A lo largo de InterAction, existen dos niveles clave de información: global y específica de carpeta. Ambos niveles están controlados por los derechos de acceso:
- El acceso de un usuario a la información global de un contacto depende de sus derechos de acceso a la carpeta que origina el contacto.
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El acceso de un usuario a la información específica de carpeta de un contacto depende de los derechos de acceso a la carpeta a la que pertenece esa información.
Para más información sobre datos específicos de carpeta vs. datos globales, consulta Datos Específicos de Carpeta y Datos Globales.
Ten en cuenta que la seguridad para las actividades se gestiona de manera diferente. Para más detalles, consulta Seguridad para Actividades.
Puedes asignar derechos de acceso a un usuario individual, a un grupo de usuarios o a todos los usuarios. Aunque los derechos de acceso siempre se asignan a carpetas, los diferentes derechos controlan distintos niveles de información:
- Acciones a nivel de carpeta, como ver la información de la carpeta y agregar/eliminar contactos.
- Acciones a nivel de contacto, como editar el nombre de un contacto o agregar un número de teléfono.
- Acciones de gestión y administración de carpetas, como definir campos adicionales o eliminar una carpeta.
Los derechos de acceso funcionan de manera diferente en el Windows Client y en el Web Client por dos razones:
- Muchas acciones no están disponibles para los usuarios del Web Client. Por ejemplo, los usuarios del Web Client no pueden eliminar listas de marketing, por lo que los derechos de acceso administrativos necesarios para esta acción no aplican a las listas de marketing. Sí aplican a las listas de trabajo, ya que los usuarios del Web Client pueden gestionar esas carpetas.
- Muchas ediciones a nivel de contacto (como editar nombres y direcciones) en contactos de la empresa utilizan la Gestión de Cambios de Datos en lugar de los derechos de acceso. Para estos cambios, los derechos de acceso se sobreescriben en el Web Client.
Los derechos de acceso no afectan en absoluto a las listas de contactos de usuario: solo el usuario y sus apoderados pueden acceder a su lista de contactos.
Las restricciones y acciones posibles que los usuarios del Web Client pueden realizar varían según la clase de carpeta. Para más detalles sobre cómo funcionan los derechos de acceso en cada clase de carpeta, consulta lo siguiente:
- Seguridad del Web Client para Tipos de Contacto
- Seguridad del Web Client para Listas de Trabajo
- Seguridad del Web Client para Listas de Marketing
- Seguridad del Web Client para Carpetas Administrativas
Para más detalles sobre los derechos de acceso, consulta los siguientes temas:
- Derechos de Acceso Disponibles
- Asignación Automática de Derechos de Acceso
- ¿Qué Derechos de Acceso Necesitan Exactamente los Usuarios del Web Client?
Derechos de Acceso Disponibles
La siguiente tabla muestra los derechos de acceso disponibles y las acciones que controla cada uno. Puedes establecer los derechos de acceso en el cuadro de diálogo Nuevo/Editar Derechos de Acceso en el Windows Client.
Derechos de Acceso para Carpetas
| Derecho de Acceso | Qué Permite |
|---|---|
| Lectura |
Permite ver los contactos contenidos en la carpeta. También permite ver cualquier información específica de la carpeta, como los valores de campos adicionales. Ten en cuenta que un usuario no necesariamente necesita acceso de Lectura a una carpeta para ver actividades específicas de la carpeta. El usuario que crea la actividad puede especificar quién puede ver la información; para más detalles, consulta Seguridad para Actividades. |
| Agregar Contacto |
Permite crear un contacto originado en esta carpeta. Si los usuarios no tienen acceso para agregar contactos en las carpetas de origen de los contactos de la empresa, no podrán crear contactos de la empresa y InterAction no funcionará correctamente. Para más información sobre estas carpetas, consulta Origen de Contactos de la Empresa. |
| Eliminar Contactos | Permite eliminar un contacto de esta carpeta (si la carpeta origina el contacto) o quitar un contacto de esta carpeta (si el contacto está vinculado a la carpeta). |
| Vincular Contactos DESDE esta Carpeta |
Permite vincular un contacto originado en esta carpeta a otra carpeta. Los usuarios solo deberían tener este derecho de acceso en las carpetas de origen (Contactos de la Empresa - Personas y Contactos de la Empresa - Empresas). Para más información sobre estas carpetas, consulta Origen de Contactos de la Empresa. |
| Vincular Contactos A esta Carpeta | Permite vincular un contacto originado en otra carpeta a esta carpeta. |
| Gestión de Carpeta |
Permite realizar varias tareas de gestión de carpeta:
Ten en cuenta que estos derechos pueden dividirse en componentes individuales. Puedes asignar derechos individuales de datos de contacto en el cuadro de diálogo Opciones Avanzadas de Derechos de Acceso. |
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Datos de Contacto Ten en cuenta que estos derechos pueden dividirse en componentes individuales. Por ejemplo, en vez de asignar agregar todos los datos de contacto, podrías asignar solo agregar direcciones. Puedes asignar derechos individuales de datos de contacto en el cuadro de diálogo Opciones Avanzadas de Derechos de Acceso. |
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| Agregar |
Agregar todo tipo de datos específicos de carpeta a los contactos:
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| Editar |
Editar todo tipo de datos de contacto específicos de carpeta:
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| Eliminar |
Eliminar todo tipo de datos de los contactos:
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| Administración de Carpeta | |
| Administración de Carpeta |
Este derecho de acceso otorga todos los derechos de carpeta, datos de contacto y gestión de carpeta. También da la capacidad de hacer lo siguiente:
Un usuario con derechos de Administración de Carpeta puede editar datos originados en la carpeta incluso si los datos son propiedad de otro usuario o de un programa externo (a través de Application Collaboration). |
Toda carpeta tiene un propietario. Por defecto, es el usuario que creó la carpeta y solo cambia si se modifica la propiedad. Solo un usuario con derechos de Administración de Carpeta puede cambiar el propietario de la carpeta. Por defecto, el propietario de una carpeta tiene todos los derechos de acceso a la carpeta, pero esto se puede modificar.
Normalmente, el propietario de la carpeta es la persona responsable de la misma. Como el creador de la carpeta recibe la propiedad por defecto y los propietarios obtienen automáticamente todos los derechos de acceso inicialmente, esto también garantiza que un usuario tenga acceso total a cualquier carpeta que cree.
Cuadro de Diálogo Nuevo/Editar Derechos de Acceso
Cuadro de Diálogo Opciones Avanzadas de Derechos de Acceso
¿Qué Derechos de Acceso Necesitan Exactamente los Usuarios del Web Client?
Los usuarios del Web Client necesitan los siguientes derechos de acceso para los diferentes tipos de carpetas que encuentran en el Web Client.
Las Carpetas Públicas de Origen (Contactos de la Empresa - Empresas y Contactos de la Empresa - Personas)
InterAction viene con la configuración correcta de derechos de acceso para estas carpetas. No se deben cambiar. Negar a los usuarios de Web Client el acceso adecuado a las carpetas de origen básicamente inutiliza InterAction. Se necesitan los siguientes derechos de acceso:
- Acceso de lectura para poder ver los contactos de la empresa y funcionar en Web Client.
- Acceso para agregar contactos con el fin de añadir nuevos contactos de la empresa.
- Derechos de acceso para vincular desde, para poder agregar contactos de la empresa a listas de marketing y listas de trabajo.
- Todos los derechos para agregar, editar y eliminar datos de contactos.
Tipos de contacto
Los usuarios que necesiten ver que se ha aplicado un tipo de contacto a un contacto necesitan acceso de lectura. No necesitan ningún otro derecho: cuando los usuarios editan el conjunto de tipos de contacto de un contacto, los cambios se gestionan mediante la Gestión de Cambios de Datos en lugar de los derechos de acceso tradicionales de las carpetas. Para más detalles, consulta Derechos de acceso y Gestión de Cambios de Datos.
Si el tipo de contacto tiene campos adicionales que los usuarios necesitan editar, necesitarán derechos para editar campos adicionales. Además, si quieres permitir que los usuarios de Web Client creen y editen teléfonos y direcciones específicos de la carpeta en los tipos de contacto, necesitarán los derechos relacionados para datos de contacto de teléfonos y direcciones. Ten en cuenta que las reglas de Gestión de Cambios de Datos no se aplican a los cambios en teléfonos y direcciones específicos de la carpeta.
Carpetas de información utilizadas para información de perfil
Los usuarios necesitan acceso de lectura para poder ver la información de perfil almacenada en la carpeta. Por ejemplo, la carpeta de Información Financiera del Cliente contiene varios campos adicionales para almacenar los ingresos del cliente. Esta información aparece en la página de perfil del cliente. Los usuarios con acceso de lectura a la carpeta de Información Financiera del Cliente ven los datos en la página de perfil del cliente; los usuarios sin acceso de lectura a la carpeta no ven la información.
Si los usuarios necesitan editar los perfiles, necesitan derechos de editar campos adicionales y vincular en. Para más detalles, consulta Seguridad de Web Client para carpetas administrativas.
Listas de marketing
Los usuarios necesitan el siguiente acceso, dependiendo de tu objetivo con la carpeta de marketing:
- El acceso de lectura permite al usuario ver la lista de contactos incluidos en la lista de marketing. El usuario también puede ver si un contacto en particular está en la lista o no.
- El acceso para vincular en permite al usuario agregar contactos adicionales a la lista de marketing.
- El acceso para eliminar contactos permite al usuario quitar contactos de la lista de marketing.
- El acceso para agregar, editar y eliminar teléfonos y direcciones permite al usuario gestionar teléfonos y direcciones específicos de la carpeta para los contactos de la lista.
Por lo tanto, si quieres que los profesionales contribuyan a la lista, otorga derechos de acceso de lectura y de vincular en. Si solo quieres que vean la lista pero no puedan agregar contactos, otorga solo derechos de acceso de lectura. Si no deben saber siquiera que la lista existe, no otorgues ningún acceso. Además, puede que quieras asignar derechos para agregar y editar actividades si los usuarios necesitan crear y editar actividades relacionadas con la lista de marketing.
Puedes configurar una lista de marketing para que use la Gestión de Cambios de Datos en lugar de derechos de acceso. En este caso, se aplican los derechos descritos anteriormente para las carpetas de tipos de contacto.
Listas de trabajo
Los usuarios de Web Client pueden crear y gestionar listas de trabajo. Estas carpetas utilizan su propio “modelo” para determinar el acceso de los usuarios de Web Client. Los derechos necesarios para cada usuario varían según lo que necesiten hacer con la carpeta; para más detalles, consulta Seguridad de Web Client para listas de trabajo.