Las funciones de Gestión de Cambios de Datos de InterAction están diseñadas para permitir que su sitio controle los cambios que los usuarios realizan en los contactos de la empresa cuando trabajan en el Web Client, y al mismo tiempo darles la mayor flexibilidad posible para contribuir a la base de datos. Las reglas de Gestión de Cambios de Datos proporcionan un conjunto separado de seguridad sobre los contactos de la empresa, examinando los cambios que hacen los usuarios y determinando qué hacer con ellos. Para cada cambio gestionado por el proceso, pueden ocurrir uno de tres resultados:
- El cambio puede ser aceptado sin necesidad de revisión adicional.
- El cambio puede realizarse en el sistema, pero también enviarse a un responsable de datos para su revisión.
- El cambio puede enviarse a un responsable de datos. En este caso, el cambio no se realiza hasta que el responsable de datos lo revise y lo acepte.
InterAction incluye un conjunto predeterminado de reglas de Gestión de Cambios de Datos para los tipos de contacto estándar.
El Web Client de InterAction ignora los derechos de acceso para los cambios que se gestionan de esta manera mediante la Gestión de Cambios de Datos. Las opciones de aceptar, revisar o enviar definidas por la Gestión de Cambios de Datos determinan si el usuario puede o no realizar el cambio, no los derechos de acceso.
Tenga en cuenta que esto solo funciona en el Web Client. Los cambios realizados en el Windows Client nunca son gestionados por la Gestión de Cambios de Datos, ya que normalmente solo los usuarios de marketing y los responsables de datos utilizan el Windows Client. Si un usuario del Windows Client puede o no realizar un cambio depende de sus derechos de acceso a la carpeta correspondiente, como se explica en Derechos de acceso para carpetas.
Esta sección ofrece una visión general muy breve de la Gestión de Cambios de Datos y luego describe las circunstancias en las que se ignoran los derechos de acceso. No explica todo lo que hay que saber sobre la Gestión de Cambios de Datos.
Esta sección cubre los siguientes temas:
- Acerca de la Gestión de Cambios de Datos
- ¿Cuándo se ignoran los derechos de acceso por la Gestión de Cambios de Datos?
Acerca de la Gestión de Cambios de Datos
La Gestión de Cambios de Datos se compone de una serie de conjuntos de reglas. Cada conjunto de reglas define tres elementos de información:
- Los contactos específicos sujetos al conjunto de reglas. Hay varias formas de identificar qué contactos están sujetos a las reglas de un conjunto. Un método común es usar una carpeta en particular, como un tipo de contacto, una lista de marketing o una carpeta administrativa. Por ejemplo, el tipo de contacto Cliente está configurado con Gestión de Cambios de Datos. Todos los contactos asignados al tipo de contacto Cliente están sujetos al conjunto de reglas de Cliente.
- El usuario responsable de datos encargado de gestionar cualquier cambio procesado por el conjunto de reglas.
- El conjunto de reglas que define cómo deben gestionarse los cambios realizados en los contactos. Por ejemplo, una regla puede indicar que todas las nuevas direcciones añadidas al contacto deben ser revisadas posteriormente por los responsables de datos, mientras que otra puede requerir que los cambios en el nombre de la empresa sean enviados a los responsables de datos para su aprobación.
Por ejemplo, un conjunto de reglas podría configurarse de la siguiente manera:
- El conjunto de reglas se aplica a todos los contactos con el tipo de contacto Cliente.
- La responsable de datos Jess Vetter es la encargada de revisar y gestionar este grupo de contactos (contactos con el tipo de contacto Cliente).
- Debido a que los clientes son especialmente importantes para su organización, el conjunto de reglas utiliza una colección de reglas consideradas de alta gestión. Esto significa que todos los cambios en teléfonos y direcciones se envían para su aprobación, mientras que los nuevos teléfonos y direcciones se marcan para revisión.
Tenga en cuenta que un conjunto de reglas contiene muchas más reglas que las mencionadas en este ejemplo.
En este escenario, si el usuario Ed Roberts (que utiliza exclusivamente el Web Client) edita el número de teléfono de la empresa para el cliente TeleNorth, ese cambio no se realiza de inmediato. En su lugar, el cambio genera un ticket de gestión de cambios para la responsable de datos Jess Vetter. Más adelante, ella puede revisar el cambio y decidir si lo acepta o lo rechaza.
Sin embargo, si Ed simplemente añade un nuevo teléfono de empresa a TeleNorth, el cambio se realiza inmediatamente en la base de datos y se envía un ticket de revisión a la responsable de datos. Más adelante, Jess puede revisar el ticket y decidir si mantiene el cambio.
En ambos casos, los derechos de acceso de Ed a la carpeta que contiene TeleNorth son irrelevantes. Dado que el cambio está cubierto por un conjunto de reglas de gestión de cambios de datos, los derechos de acceso se ignoran y prevalecen las reglas de gestión de cambios de datos.
Esto permite a las organizaciones recopilar información y a los usuarios enviar información libremente sin poner en riesgo la calidad de los datos en todo el sistema.
¿Cuándo se ignoran los derechos de acceso por la Gestión de Cambios de Datos?
La Gestión de Cambios de Datos ignora los derechos de acceso normales para los cambios realizados en el Web Client si se cumplen ambas condiciones:
- El cambio se realizó en un contacto gestionado por un conjunto de reglas. Aunque los conjuntos de reglas pueden configurarse para gestionar diferentes grupos de contactos de muchas maneras, InterAction también incluye un conjunto de reglas predeterminado que se utiliza si ninguno de los otros aplica. Por lo tanto, esta condición es siempre verdadera.
- El propio cambio está cubierto por una regla en un conjunto de reglas. No todos los posibles cambios que un usuario podría hacer están sujetos a reglas. Por ejemplo, la edición de notas nunca es gestionada por la Gestión de Cambios de Datos.
¿Qué cambios son gestionados por las reglas de Gestión de Cambios de Datos en lugar de los derechos de acceso?
La Gestión de Cambios de Datos supervisa cualquier adición, edición o eliminación que los usuarios realicen en los siguientes campos de información de contacto para los contactos de la empresa:
- Título
- Nombre
- Nombre habitual
- Segundo nombre
- Apellido
- Sufijo
- Nombre de la empresa
- Cargo
- Nombre común de la empresa
- Departamento
- Nombre del asistente
- Direcciones
- Números de teléfono - incluyendo teléfonos, números de fax, etc.
- Direcciones electrónicas - incluyendo correos electrónicos, sitios web, etc.
Por lo tanto, el Web Client de InterAction ignora los derechos de acceso para añadir, editar o eliminar la información de contacto mencionada anteriormente para cualquier contacto de la empresa.
Por ejemplo, no importa si Ed Roberts tiene derechos de acceso para Añadir Teléfono en la carpeta Contactos de la Empresa - Personas; su capacidad para usar el Web Client y añadir un número de teléfono a un contacto en esta carpeta está controlada por el conjunto de reglas de Gestión de Cambios de Datos para el contacto que está editando.
¿Qué cambios se gestionan por derechos de acceso en lugar de reglas de Gestión de Cambios de Datos?
La Gestión de Cambios de Datos no supervisa los cambios en los siguientes campos de información de contacto. Por lo tanto, la capacidad de un usuario para añadir, editar o eliminar estos elementos depende de sus derechos de acceso a los datos de contacto:
- Campos adicionales
- Contactos relacionados
- Notas
- Actividades (tenga en cuenta que el usuario que crea una actividad tiene cierto control sobre quién puede ver y editar la actividad. Esto puede anular los derechos de acceso a la actividad. Para más detalles, consulte Seguridad para actividades).
- Teléfonos y direcciones específicos de la carpeta
Por ejemplo, si el usuario Ed Roberts no tiene derechos de acceso para Editar Notas en la carpeta Contactos de la Empresa - Personas, no podrá editar ninguna nota de empresa para los contactos en esa carpeta.
¿La adición/eliminación de contactos en carpetas se gestiona por derechos de acceso o por reglas de Gestión de Cambios de Datos?
Esto depende de la configuración de la carpeta y de cómo se añaden o eliminan los contactos. El Web Client ofrece las siguientes formas para que los usuarios añadan y eliminen contactos en carpetas:
Reglas para añadir y eliminar contactos
| Qué pueden hacer los usuarios en el Web Client | Modelo de seguridad utilizado |
|---|---|
| Añadir o eliminar un tipo de contacto para un contacto. En segundo plano, el contacto se añade o elimina de la carpeta correspondiente al tipo de contacto. | Estos cambios siempre se gestionan mediante reglas de gestión de cambios en lugar de derechos de acceso. Al igual que con los cambios de datos, puede configurar un tipo de contacto para aceptar, revisar o enviar las solicitudes de añadir/eliminar. Esto se configura al definir el tipo. |
| Añadir y eliminar contactos en listas de marketing. | Estos cambios pueden gestionarse ya sea usando los derechos de acceso Vincular y Eliminar contacto o con la Gestión de Cambios de Datos. |
| Añadir y eliminar contactos en listas de trabajo. | Estos cambios siempre utilizan los derechos de acceso Añadir contacto, Vincular y Eliminar contacto. |
|
Añadir o eliminar contactos automáticamente según reglas de dependencia de carpetas. Por ejemplo, aplicar el tipo de contacto Cliente a un contacto activa una regla que añade el contacto a la carpeta Información de Cliente. |
Las adiciones y eliminaciones que se realizan automáticamente mediante reglas de dependencia de carpetas ignoran los derechos de acceso, aunque pueden generar tickets de Gestión de Cambios de Datos. Para más detalles, consulte Reglas de dependencia de carpetas y Gestión de Cambios. |
Para más información sobre las diferentes clases de carpetas y cómo utilizan los derechos de acceso, consulte lo siguiente:
- Seguridad del Web Client para listas de trabajo
- Seguridad del Web Client para tipos de contacto
- Seguridad del Web Client para listas de marketing
- Seguridad del Web Client para carpetas administrativas
Para más detalles sobre cómo configurar la Gestión de Cambios de Datos, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing.