Pour les utilisateurs du Web Client, les listes marketing utilisent les droits d'accès et la gestion des modifications de données pour contrôler ce que les utilisateurs peuvent lire, ajouter, modifier et supprimer pour la liste spécifique.
Les droits d'accès contrôlent les éléments suivants :
- Les utilisateurs autorisés à lire la liste.
- Les utilisateurs autorisés à modifier les champs supplémentaires et les notes spécifiques à la liste.
- Les utilisateurs autorisés à ajouter, modifier et supprimer les téléphones et adresses spécifiques à la liste (y compris la définition des adresses postales spécifiques à la liste).
- Les utilisateurs autorisés à ajouter, modifier et supprimer des activités concernant la liste (activités spécifiques à la liste).
- Les droits d'accès peuvent également être utilisés pour contrôler qui peut ajouter et supprimer des contacts dans la liste au lieu de la gestion des modifications de données.
La gestion des modifications de données offre un moyen alternatif de gérer les soumissions et les suppressions pour la liste. Elle peut également déclencher des règles qui soumettent des modifications à un gestionnaire de données lorsque les utilisateurs modifient des champs de contact tels que les noms et adresses. Pour les listes marketing, la gestion des modifications de données est normalement utilisée pour contrôler comment les contacts sont ajoutés et supprimés. Cela est utile si tous les utilisateurs doivent avoir accès à la liste marketing et que le département marketing souhaite examiner les contacts ajoutés à la liste.
Pour les utilisateurs du Windows Client, les droits d'accès aux dossiers déterminent tout l'accès au dossier. La gestion des modifications de données n'est pas utilisée dans le Windows Client. Pour plus de détails sur les droits d'accès dans le Windows Client, voir Droits d'accès pour les dossiers.
Voir les sections suivantes :
- Droits d'accès pour les listes marketing
- Gestion des modifications de données pour les listes marketing
- Configurer la gestion des modifications de données pour une liste marketing
Droits d'accès pour les listes marketing
Les droits d'accès contrôlent les informations qui sont provenant du dossier. Cela signifie que les droits d'accès pour la liste contrôlent à la fois les éléments suivants :
- Les utilisateurs qui peuvent voir et modifier les informations globales pour les contacts qui sont provenant de la liste. Cela est dû au fait que l'accès aux informations globales dépend du dossier qui source les contacts.
- Les utilisateurs qui peuvent voir et modifier les informations spécifiques à la liste (spécifiques au dossier) pour n'importe quel contact de la liste. Cela est dû au fait que l'accès aux informations spécifiques à la liste dépend toujours du dossier ou de la liste à laquelle l'information est spécifique.
Quels droits d'accès s'appliquent aux listes marketing dans le Web Client ?
Si vous choisissez d'utiliser uniquement les droits d'accès aux dossiers pour une liste marketing, vous pouvez accorder aux utilisateurs du Web Client l'accès pour faire ce qui suit :
| Pour | L'utilisateur a besoin de |
|---|---|
| Voir tous les contacts de la liste | Droits d'accès en lecture |
| Voir la liste marketing incluse dans l'ensemble des listes qui incluent un contact particulier | Droits d'accès en lecture |
| Voir les informations spécifiques au dossier (telles que les notes ou les champs supplémentaires) pour les contacts de la liste | Droits d'accès en lecture |
| Voir les activités concernant la liste (activités spécifiques à la liste) |
Droits d'accès en lecture Notez que l'octroi de ce droit ne s'applique pas nécessairement à toutes les activités concernant la liste. L'utilisateur créant l'activité peut déterminer qui est autorisé à la voir. Pour plus de détails, voir Sécurité pour les activités. |
| Ajouter des contacts d'entreprise à la liste | Droits d'accès Lier DANS |
| Supprimer des contacts d'entreprise de la liste | Droits d'accès Supprimer des contacts |
| Modifier les valeurs des champs supplémentaires spécifiques à la liste | Droits d'accès Modifier les champs supplémentaires |
| Modifier les notes spécifiques à la liste | Droits d'accès Modifier les notes |
| Créer des activités concernant la liste | Droits d'accès Ajouter des activités |
| Modifier les activités concernant la liste | Droits d'accès Modifier les activités |
| Supprimer les activités concernant la liste | Droits d'accès Supprimer les activités |
| Ajouter des téléphones et adresses spécifiques à la liste | Ajouter des téléphones, Ajouter des adresses ou Ajouter des adresses électroniques |
| Modifier les téléphones et adresses spécifiques à la liste | Modifier les téléphones, Modifier les adresses ou Modifier les adresses électroniques |
| Supprimer les téléphones et adresses spécifiques à la liste | Supprimer les téléphones, Supprimer les adresses ou Supprimer les adresses électroniques |
Quels droits d'accès ne s'appliquent pas aux listes marketing dans le Web Client ?
Les droits d'accès aux dossiers suivants pour les listes marketing n'ont aucun effet dans le Web Client car ils contrôlent des modifications qui ne sont pas disponibles dans le Web Client :
- Ajouter des contacts (notez que cela contrôle la provenance des contacts dans le dossier ; les utilisateurs ne peuvent pas le faire depuis le Web Client)
- Lier DE ce dossier
- Gestion des dossiers
Les droits d'accès suivants pour ajouter/modifier/supprimer des détails de contact ne s'appliquent pas non plus car ils contrôlent l'édition d'informations spécifiques au dossier qui ne sont pas disponibles dans les listes marketing sur le Web Client :
- Nom
- Contacts associés
- Classifications
Gestion des modifications de données pour les listes marketing
Utiliser la gestion des modifications de données sur une liste marketing est utile pour contrôler les soumissions et suppressions pour la liste. Par exemple, vous pourriez configurer une liste marketing pour exiger que tous les contacts ajoutés à la liste soient examinés par l'équipe marketing. Lorsqu'un utilisateur du Web Client ajoute un contact à la liste, un ticket de "Révision" est envoyé à la boîte de réception de gestion des modifications de données pour l'équipe marketing.
En revanche, si vous choisissez de ne pas utiliser la gestion des modifications de données sur une liste marketing et de simplement accorder aux utilisateurs du Web Client un accès direct, vous ne recevez aucune notification lorsque des utilisateurs ajoutent des contacts à la liste.
Lors de la configuration de la gestion des modifications de données, vous pouvez également définir d'autres règles pour gérer les informations de nom, de téléphone et d'adresse. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui spécifie que tout changement de numéro de téléphone pour les contacts de la liste est examiné par un gestionnaire de données. Ces règles sont généralement utilisées sur les types de contacts et non sur les listes de diffusion. Vous pourriez utiliser ces règles pour certains cas particuliers – par exemple, supposons que vous ayez une newsletter envoyée par e-mail. La personne gérant l'envoi pourrait vouloir savoir quand les adresses e-mail des personnes sur la liste sont modifiées.
Notez que les modifications des téléphones et adresses spécifiques au dossier ne sont pas gérées par la gestion des modifications de données. Ces modifications sont entièrement contrôlées par les droits d'accès sur la liste marketing.
Lors de l'utilisation de la gestion des modifications de données, les droits d'accès au dossier pour les notes et les champs supplémentaires s'appliquent toujours. Pour en savoir plus sur la façon dont les droits d'accès et la gestion des modifications de données fonctionnent ensemble, voir Quand les droits d'accès sont-ils remplacés par la gestion des modifications de données ?
Configurer la gestion des modifications de données pour une liste marketing
- Dans le Windows Client, sélectionnez la liste marketing et choisissez Dossier > Modifier le dossier pour afficher la boîte de dialogue Modifier la liste marketing.
- Dans la liste des vues à gauche, choisissez Gestion des modifications de données.
- Cochez la case Utiliser la gestion des modifications de données pour activer la gestion des modifications de données.
-
Sous Demandes d'ajout/suppression, sélectionnez l'Action de demande d'ajout et l'Action de demande de suppression. Ces paramètres déterminent ce qui se passe lorsqu'un utilisateur tente d'ajouter ou de supprimer un contact de la liste marketing.
Option Description Accepter Le contact est ajouté au dossier sans créer de tickets. Révision Le contact est ajouté/supprimé immédiatement, mais un ticket de "Révision" est envoyé au gestionnaire de données. Soumettre Le contact n'est pas ajouté/supprimé immédiatement. À la place, un ticket est envoyé au gestionnaire de données. Une fois le ticket approuvé, le contact est ajouté/supprimé. - Sélectionnez le Propriétaire. Cela identifie l'utilisateur ou le groupe de gestion des modifications de données qui est le gestionnaire de données pour ce type de contact. Si vous avez choisi des paramètres qui envoient des tickets au gestionnaire de données, les tickets générés pour ce dossier sont envoyés à l'utilisateur ou au groupe spécifié.
- Sous Ensemble de règles de gestion des modifications, sélectionnez la collection de règles que vous souhaitez utiliser. Cela définit les règles pour ajouter et modifier des données telles que les noms, les téléphones, les adresses, etc.
- Choisissez OK pour enregistrer vos modifications.