Para la mayoría de los datos de contacto en InterAction, puedes elegir si los datos son globales o específicos de una carpeta:
- Los datos globales están disponibles para cualquier usuario que pueda ver el contacto. Por ejemplo, un campo adicional global puede ser visto por cualquier usuario que tenga acceso al contacto. Información como el nombre del contacto siempre es global.
- Los datos específicos de una carpeta solo son visibles para los usuarios que tienen derechos de acceso a esa carpeta en particular. Por ejemplo, un campo adicional puede ser específico de la carpeta Información financiera del cliente. Solo los usuarios que tengan derechos de lectura en esa carpeta pueden ver esos datos.
La siguiente información se puede ingresar como global o específica de una carpeta:
- Campos adicionales
- Teléfonos
- Direcciones y direcciones electrónicas
- Notas
- Actividades (aunque para las actividades, global significa “relacionada con contactos” y específica de una carpeta es “relacionada con una carpeta”. Para más detalles, consulta Acerca de las actividades globales y específicas de una carpeta.)
Cada uno de estos elementos utiliza los datos globales y específicos de una carpeta de manera ligeramente diferente, pero el concepto básico es el mismo.
Los datos específicos de una carpeta suelen usarse para asegurar que los campos solo se apliquen cuando son relevantes. Por ejemplo, el campo Fecha de ingreso a la firma no es relevante para un contacto que nunca ha sido empleado o consultor de tu organización. Por eso, es específico de la carpeta Información de personal.
Los datos específicos de una carpeta también se usan para restringir la información a ciertos grupos de usuarios. Por ejemplo, la información financiera almacenada en la carpeta Información financiera del cliente puede ser sensible y, por lo tanto, no es apropiado que todos en la organización la vean. Puedes controlar el acceso a estos datos mediante los derechos de acceso a la carpeta.
Acerca de las actividades globales y específicas de una carpeta
Las actividades globales y específicas de una carpeta funcionan de manera diferente a otros tipos de datos en InterAction. Al trabajar con actividades, el término que ven los usuarios para este concepto es relacionada con:
Una actividad relacionada solo con contactos (ver A abajo) es básicamente una actividad global.
Una actividad relacionada con una carpeta específica (ver B abajo) es una actividad específica de una carpeta. En el ejemplo que se muestra en B, la actividad es específica de la carpeta llamada BBQ del Día del Trabajo.
Además, a diferencia de otros tipos de información específica de una carpeta, la opción “relacionada con” principalmente proporciona contexto para la actividad, más que seguridad. Una actividad puede estar relacionada con una lista de trabajo específica y aun así ser visible para todos los usuarios de InterAction, sin importar si tienen permiso para ver la lista de trabajo. Para más detalles sobre la seguridad de las actividades, consulta Seguridad para actividades.
Las actividades relacionadas con una carpeta aún incluyen contactos, pero los contactos no tienen que estar vinculados o incluidos en la carpeta. Los contactos pueden ser cualquiera de la carpeta o de la lista de la firma. Por ejemplo, un usuario podría agregar una actividad relacionada con la lista de trabajo BBQ del Día del Trabajo e incluir en la actividad contactos que no están en la carpeta BBQ del Día del Trabajo. Esto también es diferente de otros tipos de datos específicos de una carpeta, que solo se pueden agregar para contactos dentro de la carpeta.
Para más información sobre las actividades en general, consulta Actividades y citas.