Pour les utilisateurs du Web Client, les dossiers administratifs utilisent les droits d'accès et la gestion des modifications de données pour contrôler ce que les utilisateurs peuvent lire, ajouter, modifier et supprimer pour le dossier spécifique.
Les droits d'accès contrôlent les éléments suivants :
- Les utilisateurs autorisés à voir les informations dans le dossier.
- Les utilisateurs autorisés à modifier les informations spécifiques au dossier (comme les champs supplémentaires).
-
Les utilisateurs autorisés à ajouter et supprimer des contacts dans le dossier.
Cependant, notez que les utilisateurs du Web Client n'ajoutent normalement pas de contacts directement aux dossiers administratifs ; au lieu de cela, d'autres actions qu'ils effectuent (comme l'application d'un type de contact) déclenchent InterAction pour ajouter le contact au dossier administratif en arrière-plan. Par conséquent, les droits d'ajout et de suppression ne s'appliquent généralement pas dans le Web Client.
La gestion des modifications de données offre un moyen alternatif de gérer les soumissions et les suppressions pour le dossier. Elle peut également déclencher des règles qui soumettent les modifications à un gestionnaire de données lorsque les utilisateurs modifient des champs de contact tels que les noms et adresses.
Cela n'est généralement pas utilisé pour les dossiers administratifs. Les contacts sont généralement ajoutés à ces dossiers automatiquement selon les règles de dépendance des dossiers, donc vous n'avez normalement pas besoin que les gestionnaires de données examinent les soumissions.
Pour les utilisateurs du Windows Client, les droits d'accès aux dossiers déterminent tout l'accès au dossier. La gestion des modifications de données n'est pas utilisée dans le Windows Client. Pour plus de détails sur les droits d'accès dans le Windows Client, voir Droits d'accès pour les dossiers.
Voir les sections suivantes :
- Droits d'accès pour les dossiers administratifs
- Gestion des modifications de données pour les dossiers administratifs
Puisque les dossiers administratifs n'apparaissent pas dans le Web Client, pourquoi la sécurité est-elle importante pour eux ?
Il est vrai que les dossiers administratifs n'apparaissent pas dans le Web Client sous forme de listes, comme le font les types de contacts, les listes marketing et les listes de travail. Les informations des dossiers administratifs, cependant, apparaissent dans le Web Client :
- Les dossiers publics stockent les contacts dans la liste des entreprises. Les utilisateurs finaux doivent avoir des droits d'accès à ces dossiers pour que le système fonctionne correctement.
-
Les dossiers d'information stockent les données utilisées sur les profils du Web Client. Les droits d'accès à ces dossiers déterminent quels utilisateurs peuvent voir et modifier ces informations.
Par exemple, les champs du dossier Informations Financières du Client sont utilisés sur le profil du Client. Les utilisateurs sans accès à ce dossier ne verront pas ces informations.
Les profils du Web Client prêts à l'emploi utilisent largement les données des dossiers d'information, il est donc important de définir une sécurité appropriée sur eux.
Droits d'accès pour les dossiers administratifs
Les droits d'accès contrôlent les informations qui sont provenant du dossier. Cela signifie que les droits d'accès pour le dossier contrôlent les deux éléments suivants :
- Les utilisateurs qui peuvent modifier les informations globales pour les contacts qui sont provenant du dossier. Cela est dû au fait que l'accès aux informations globales dépend du dossier qui source les contacts.
- Les utilisateurs qui peuvent modifier les informations spécifiques au dossier pour n'importe quel contact dans le dossier. Cela est dû au fait que l'accès aux informations spécifiques au dossier dépend toujours du dossier ou des dossiers auxquels l'information est spécifique.
Quels droits d'accès s'appliquent aux dossiers administratifs dans le Web Client ?
Si vous choisissez d'utiliser uniquement les droits d'accès pour un dossier administratif, vous pouvez accorder aux utilisateurs du Web Client l'accès pour faire ce qui suit :
| Pour | L'utilisateur a besoin |
|---|---|
| Voir les informations spécifiques au dossier (comme les notes ou les champs supplémentaires) pour les contacts dans le dossier (généralement affichées sur les profils). | Droits d'accès en lecture |
|
Voir les activités concernant le dossier Notez que la création d'activités concernant un dossier administratif n'est pas recommandée et n'est disponible que dans le Windows Client. Les utilisateurs du Web Client peuvent cependant voir et modifier ces activités. |
Droits d'accès en lecture Notez que l'octroi de ce droit ne s'applique pas nécessairement à toutes les activités concernant le dossier. L'utilisateur créant l'activité peut déterminer qui est autorisé à la voir. Pour plus de détails, voir Sécurité pour les activités. |
| Ajouter des contacts de l'entreprise au dossier (généralement fait automatiquement dans le cadre d'une autre action). | Droits d'accès Lier DANS |
| Modifier les valeurs des champs supplémentaires spécifiques au dossier | Droits d'accès pour modifier les champs supplémentaires et droits d'accès Lier DANS (voir Quels droits d'accès les utilisateurs du Web Client ont-ils besoin pour modifier les champs sur les profils ?) |
| Modifier les notes spécifiques au dossier | Droits d'accès pour modifier les notes |
| Modifier les activités spécifiques au dossier (activités concernant le dossier administratif) |
Droits d'accès pour modifier les activités Notez qu'il n'est pas recommandé d'accorder ce droit aux utilisateurs du Web Client. |
Quels droits d'accès ne s'appliquent pas aux dossiers administratifs dans le Web Client ?
Les droits d'accès suivants pour les dossiers administratifs n'ont aucun effet dans le Web Client car ils contrôlent des modifications qui ne sont pas disponibles dans le Web Client :
- Ajouter des contacts (notez que cela contrôle la provenance des contacts dans le dossier ; les utilisateurs ne peuvent pas faire cela depuis le Web Client)
- Supprimer des contacts
- Lier DE ce dossier
- Gestion des dossiers
Les droits d'accès suivants pour ajouter/modifier/supprimer des détails de contact ne s'appliquent pas non plus car ils contrôlent la modification des informations spécifiques au dossier qui ne sont pas disponibles dans les dossiers administratifs sur le Web Client :
- Nom
- Adresses
- Téléphones
- Adresses électroniques
- Contacts liés
- Activités (notez que bien que les utilisateurs du Web Client ne puissent pas ajouter d'activités aux dossiers administratifs, ils pourraient modifier les activités spécifiques au dossier administratif s'ils avaient le droit de modifier les activités. En général, pour éviter toute confusion, vous ne devriez pas accorder aux utilisateurs le droit de modifier les activités sur ces dossiers)
- Classifications
Quels droits d'accès les utilisateurs du Web Client ont-ils besoin pour modifier les champs sur les profils ?
Le droit d'accès modifier les champs supplémentaires permet aux utilisateurs de modifier n'importe lequel des champs supplémentaires spécifiques à un dossier. Par exemple, si vous accordez à Ed Roberts cet accès au dossier Informations sur le personnel, il peut modifier les champs supplémentaires affichés sur le profil Personnel pour un contact dans ce dossier.
Cependant, cet accès n'est pas suffisant dans tous les cas. La plupart des profils par défaut apparaissent pour un contact en fonction du type de contact particulier. Les champs affichés sur le profil proviennent du dossier d'informations séparé. Cela signifie qu'il est possible qu'un contact affiche une page de profil avec des champs spécifiques à un dossier qui ne contient pas encore le contact.
Dans ce cas, un utilisateur avec uniquement les droits d'accès pour modifier les champs supplémentaires ne pourra pas modifier les champs. Un utilisateur avec à la fois les droits modifier les champs supplémentaires et lier à peut modifier les champs. Entrer et enregistrer une valeur liera automatiquement le contact au dossier.
Par exemple, supposons qu'Ed Roberts remarque que le contact Jane Tarnoff n'est pas répertorié comme Ancien Élève, même si elle a travaillé dans son organisation il y a plusieurs années. Il attribue le type de contact Ancien Élève puis navigue vers le profil Ancien Élève. Ce profil affiche des champs du dossier Informations sur le personnel. Ed souhaite modifier le champ « Date de départ de l'entreprise ».
Étant donné que le contact de Jane n'est pas encore dans le dossier Informations sur le personnel, Ed ne peut modifier les champs que s'il a les droits d'accès lier à au dossier Informations sur le personnel. Une fois qu'il entre les données, le contact sera automatiquement ajouté aux Informations sur le personnel. À ce stade, tout utilisateur ayant accès à la modification des champs supplémentaires du dossier peut modifier les champs.
Si Ed n'a pas l'accès de liaison, il devra attendre que Jane soit ajoutée au dossier Informations sur le personnel. Cela se produit automatiquement lorsque le processus d'analyse de dépendance de dossier s'exécute, donc c'est normalement une situation temporaire.
Pour éviter toute confusion chez les utilisateurs, vous devriez attribuer ensemble les droits d'accès modifier les champs supplémentaires et lier à aux utilisateurs du Web Client.
Gestion des modifications de données pour les dossiers administratifs
Étant donné que les utilisateurs ne peuvent ajouter des contacts aux dossiers administratifs que de manière indirecte, la gestion des modifications de données n'est normalement pas utilisée sur ces dossiers.
Lors de la configuration de la gestion des modifications de données, vous pouvez également définir d'autres règles pour gérer les informations de nom, de téléphone et d'adresse. Par exemple, vous pouvez configurer une règle spécifiant que toute modification des numéros de téléphone pour les contacts du dossier sera examinée par un gestionnaire de données. Ces règles sont généralement utilisées sur les types de contacts et non sur les dossiers administratifs.
Une exception serait si vous vouliez un dossier spécial qui stockerait des contacts très importants nécessitant des règles très strictes pour l'édition. Dans ce cas, vous pourriez configurer les règles sur un dossier administratif, ajouter les contacts au dossier et utiliser la gestion des modifications de données pour gérer toute modification des contacts. Dans ce scénario, vous pourriez mettre le contact de votre propre entreprise dans ce dossier pour empêcher les utilisateurs de le modifier par inadvertance.
Lors de l'utilisation de la gestion des modifications de données, les droits d'accès au dossier pour les notes et les champs supplémentaires s'appliquent toujours. Pour en savoir plus sur la façon dont les droits d'accès et la gestion des modifications de données fonctionnent ensemble, voir Quand les droits d'accès sont-ils remplacés par la gestion des modifications de données ?