Para los usuarios de Web Client, las listas de marketing utilizan derechos de acceso y la Gestión de Cambios de Datos para controlar qué usuarios pueden leer, agregar, editar y eliminar en la lista específica.
Los derechos de acceso controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden leer la lista.
- Los usuarios que pueden editar los campos adicionales y notas específicos de la lista.
- Los usuarios que pueden agregar, editar y eliminar teléfonos y direcciones específicos de la lista (incluyendo establecer direcciones postales específicas de la lista).
- Los usuarios que pueden agregar, editar y eliminar actividades relacionadas con la lista (actividades específicas de la lista).
- Los derechos de acceso también se pueden usar para controlar quién puede agregar y quitar contactos de la lista en lugar de la Gestión de Cambios de Datos.
La Gestión de Cambios de Datos ofrece una forma alternativa de gestionar las altas y bajas en la lista. También puede activar reglas que envíen los cambios a un responsable de datos cuando los usuarios modifiquen campos de contacto como nombres y direcciones. Para las listas de marketing, normalmente se utiliza la Gestión de Cambios de Datos para controlar cómo se agregan y eliminan los contactos. Esto es útil si todos los usuarios deben tener acceso a la lista de marketing y el departamento de marketing quiere revisar los contactos que se agregan a la lista.
Para los usuarios de Windows Client, los derechos de acceso a la carpeta determinan todo el acceso a la carpeta. La Gestión de Cambios de Datos no se utiliza en Windows Client. Para más detalles sobre los derechos de acceso en Windows Client, consulta Access Rights for Folders.
Consulta las siguientes secciones:
- Derechos de acceso para listas de marketing
- Gestión de Cambios de Datos para listas de marketing
- Configurar la Gestión de Cambios de Datos para una lista de marketing
Derechos de acceso para listas de marketing
Los derechos de acceso controlan la información que se origina en la carpeta. Esto significa que los derechos de acceso de la lista controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden ver y editar la información global de los contactos que se originan en la lista. Esto se debe a que el acceso a la información global depende de la carpeta que origina los contactos.
- Los usuarios que pueden ver y editar la información específica de la lista (específica de la carpeta) de cualquier contacto en la lista. Esto se debe a que el acceso a la información específica de la lista siempre depende de la carpeta o lista a la que pertenece la información.
¿Qué derechos de acceso aplican a las listas de marketing en Web Client?
Si decides usar solo los derechos de acceso de la carpeta para una lista de marketing, puedes otorgar a los usuarios de Web Client acceso para hacer lo siguiente:
| Para | El usuario necesita |
|---|---|
| Ver todos los contactos de la lista | Derechos de acceso de lectura |
| Ver la lista de marketing incluida en el conjunto de listas que incluyen un contacto en particular | Derechos de acceso de lectura |
| Ver información específica de la carpeta (como notas o campos adicionales) de los contactos en la lista | Derechos de acceso de lectura |
| Ver actividades relacionadas con la lista (actividades específicas de la lista) |
Derechos de acceso de lectura Ten en cuenta que otorgar este derecho no necesariamente aplica a todas las actividades relacionadas con la lista. El usuario que crea la actividad puede determinar quién puede verla. Para más detalles, consulta Security for Activities. |
| Agregar contactos de la empresa a la lista | Derechos de acceso Link INTO |
| Eliminar contactos de la empresa de la lista | Derechos de acceso Delete Contacts |
| Editar valores de campos adicionales específicos de la lista | Derechos de acceso Edit Additional Fields |
| Editar notas específicas de la lista | Derechos de acceso Edit Notes |
| Crear actividades relacionadas con la lista | Derechos de acceso Add Activities |
| Editar actividades relacionadas con la lista | Derechos de acceso Edit Activities |
| Eliminar actividades relacionadas con la lista | Derechos de acceso Delete Activities |
| Agregar teléfonos y direcciones específicos de la lista | Add Phones, Add Addresses o Add Electronic Addresses |
| Editar teléfonos y direcciones específicos de la lista | Edit Phones, Edit Addresses o Edit Electronic Addresses |
| Eliminar teléfonos y direcciones específicos de la lista | Delete Phones, Delete Addresses o Delete Electronic Addresses |
¿Qué derechos de acceso no aplican a las listas de marketing en Web Client?
Los siguientes derechos de acceso a la carpeta para listas de marketing no tienen efecto en Web Client porque controlan cambios que no están disponibles en Web Client:
- Add Contacts (ten en cuenta que esto controla la incorporación de contactos en la carpeta; los usuarios no pueden hacer esto desde Web Client)
- Link FROM this folder
- Folder Management
Los siguientes derechos de acceso para agregar/editar/eliminar detalles de contacto tampoco aplican porque controlan la edición de información específica de la carpeta que no está disponible en las listas de marketing en Web Client:
- Name
- Related Contacts
- Classifications
Gestión de Cambios de Datos para listas de marketing
Usar la Gestión de Cambios de Datos en una lista de marketing es útil para controlar las altas y bajas en la lista. Por ejemplo, puedes configurar una lista de marketing para que todos los contactos agregados a la lista deban ser revisados por el equipo de marketing. Cuando un usuario de Web Client agrega un contacto a la lista, se envía un ticket de “Revisión” a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos del equipo de marketing.
En cambio, si decides no usar la Gestión de Cambios de Datos en una lista de marketing y solo otorgas a los usuarios de Web Client el acceso Link INTO, no recibirás ninguna notificación cuando los usuarios agreguen contactos a la lista.
Al configurar la Gestión de Cambios de Datos, también puedes establecer otras reglas para gestionar información de nombre, teléfono y dirección. Por ejemplo, puedes crear una regla que especifique que cualquier cambio en los números de teléfono de los contactos de la lista sea revisado por un responsable de datos. Estas reglas normalmente se usan en tipos de contacto y no en listas de correo. Podrías usar estas reglas en ciertos casos especiales; por ejemplo, si tienes un boletín que se envía por correo electrónico. La persona que gestiona el envío podría querer saber cuándo se cambian las direcciones de correo electrónico de las personas en la lista.
Ten en cuenta que los cambios en teléfonos y direcciones específicos de la carpeta no se gestionan mediante la Gestión de Cambios de Datos. Estos cambios se controlan únicamente mediante los derechos de acceso en la lista de marketing.
Al usar la Gestión de Cambios de Datos, los derechos de acceso a la carpeta para notas y campos adicionales siguen aplicando. Para más información sobre cómo funcionan juntos los derechos de acceso y la Gestión de Cambios de Datos, consulta When Are Access Rights Overridden by Data Change Management?
Configurar la Gestión de Cambios de Datos para una lista de marketing
- En Windows Client, selecciona la lista de marketing y elige Folder > Edit Folder para mostrar el cuadro de diálogo Edit Marketing List.
- En la lista de vistas a la izquierda, selecciona Data Change Management.
- Marca la casilla Use Data Change Management para activar la Gestión de Cambios de Datos.
-
En Add / Remove Requests, selecciona la Add Request Action y la Remove Request Action. Estas opciones determinan qué sucede cuando un usuario intenta agregar o quitar un contacto de la lista de marketing.
Opción Descripción Accept El contacto se agrega a la carpeta sin crear ningún ticket. Review El contacto se agrega/elimina de inmediato, pero se envía un ticket de “Revisión” al responsable de datos. Submit El contacto no se agrega/elimina de inmediato. En su lugar, se envía un ticket al responsable de datos. Una vez aprobado el ticket, el contacto se agrega/elimina. - Selecciona el Owner. Esto identifica al usuario o grupo de Gestión de Cambios de Datos que será el responsable de datos para este tipo de contacto. Si has elegido opciones que envían tickets al responsable de datos, los tickets generados para esta carpeta se enviarán al usuario o grupo especificado.
- En Change Management Rule Set, selecciona la colección de reglas que deseas usar. Esto define las reglas para agregar y editar datos como nombres, teléfonos, direcciones, etc.
- Haz clic en OK para guardar los cambios.