Para los usuarios de Web Client, los tipos de contacto utilizan tanto los derechos de acceso como la Gestión de Cambios de Datos para controlar lo que los usuarios pueden leer, agregar, editar y eliminar en la lista de tipos de contacto específica.
Los derechos de acceso controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden leer la lista.
- Los usuarios que pueden editar información específica de la lista (como campos adicionales y teléfonos y direcciones específicos de la lista).
La Gestión de Cambios de Datos controla lo siguiente:
- Los usuarios que pueden solicitar que los contactos sean agregados o eliminados de la lista.
- Reglas que envían los cambios a un responsable de datos cuando los usuarios modifican campos de contacto como nombres y direcciones.
La Gestión de Cambios de Datos es obligatoria para los tipos de contacto.
Para los usuarios de Windows Client, los derechos de acceso a carpetas determinan todo el acceso a la carpeta. La Gestión de Cambios de Datos no se utiliza en Windows Client. Para más detalles sobre los derechos de acceso en Windows Client, consulta Derechos de acceso para carpetas.
Consulta las siguientes secciones:
Derechos de acceso para tipos de contacto
Aunque los tipos de contacto siempre utilizan la Gestión de Cambios de Datos para los usuarios de Web Client, aún necesitas asignar algunos derechos de acceso.
¿Qué derechos de acceso aplican a los tipos de contacto en Web Client?
Puedes otorgar a los usuarios de Web Client acceso para realizar lo siguiente:
| Para | El usuario necesita |
|---|---|
| Ver todos los contactos de la lista | Derechos de acceso de lectura |
| Ver que se ha aplicado un tipo de contacto a un contacto | Derechos de acceso de lectura |
| Ver información específica de la carpeta (como notas o campos adicionales) de los contactos en la lista | Derechos de acceso de lectura |
|
Ver actividades relacionadas con el tipo de contacto. Ten en cuenta que crear actividades relacionadas con un tipo de contacto no se recomienda y solo está disponible en Windows Client. Sin embargo, los usuarios de Web Client pueden ver y editar estas actividades. |
Derechos de acceso de lectura Ten en cuenta que otorgar este derecho no necesariamente aplica a todas las actividades relacionadas con el tipo de contacto. El usuario que crea la actividad puede determinar quién puede verla. Para más detalles, consulta “Acceso para ver actividades” en Seguridad para actividades. |
| Editar valores de campos adicionales específicos de la carpeta | Derechos de acceso para editar campos adicionales |
| Editar notas específicas de la carpeta | Derechos de acceso para editar notas |
| Editar actividades relacionadas con el tipo de contacto |
Derechos de acceso para editar actividades Ten en cuenta que no se recomienda otorgar este derecho a los usuarios de Web Client. |
| Agregar teléfonos y direcciones específicos de la lista | Agregar teléfonos, agregar direcciones o agregar direcciones electrónicas |
| Editar teléfonos y direcciones específicos de la lista | Editar teléfonos, editar direcciones o editar direcciones electrónicas |
| Eliminar teléfonos y direcciones específicos de la lista | Eliminar teléfonos, eliminar direcciones o eliminar direcciones electrónicas |
¿Qué derechos de acceso no aplican a los tipos de contacto en Web Client?
Los siguientes derechos de acceso a carpetas para tipos de contacto no tienen efecto en Web Client porque son gestionados por la Gestión de Cambios de Datos:
- Vincular a esta carpeta
- Eliminar contactos
Los siguientes derechos de acceso a carpetas no tienen efecto en Web Client porque controlan cambios que no están disponibles en Web Client:
- Agregar contactos (ten en cuenta que esto controla la incorporación de contactos en la carpeta; los usuarios no pueden hacer esto desde Web Client)
- Vincular DESDE esta carpeta
- Gestión de carpetas
Los siguientes derechos de acceso para agregar/editar/eliminar detalles de contacto tampoco aplican porque controlan la edición de información específica de la carpeta que no está disponible en los tipos de contacto en Web Client:
- Nombre
- Contactos relacionados
- Actividades (ten en cuenta que aunque los usuarios de Web Client no pueden agregar actividades a los tipos de contacto, sí podrían editar actividades específicas del tipo de contacto si se les otorga el derecho de Editar actividades. En general, para evitar confusiones, no deberías otorgar derechos de Editar actividades en tipos de contacto)
- Clasificaciones
Gestión de Cambios de Datos para tipos de contacto
Los tipos de contacto juegan un papel clave en el proceso de Gestión de Cambios de Datos. Esta función está diseñada para permitir que tu sitio controle los cambios que los usuarios realizan en los contactos de la empresa, y al mismo tiempo darles la mayor flexibilidad posible para contribuir a la base de datos. Al usar los tipos de contacto para determinar qué contactos requieren mayor revisión, los responsables de datos pueden optimizar sus recursos.
InterAction utiliza los tipos de contacto como uno de los componentes para determinar qué contactos están sujetos a las reglas de Gestión de Cambios de Datos. Además, debido a la importancia de los tipos de contacto, las reglas de Gestión de Cambios de Datos permiten que los usuarios agreguen y eliminen tipos para los contactos, pero al mismo tiempo permiten que los responsables de datos de tu organización revisen y aprueben los cambios.
Por ejemplo, podrías querer mantener un control estricto sobre los contactos clasificados como Clientes, mientras que podrías ser más flexible con los contactos clasificados como Prospectos. La Gestión de Cambios de Datos se puede configurar para usar reglas diferentes para el tipo de contacto Cliente que para el tipo Prospecto.
A diferencia de otras clases de carpetas, los tipos de contacto siempre utilizan la Gestión de Cambios de Datos.
Para una breve descripción general sobre cómo funciona la Gestión de Cambios de Datos, consulta Acerca de la Gestión de Cambios de Datos.