Vous devez avoir les droits d'accès appropriés à la gestion des dossiers (Ajouter, Modifier et/ou Supprimer des Définitions de Champs Supplémentaires) pour un dossier afin de pouvoir gérer les champs supplémentaires pour ce dossier.
Pour gérer les champs supplémentaires globaux, vous devez pouvoir vous connecter à InterAction Administrator.
Cette section couvre la gestion des champs supplémentaires dans le Windows Client et InterAction Administrator. Notez que les utilisateurs finaux peuvent gérer les champs supplémentaires pour les listes de travail dans le Web Client.
Composants d'une Définition de Champ Supplémentaire
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom du champ supplémentaire. Celui-ci s'affiche à la fois dans le Web Client et le Windows Client, bien que vous puissiez configurer une page de Profil pour utiliser un nom d'affichage différent. |
| Description | Une description du champ supplémentaire. Celle-ci s'affiche dans le Windows Client lorsqu'un utilisateur définit une valeur pour un champ supplémentaire. |
| Catégorie | Utilisé dans le Windows Client pour trier les champs supplémentaires ensemble. |
| Personne/Entreprise |
Détermine à quels contacts le champ peut s'appliquer - personnes, entreprises ou les deux. Lors de la sélection de cette option pour un champ supplémentaire spécifique à un dossier, vous devez choisir une option qui correspond aux restrictions sur le type de contact autorisé dans le dossier. Par exemple, vous ne pouvez pas créer un champ réservé aux personnes dans un dossier qui n'autorise que les entreprises. Après avoir sélectionné à quels contacts un champ supplémentaire s'applique et enregistré cette définition de champ supplémentaire, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre. |
| Statut | Indique si le champ est disponible ou non dans le Windows Client et le Web Client. Cet attribut ne s'applique qu'aux champs supplémentaires globaux. |
| Type de Champ |
Détermine quel type de données est contenu dans le champ. Pour une liste complète des types de champs possibles, voir Types de Champs Supplémentaires. |
| Champs spécifiques au Type de Champ |
Certains types de champs supplémentaires ont d'autres champs utilisés pour spécifier des détails sur le type de champ. Pour plus de détails, voir Types de Champs Supplémentaires. |
| Inclure un Champ Secondaire |
Vous pouvez spécifier un champ secondaire pour accompagner un champ. Pour les champs à valeur unique, c'est un moyen pratique de stocker des informations en deux parties. Par exemple, vous pourriez créer un champ qui stocke un code dans le champ principal et une description pour le code dans le champ secondaire. Pour les champs à valeurs multiples, c'est souvent un moyen de fournir plus d'informations sur chaque valeur de champ. Si vous choisissez d'inclure le champ secondaire, vous devez fournir une étiquette. |
| Valeurs Multiples | Spécifie si le champ supplémentaire peut contenir plusieurs valeurs ou non. Pour plus d'informations sur les champs supplémentaires à valeurs multiples, voir Stocker des Valeurs Multiples dans les Champs Supplémentaires. |
Créer une Définition de Champ Supplémentaire
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Pour créer un champ supplémentaire global, ouvrez InterAction Administrator et double-cliquez sur Champs Supplémentaires Globaux dans la liste des entités.
Les champs supplémentaires globaux existants s'afficheront dans la boîte de dialogue Gérer le Champ Supplémentaire Global.
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Pour créer un champ supplémentaire spécifique à un dossier, ouvrez InterAction Windows Client, ouvrez le dossier qui doit contenir le champ supplémentaire, choisissez Dossier > Modifier le Dossier puis sélectionnez Champs Supplémentaires.
Les champs supplémentaires existants pour le dossier s'afficheront dans la boîte de dialogue Modifier le Dossier.
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Choisissez Nouveau pour afficher la boîte de dialogue Nouveau Champ Supplémentaire.
- Saisissez le Nom et la Description. L'utilisateur verra la description lors de la saisie d'une valeur pour le champ.
- Si vous le souhaitez, saisissez une valeur de Catégorie pour le champ. Les utilisateurs de Windows Client peuvent trier selon cette valeur.
- Dans la liste Personne/Entreprise, indiquez si le champ supplémentaire s'applique aux personnes, aux entreprises ou aux deux.
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Si vous créez un champ supplémentaire global, vous devez sélectionner le Statut. Le statut détermine si le champ supplémentaire est actif ou inactif. Un champ supplémentaire inactif n'est pas disponible lors de la recherche.
Vous ne pouvez normalement pas changer le type de champ après l'avoir enregistré, bien que vous puissiez changer pour utiliser une extension de champ du même type.
- Sélectionnez le Type de Champ.
- Si nécessaire, spécifiez les critères supplémentaires pour le type de champ sélectionné, comme le nombre maximum de caractères autorisés.
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Si le champ doit stocker deux valeurs liées (comme un code et une description pour le code), cochez la case Inclure un champ secondaire et fournissez un Nom de Champ.
Cela permet aux utilisateurs de saisir une valeur secondaire pour la valeur du champ. Cela est généralement utilisé pour les champs à valeurs multiples, mais peut également fonctionner avec des champs à valeur unique.
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Si le champ doit permettre plusieurs valeurs, cochez la case Valeurs Multiples.
Pour en savoir plus sur les champs supplémentaires à valeurs multiples, voir Stocker Plusieurs Valeurs dans les Champs Supplémentaires.
- Choisissez OK.
- Si le champ supplémentaire est un champ de type Liste, ajoutez les éléments de la liste comme décrit dans Ajouter ou Importer des Éléments pour un Champ Supplémentaire de Liste.
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Après avoir terminé la création des champs supplémentaires, choisissez Fermer dans la boîte de dialogue qui affiche la liste des champs supplémentaires configurés.
Pour plus de détails sur la façon dont le nouveau champ supplémentaire apparaîtra dans Windows et le Web Client, voir ce qui suit :
Modifier la Définition d'un Champ Supplémentaire
- Pour modifier un champ supplémentaire global, ouvrez InterAction Administrator et double-cliquez sur Champs Supplémentaires Globaux dans la liste des entités.
- Pour modifier un champ supplémentaire spécifique à un dossier, ouvrez InterAction Windows Client, ouvrez le dossier qui doit contenir le champ supplémentaire, choisissez Dossier > Modifier le Dossier puis sélectionnez Champs Supplémentaires.
- Sélectionnez le champ supplémentaire que vous souhaitez modifier, et choisissez Modifier pour afficher la boîte de dialogue Modifier le Champ Supplémentaire.
- Modifiez les champs selon vos besoins et choisissez OK une fois terminé. Pour une liste des champs, voir Composants d'une Définition de Champ Supplémentaire.
- Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Modifier le Dossier.
Ajouter ou Importer des Éléments pour un Champ Supplémentaire de Liste
Vous pouvez entrer manuellement les éléments de la liste pour un champ supplémentaire de liste. Alternativement, vous pouvez importer des éléments de liste à partir d'un simple fichier texte.
Vous pouvez également exporter des éléments de liste vers un fichier texte. Cela peut être un raccourci pratique pour copier un ensemble d'éléments de liste d'un champ supplémentaire à un autre.
Importer des Éléments de Liste pour un Champ Supplémentaire de Liste
Pour importer des éléments de liste, vous avez besoin d'un simple fichier texte contenant chaque élément sur une ligne distincte. Notez que l'importation d'éléments de liste ne modifie pas les éléments de liste existants déjà définis pour le champ. Si le fichier d'importation contient des doublons d'éléments existants, ils sont ignorés.
- Pour importer des éléments de liste pour un champ supplémentaire global, ouvrez InterAction Administrator et double-cliquez sur Champs Supplémentaires Globaux dans la liste des entités.
- Pour importer des éléments de liste pour un champ supplémentaire spécifique à un dossier, ouvrez InterAction Windows Client, ouvrez le dossier qui doit contenir le champ supplémentaire, choisissez Dossier > Modifier le Dossier puis sélectionnez Champs Supplémentaires.
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Sélectionnez le champ supplémentaire pour lequel vous souhaitez ajouter des éléments de liste et choisissez Éléments de Liste.
Vous devez sélectionner un champ supplémentaire de type liste.
- Choisissez Importer.
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Saisissez le chemin et le nom du fichier texte contenant vos éléments de liste.
Vous pouvez utiliser le bouton de navigation (
) pour rechercher le fichier.
- Choisissez OK.
Ajouter Manuellement des Éléments pour un Champ Supplémentaire de Liste
- Pour ajouter des éléments de liste pour un champ supplémentaire global, ouvrez InterAction Administrator et double-cliquez sur Champs Supplémentaires Globaux dans la liste des entités.
- Pour ajouter des éléments de liste pour un champ supplémentaire spécifique à un dossier, ouvrez InterAction Windows Client, ouvrez le dossier qui doit contenir le champ supplémentaire, choisissez Dossier > Modifier le Dossier puis sélectionnez Champs Supplémentaires.
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Sélectionnez le champ supplémentaire pour lequel vous souhaitez ajouter des éléments de liste et choisissez Éléments de Liste.
Vous devez sélectionner un champ supplémentaire de type liste.
- Choisissez Nouveau.
- Saisissez le Nom de l'Élément de Liste.
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Si vous ajoutez un élément de liste pour un champ supplémentaire global, sélectionnez le Statut.
Le statut détermine si l'Élément de Liste est Actif ou Inactif. Un élément de liste inactif n'apparaît pas dans InterAction. Notez que vous ne pouvez pas supprimer un élément de liste pour un champ supplémentaire global ; vous pouvez seulement changer son statut en inactif.
- Choisissez OK.
- Une fois que vous avez terminé d'ajouter des éléments de liste, choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Éléments de Liste.
Modifier ou Supprimer des Éléments de Liste pour un Champ Supplémentaire de Liste
- Pour modifier les éléments de liste pour un champ supplémentaire global, ouvrez InterAction Administrator et double-cliquez sur Champs Supplémentaires Globaux dans la liste des entités.
- Pour modifier les éléments de liste pour un champ supplémentaire spécifique à un dossier, ouvrez InterAction Windows Client, ouvrez le dossier qui doit contenir le champ supplémentaire, choisissez Dossier > Modifier le Dossier puis sélectionnez Champs Supplémentaires.
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Sélectionnez le champ supplémentaire pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier des éléments de liste et choisissez Éléments de Liste.
Vous devez sélectionner un champ supplémentaire de type liste.
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Pour modifier un élément de liste, sélectionnez-le dans la liste et choisissez Modifier. Pour supprimer un élément de liste spécifique à un dossier, sélectionnez-le et choisissez Supprimer.
Vous ne pouvez pas supprimer un élément de liste pour un champ supplémentaire global. Pour supprimer un élément de liste, modifiez l'élément et sélectionnez le Statut Inactif.
- Modifiez le Nom de l'Élément de Liste.
- Choisissez OK.
- Une fois la modification des éléments de liste terminée, choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue des Éléments de Liste.
Comment un Nouveau Champ Supplémentaire Apparaît-il dans le Windows Client ?
Un nouveau champ supplémentaire est disponible dans InterAction Windows Client immédiatement, bien que si vous exécutez Windows Client lorsque vous créez un champ global, vous devez quitter et redémarrer le programme pour voir le champ supplémentaire. Le nouveau champ supplémentaire apparaîtra dans la vue Informations Supplémentaires. Il sera également disponible pour l'impression, l'exportation et l'importation.
Comment un Nouveau Champ Supplémentaire Apparaît-il dans le Web Client ?
Le Web Client affiche les champs supplémentaires de différentes manières :
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Les champs spécifiques à un dossier inclus dans une liste marketing ou une liste de travail apparaissent dans la zone Profils, Listes et Notes sur la page d'aperçu. Tous les champs supplémentaires pour le dossier sont automatiquement inclus, par ordre alphabétique.
Les mêmes champs sont également disponibles dans la zone d'aperçu lors de la visualisation d'une liste marketing ou d'une liste de travail.
- Le Web Client génère automatiquement une recherche pour chaque liste de travail et liste marketing. Cette recherche inclut tous les champs supplémentaires spécifiques au dossier pour la liste.
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Vous pouvez définir des profils personnalisés qui peuvent afficher n'importe quelle combinaison de champs supplémentaires spécifiques à un dossier ou globaux. Par exemple, le profil Alumni inclus dans une nouvelle installation d'InterAction affiche plusieurs champs supplémentaires collectés pour le personnel de l'entreprise et les anciens élèves.
Vous utilisez le Windows Client pour configurer les profils du Web Client. Pour plus de détails, voir Création et Modification de Profils Web Client.
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Vous pouvez définir des recherches personnalisées qui incluent n'importe quelle combinaison de champs supplémentaires spécifiques à un dossier ou globaux comme critères de recherche.
Vous utilisez le Windows Client pour configurer les recherches du Web Client. Pour plus de détails, voir Création et Modification de Recherches Web Client.
Affichage des Champs Supplémentaires de la Liste de Travail dans le Web Client
[A] La section Listes de Travail est actuellement sélectionnée, donc toutes les listes de travail contenant ce contact auxquelles l'utilisateur a accès apparaissent sous forme de liens.
[B] Sélectionnez une liste dans la liste pour voir les champs supplémentaires et les notes pour la liste.