Il est très difficile de "annuler" la suppression d'un dossier dans InterAction. Il n'est pas possible de simplement récupérer un seul dossier à partir d'une sauvegarde d'une base de données. Sauver un dossier supprimé nécessite de restaurer l'intégralité de la base de données InterAction à un emplacement temporaire, d'exporter les contacts du dossier, de recréer le dossier sur votre base de données de production et d'importer les contacts. Certaines données non exportables, ainsi que tous les liens du dossier, sont perdus dans cette procédure.
Pour éviter des erreurs chronophages, les seuls utilisateurs de votre organisation qui devraient être autorisés à supprimer des dossiers sont ceux qui sont gestionnaires de données ou utilisateurs marketing et qui ont été formés aux implications de la suppression de dossiers. Vous pouvez contrôler cela en définissant la permission de suppression de dossier.
Un utilisateur du Web Client qui a le rôle d'administrateur pour une liste de travail peut "supprimer" la liste de travail dans le Web Client. Le dossier n'est pas physiquement supprimé, mais tous les droits d'accès au dossier sont retirés, de sorte que seul l'utilisateur Administrateur Système peut y accéder.
Idéalement, vous devriez archiver temporairement les dossiers indésirables au lieu de les supprimer. Cela vous donne un "filet de sécurité" - si l'utilisateur a besoin que le dossier soit restauré, vous pouvez le faire sans problème. Si aucun utilisateur ne demande que le dossier soit restauré dans un délai raisonnable, vous pouvez supprimer le dossier de la base de données. Cela vous permet également de supprimer physiquement les dossiers de la base de données après les heures de bureau, lorsque l'impact sur les performances du système sera minimisé.
Pour archiver temporairement un dossier inutile, changez simplement le propriétaire en l'utilisateur Administrateur Système et supprimez tous les autres droits d'accès au dossier. Cela retire effectivement le dossier de l'utilisation. InterAction fournit également un type de dossier "Archive" que vous pouvez attribuer aux dossiers archivés pour faciliter leur examen et leur suppression ultérieure.
Cette section inclut les procédures suivantes :
- Archiver un dossier inutile
- Restaurer un dossier archivé
- Supprimer les anciens dossiers de la base de données
- Donner aux utilisateurs la permission de supprimer des dossiers
Archiver un dossier inutile
Notez que vous n'avez pas besoin de suivre ces étapes pour une liste de travail supprimée à l'aide du Web Client. Lorsqu'un utilisateur "supprime" une liste de travail, le Web Client retire tous les droits d'accès et attribue automatiquement le type "Archive" au dossier.
- Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur Administrateur Système.
- Trouvez et ouvrez le dossier à archiver.
- Choisissez Dossier > Modifier le dossier.
- Dans la liste Affichage à gauche, sélectionnez l'icône Sécurité.
- Choisissez le bouton Propriétaire du dossier.
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Entrez le nom de compte pour l'utilisateur Administrateur Système dans la case Nouveau propriétaire, puis choisissez OK.
Par défaut, le compte de l'utilisateur Administrateur Système est IAADMIN.
- Lorsque vous êtes invité à confirmer le changement, choisissez Oui, puis choisissez OK.
- Dans la liste Droits d'accès, sélectionnez la ligne pour les droits d'accès de l'ancien propriétaire, puis choisissez Supprimer.
- Supprimez tous les autres droits d'accès, sauf ceux du propriétaire.
- Dans la liste Affichage à gauche, sélectionnez l'icône Général.
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Modifiez le Nom pour inclure la date actuelle. Cela est utile pour déterminer quand supprimer définitivement un dossier. C'est également nécessaire car les noms de dossiers doivent être uniques - en renommant le dossier archivé, vous rendez le nom du dossier disponible pour un nouveau dossier.
Par exemple, lors de l'archivage du dossier appelé "Séminaire Y2K", vous pourriez changer le nom en "Archivé Janv., 2000 - Séminaire Y2K".
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À côté de Type ou Groupe de type de contact, cochez la case Afficher tout. Cela met à jour la liste déroulante pour inclure les types de toutes les classes de dossiers.
Normalement, la liste Type ou Groupe de type de contact n'inclut que les éléments de la classe du dossier.
- Changez le Type en Dossier Administratif - Archive. Notez que cela change le dossier en un dossier Administratif, qui n'apparaît jamais sur le Web Client.
- Choisissez OK. L'utilisateur Administrateur Système est maintenant le seul utilisateur avec accès au dossier. Le dossier n'est plus disponible pour les autres utilisateurs.
Restaurer un dossier archivé
Note : Cette procédure ne restaure que les dossiers "archivés" en utilisant la procédure Archiver un dossier inutile. Les dossiers qui ont été physiquement supprimés de la base de données ne peuvent pas être facilement restaurés.
- Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur Administrateur Système.
- Localisez le dossier à restaurer dans la liste des dossiers. Le dossier devrait avoir le type Archive, vous pouvez donc le parcourir dans la liste des dossiers ou choisir Dossier > Trouver le dossier.
- Sélectionnez le dossier et choisissez Dossier > Modifier le dossier.
- Dans la liste Affichage à gauche, sélectionnez l'icône Général.
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À côté de Type ou Groupe de type de contact, cochez la case Afficher tout. Cela met à jour la liste déroulante pour inclure les types de toutes les classes de dossiers.
Normalement, la liste Type ou Groupe de type de contact n'inclut que les éléments de la classe du dossier.
- Sélectionnez le Type pour le dossier. Les types sont listés dans la liste déroulante par classe de dossier. Par exemple, si vous restauriez une liste de travail, vous choisiriez Liste de Travail - <type de liste de travail>.
- Mettez à jour le Nom du dossier.
- Dans la liste Affichage à gauche, sélectionnez l'icône Sécurité.
- Choisissez le bouton Propriétaire du dossier.
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Entrez le nom de compte de la personne qui devrait posséder le dossier dans la case Nouveau propriétaire, puis choisissez OK. Lorsque vous êtes invité à confirmer le changement, choisissez Oui, puis choisissez OK.
Le dossier est maintenant disponible pour le nouveau propriétaire. Soit vous, soit le propriétaire du dossier devez réattribuer les droits d'accès précédemment supprimés au dossier.
- Choisissez OK pour fermer la boîte de dialogue.
Supprimer les anciens dossiers de la base de données
Parce que la suppression de dossiers utilise des ressources de la base de données, vous devriez supprimer les dossiers à des moments où la plupart des utilisateurs ne seront pas dans le système, comme la nuit ou le week-end.
- Connectez-vous à InterAction Windows Client en tant qu'utilisateur Administrateur Système.
- Naviguez soit vers le type de dossier Archive dans la liste des dossiers, soit choisissez Dossier > Trouver le dossier pour trouver les dossiers que vous souhaitez supprimer.
- Supprimez le dossier en choisissant Dossier > Supprimer le dossier.
- Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, entrez "Oui" et choisissez OK.
Donner aux utilisateurs la permission de supprimer des dossiers
Lorsque l'autorisation de supprimer des dossiers est accordée aux utilisateurs, ils ne sont toujours pas autorisés à supprimer un dossier dans la base de données. Ils ne peuvent supprimer que les dossiers pour lesquels ils sont Administrateur de Dossier. De plus, les utilisateurs doivent utiliser le Windows Client pour supprimer physiquement un dossier ; lorsqu'un utilisateur du Web Client "supprime" une liste de travail, la liste reste dans la base de données, mais tous les droits d'accès en sont retirés.
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Depuis la fenêtre principale, double-cliquez sur Configuration des Comptes Utilisateurs et Groupes.
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Choisissez le bouton Autorisations pour afficher la boîte de dialogue des Paramètres d'Autorisation.
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Sous Autorisations de Configuration, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe qui devrait être autorisé à Supprimer un dossier.
Élément de Liste Effet Tout le monde Toute personne ayant des droits d'administration de dossier sur un dossier peut le supprimer. Accorder l'autorisation à tout le monde n'est pas recommandé. Administrateur Système uniquement Seul l'Utilisateur Administrateur Système peut supprimer n'importe quel dossier. Groupe Spécifique Seuls les membres du groupe ayant des droits d'administration de dossier sur un dossier peuvent le supprimer. Si vous sélectionnez cette option, choisissez un groupe composé de gestionnaires de données ou d'utilisateurs marketing formés aux implications de la suppression de dossiers. - Choisissez OK.