InterAction te permite hacer un seguimiento de las interacciones que tienes con un contacto, como llamadas telefónicas, cartas, correos electrónicos y reuniones. Esto es útil para llevar un historial de la relación de una organización con un contacto. Además, InterAction realiza un seguimiento automático de ciertos cambios en los datos de contacto generando actividades, como crear una actividad de Cambio de Nombre de Persona si un usuario edita el nombre de un contacto.
Además, si usas Microsoft® Outlook®, puedes configurar la sincronización del calendario. Esto permite que los usuarios agreguen elementos del calendario como citas en InterAction. Para más detalles sobre cómo configurar y usar la sincronización de citas, consulta la guía InterAction para Gestores de Información Personal (PIMs).
En el Web Client, los usuarios pueden mostrar alertas para ver actividades y citas recientes de un conjunto específico de contactos.
Ten en cuenta que el término “alertas” es configurable. En versiones anteriores de InterAction, las alertas se conocían como la “Lista de Seguimiento”.
Las siguientes secciones ofrecen una visión general de las actividades.
Configuración General de Actividades
Puedes configurar varias opciones que controlan cómo funcionan las actividades. Por ejemplo, puedes decidir si las actividades de correo electrónico deben incluir automáticamente el texto del cuerpo del mensaje. Para más detalles sobre las opciones disponibles y cómo configurarlas, consulta Configurar la configuración general de actividades y citas.
Tipos de Actividad y Grupos de Tipos de Actividad
Los usuarios pueden crear, editar y eliminar actividades tanto en el Web Client como en el Windows Client. Cada actividad tiene un tipo de actividad. Los tipos de actividad describen el tipo de acción registrada, como Correo electrónico, Carta o Envío de marketing. Los tipos son útiles para estandarizar las actividades. Por ejemplo, un profesional puede buscar fácilmente todos los contactos a los que se les ha enviado un envío de marketing buscando contactos con una actividad de “Envío de marketing”.
InterAction incluye varios tipos de actividad predeterminados. Algunos de estos tipos pueden modificarse según tus necesidades. También puedes crear nuevos tipos según lo requieras. Al configurar los tipos de actividad, puedes determinar cómo se pueden usar. Por ejemplo, puedes decidir si un tipo estará disponible al seleccionar actividades para mostrar en la página Mis Alertas.
Para facilitar aún más la organización de las actividades, cada tipo de actividad forma parte de un grupo de actividades. Los grupos de actividades se usan en el Web Client para ordenar y filtrar actividades en las vistas de actividades y en la página Mis Alertas. Por ejemplo, en la imagen de abajo, los grupos Comunicación y Marketing están seleccionados. Esto filtra la vista de actividades para mostrar solo las actividades asignadas a tipos dentro de estos grupos.
Elegir filtrar actividades por grupo
[A] Se incluyen todos los tipos dentro de los grupos de Comunicación y Marketing.
[B] Solo se incluye el tipo Evaluación dentro del grupo Otros.
Para información sobre cómo crear y editar tipos y grupos de actividades, consulta lo siguiente:
Relevancia y Seguridad de las Actividades
Una actividad puede estar relacionada con contactos o con una carpeta, como una lista de marketing. Esto da contexto a las actividades. Por ejemplo, cuando envías un envío, puedes registrar esta acción con una actividad relacionada con la lista de envíos.
En versiones anteriores de InterAction, las actividades relacionadas con contactos se llamaban actividades globales, mientras que las relacionadas con una carpeta se llamaban actividades específicas de carpeta.
Para más información sobre actividades específicas de carpeta, consulta “Acerca de las actividades específicas de carpeta y globales” en Datos específicos de carpeta y globales.
Si tu organización tiene licenciado un módulo relacionado, una actividad puede estar relacionada con un asunto, oportunidad o compromiso. Consulta la documentación proporcionada con tu módulo para más detalles sobre las actividades del módulo.
Al crear una actividad, el usuario puede decidir qué otros usuarios pueden ver y editar la actividad. Una actividad puede ser privada (solo disponible para el usuario que la creó), estar disponible para todos o solo para un grupo específico. También se pueden usar los derechos de acceso normales de la carpeta para determinar el acceso a actividades relacionadas con una carpeta específica.
Para más detalles sobre cómo configurar la seguridad en las actividades, consulta Seguridad para actividades.
Actividades Generadas Automáticamente
InterAction crea automáticamente actividades cuando los usuarios ingresan o cambian información. Por ejemplo, cambiar el número de teléfono de un contacto genera una actividad de “Cambio de número de teléfono”. Esto alerta a otros usuarios sobre cambios que podrían afectarles. Mostrar estas actividades como alertas básicamente “empuja” estos cambios a otros usuarios.
Para más información sobre alertas y actividades generadas automáticamente, consulta Actividades generadas automáticamente.
Crear Actividades desde un Gestor de Información Personal (PIM)
InterAction también incluye componentes para crear actividades desde un Gestor de Información Personal (PIM). Los usuarios pueden hacer lo siguiente:
- Crear actividades de InterAction a partir de mensajes de correo electrónico y otros elementos.
- Sincronizar citas con InterAction (solo Outlook).
Ten en cuenta que esta es una sincronización unidireccional de Outlook a InterAction.
Incluir Documentos en las Actividades
Si has configurado InterAction para almacenar documentos, los usuarios pueden adjuntar documentos a las actividades que crean. Además, los archivos adjuntos pueden incluirse automáticamente en las actividades creadas a partir de elementos de Outlook cuando se trabaja en línea.
Para más detalles sobre cómo configurar documentos, consulta Documentos de InterAction.
Eliminar Automáticamente Actividades Antiguas
Por último, después de un tiempo, algunos tipos de actividades pueden perder su valor y deberían eliminarse del sistema. Para ayudar en este proceso, InterAction incluye funciones para eliminar automáticamente actividades después de que hayan estado en el sistema durante un periodo específico. Para más información, consulta Eliminación automática de actividades.
Acerca de la Configuración de Tipos de Actividad y Ajustes Relacionados
Gestionas toda la configuración relacionada con actividades en InterAction Administrator. Los ajustes relevantes están disponibles en el cuadro de diálogo Actividades, Citas y Referencias de Documentos.
Además, debes hacer lo siguiente antes de poder configurar cualquier ajuste de actividad:
- Configurar e iniciar el Servidor de Aplicaciones de InterAction.
- Configurar InterAction Administrator para comunicarse con el Servidor de Aplicaciones. Para comprobar si esto está configurado, elige Configuración en la lista principal de entidades en InterAction Administrator y luego selecciona la pestaña General.
Para más detalles sobre cómo configurar tu Servidor de Aplicaciones y cómo hacer que InterAction Administrator se comunique con él, consulta la guía Administrar InterAction.