'entreprise
- Titre du poste
- Nom commun de l'entreprise
- Département
- Nom de l'assistant
- Adresses
- Numéros de téléphone - y compris les téléphones, numéros de fax, etc.
- Adresses électroniques - y compris les adresses e-mail, sites Web, etc.
Par conséquent, le Web Client d'InterAction ignore les droits d'accès pour les ajouts, modifications ou suppressions des informations de contact ci-dessus pour tout contact de l'entreprise.
Par exemple, peu importe si Ed Roberts a des droits d'accès Ajouter un téléphone au dossier Contacts de l'entreprise - Personnes – sa capacité à utiliser le Web Client pour ajouter un numéro de téléphone à un contact sourcé dans ce dossier est contrôlée par le jeu de règles de gestion des modifications de données pour le contact qu'il modifie.
Quelles modifications sont gérées par les droits d'accès au lieu des règles de gestion des modifications de données ?
La gestion des modifications de données ne surveille pas les modifications apportées aux champs d'informations de contact suivants. Par conséquent, la capacité d'un utilisateur à ajouter, modifier ou supprimer ces éléments dépend de ses droits d'accès aux données de contact :
- Champs supplémentaires
- Contacts associés
- Notes
- Activités (notez que l'utilisateur qui crée une activité a un certain contrôle sur qui peut voir et modifier l'activité. Cela peut remplacer les droits d'accès à l'activité. Pour plus de détails, voir Sécurité pour les activités).
- Téléphones et adresses spécifiques au dossier
Par exemple, si l'utilisateur Ed Roberts n'a pas de droits d'accès Modifier les notes pour le dossier Contacts de l'entreprise - Personnes, il ne peut pas modifier les notes de l'entreprise pour les contacts sourcés dans ce dossier.
L'ajout/suppression de contacts dans les dossiers est-il géré par les droits d'accès ou les règles de gestion des modifications de données ?
Cela dépend de la configuration du dossier et de la manière dont les contacts sont ajoutés ou supprimés. Le Web Client offre les moyens suivants pour que les utilisateurs ajoutent et suppriment des contacts dans les dossiers :
Règles pour l'ajout et la suppression de contacts
| Ce que les utilisateurs peuvent faire dans le Web Client | Modèle de sécurité utilisé |
|---|---|
| Ajouter ou supprimer un type de contact pour un contact. En coulisses, le contact est ajouté ou supprimé du dossier correspondant au type de contact. | Ces modifications sont toujours gérées par des règles de gestion des modifications plutôt que par des droits d'accès. Comme pour les modifications de données, vous pouvez configurer un type de contact pour accepter, examiner ou soumettre les demandes d'ajout/suppression. Vous le faites lors de la configuration du type. |
| Ajouter et supprimer des contacts sur les listes marketing. | Ces modifications peuvent être gérées soit en utilisant les droits d'accès Lier à et Supprimer le contact, soit avec la gestion des modifications de données. |
| Ajouter et supprimer des contacts sur les listes de travail. | Ces modifications utilisent toujours les droits d'accès Ajouter un contact, Lier à, et Supprimer le contact. |
|
Ajout ou suppression automatique de contacts basé sur les règles de dépendance des dossiers. Par exemple, appliquer le type de contact Client à un contact déclenche une règle qui ajoute le contact au dossier Informations Client. |
Les ajouts et suppressions effectués automatiquement via les règles de dépendance des dossiers ignorent les droits d'accès, bien qu'ils puissent générer des tickets de gestion des modifications de données. Pour plus de détails, voir Règles de Dépendance des Dossiers et Gestion des Modifications. |
Pour en savoir plus sur les différentes classes de dossiers et comment elles utilisent les droits d'accès, voir les articles suivants :
- Sécurité du Web Client pour les Listes de Travail
- Sécurité du Web Client pour les Types de Contact
- Sécurité du Web Client pour les Listes Marketing
- Sécurité du Web Client pour les Dossiers Administratifs
Pour plus de détails sur la configuration de la gestion des modifications de données, voir le guide InterAction pour les Responsables de Données et les Utilisateurs Marketing.