Les modèles de dossiers simplifient le processus de création de dossiers avec des caractéristiques similaires. Lorsque vous créez un dossier à l'aide d'un modèle de dossier, le nouveau dossier hérite des éléments suivants du modèle :
- La classe et le type de dossier. Notez que les modèles dépendent de la classe de dossier – par exemple, un modèle pour les listes marketing ne peut pas être utilisé avec des dossiers administratifs.
- Les attributs de l'onglet Options de la boîte de dialogue Nouveau Dossier :
- Si les nouveaux contacts ajoutés au dossier peuvent être des personnes, des entreprises, ou les deux.
- Si le dossier contient normalement un grand nombre de contacts.
- L'option permettant l'accès public aux données de profil.
-
Les options de signalement du dossier.
Pour plus de détails sur ces options, voir Options Disponibles pour Toutes les Classes de Dossiers.
- Droits d'accès
- Champs supplémentaires
- Classifications
Les modèles de dossiers servent uniquement à établir l'ensemble initial ou par défaut de valeurs pour un dossier. Vous pouvez modifier n'importe quelle valeur du dossier une fois celui-ci créé à l'aide du modèle. Les modifications apportées à un modèle (y compris sa suppression) n'ont aucun effet sur les dossiers existants créés à l'aide du modèle.
Les modèles sont uniquement utilisés dans le Windows Client. Les utilisateurs créant des listes de travail dans le Web Client n'ont pas accès aux modèles de dossiers.
Si votre organisation a acquis une licence pour l'un des modules associés (InterAction Questions, Opportunités ou Engagements), vous pouvez également utiliser des modèles de dossiers pour configurer des champs supplémentaires à utiliser dans une liste de contacts de question, d'opportunité ou d'engagement. Pour plus de détails, consultez la documentation fournie avec votre module.
Seuls les utilisateurs ayant reçu l'autorisation de l'administrateur système peuvent gérer les modèles de dossiers.
Les modèles de dossiers sont particulièrement utiles pour les dossiers marketing, car les nouveaux envois et événements nécessitent généralement de nouveaux dossiers, et la plupart d'entre eux partagent les mêmes caractéristiques de base. Deux modèles pour les événements marketing sont fournis dans une nouvelle installation d'InterAction.
Pour plus d'informations, voir les sections suivantes :
- Définir l'autorisation pour les utilisateurs de créer des modèles de dossiers
- Créer un modèle de dossier
- Modifier un modèle de dossier
- Supprimer un modèle de dossier
Définir l'autorisation pour les utilisateurs de créer des modèles de dossiers
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Dans la fenêtre principale, double-cliquez sur Configuration des Comptes Utilisateurs et Groupes.
-
Choisissez le bouton Autorisations pour afficher la boîte de dialogue des Paramètres d'Autorisation.
-
Sous Autorisations de Configuration, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe qui devrait être autorisé à Gérer un modèle de dossier.
Paramètre Résultat Tout le monde N'importe qui peut créer et modifier des modèles de dossiers pour tout type de dossier qu'il est autorisé à utiliser. Administrateur Système Seulement Seul l'utilisateur Administrateur Système peut créer des modèles. Groupe Spécifique Seuls les membres du groupe peuvent créer et modifier des modèles de dossiers pour les types de dossiers qu'ils sont autorisés à utiliser. - Choisissez OK.
Créer un modèle de dossier
- Connectez-vous à InterAction Windows Client.
-
Choisissez Dossier > Modèles pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer le Modèle de Dossier.
-
Choisissez Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau Modèle de Dossier.
- Entrez le Nom et la Description du modèle de dossier.
- Choisissez la Classe de Dossier. Un modèle de dossier ne peut être utilisé que pour créer des dossiers d'une seule classe de dossier.
- Choisissez le Type de dossier. Notez que les types disponibles dépendent de la Classe de Dossier sélectionnée.
-
Sélectionnez l'onglet Options.
-
Sélectionnez toutes les options de l'onglet Options selon les besoins. Celles-ci sont utilisées comme paramètres par défaut pour les dossiers créés à l'aide du modèle.
- Choisissez si le dossier peut contenir des personnes, des entreprises, ou les deux.
- Cochez la case si ce dossier contient normalement un grand nombre de contacts. Si cette option est sélectionnée, lorsque vous ouvrez ce dossier, InterAction n'affiche qu'un sous-ensemble du dossier entier et vous pouvez utiliser la barre de lettres pour changer les contacts affichés.
- Cochez la case si ce dossier prend en charge le signalement. Si vous souhaitez modifier la signification de l'une des couleurs, sélectionnez le drapeau dans la liste, choisissez Modifier, et entrez une nouvelle description.
- Si vous souhaitez signaler automatiquement tous les nouveaux contacts ajoutés au dossier, sélectionnez la couleur que vous souhaitez utiliser pour tous les nouveaux contacts, choisissez Modifier, et cochez la case Signaler les nouveaux contacts.
Lors de la création d'un modèle, ces options deviennent les paramètres par défaut pour tous les dossiers créés à l'aide du modèle. Une fois que vous avez créé un dossier basé sur un modèle, vous pouvez modifier n'importe lequel de ces paramètres pour ce dossier individuel.
- Choisissez OK pour enregistrer le modèle de dossier et fermer la boîte de dialogue.
Vous devez modifier le modèle de dossier pour créer les droits d'accès, les champs supplémentaires et les classifications du modèle.
Lorsqu'un modèle de dossier existe pour un type de dossier et que vous créez un nouveau dossier [Dossier > Nouveau], vous pouvez choisir de commencer à partir d'un modèle ou choisir <Aucun> et commencer avec la boîte de dialogue Nouveau Dossier.
Modifier un modèle de dossier
- Connectez-vous au Windows Client d'InterAction.
- Choisissez Dossier > Modèles pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer le modèle de dossier.
-
Sélectionnez le modèle de dossier et choisissez Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le modèle de dossier.
-
Pour modifier chaque zone du modèle, sélectionnez la “vue” depuis le côté gauche de la boîte de dialogue, puis modifiez les informations.
Pour Faites ceci Modifier des informations telles que le nom, la description et la classe ou le type de dossier. Sélectionnez la vue Général, puis modifiez les champs. Modifier les droits d'accès par défaut qui seront utilisés pour les dossiers créés à l'aide du modèle. Sélectionnez la vue Sécurité.
Pour plus de détails sur la modification des droits d'accès, voir Assignation des droits d'accès pour un dossier.
Modifier les champs supplémentaires spécifiques au dossier qui seront attribués aux nouveaux dossiers créés à l'aide du modèle. Sélectionnez la vue Champs supplémentaires.
Voir Création et modification des définitions de champs supplémentaires.
Modifier les classifications spécifiques au dossier qui seront attribuées aux nouveaux dossiers créés à l'aide du modèle. Sélectionnez la vue Classifications.
Voir Création et modification des définitions de classification.
Modifier les autres options pour les dossiers créés à l'aide du modèle. Sélectionnez la vue Options.
Pour plus de détails sur la signification des options disponibles, voir Options disponibles pour toutes les classes de dossiers.
- Lorsque vous avez terminé de modifier le modèle, choisissez soit OK soit Fermer (selon la vue que vous utilisez) pour fermer la boîte de dialogue Gérer le modèle de dossier.
Supprimer un modèle de dossier
- Connectez-vous au Windows Client d'InterAction.
- Choisissez Dossier > Modèles pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer le modèle de dossier.
- Sélectionnez le modèle de dossier et choisissez Supprimer.
- Choisissez Oui pour confirmer que vous souhaitez supprimer le modèle.
- Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer le modèle de dossier.