Parte de la información recopilada por las actividades se vuelve obsoleta o antigua y ya no necesita permanecer en el sistema. Para gestionar esto, puedes configurar InterAction para que elimine automáticamente las actividades más antiguas.
La decisión de si una actividad debe eliminarse alguna vez, y cuánto tiempo debe conservarse antes de hacerlo, depende mucho del tipo de información almacenada en la actividad. Por ejemplo, un cambio de número de teléfono solo es importante durante unas semanas después de que ocurre; una vez que las personas que se comunican con el contacto conocen el cambio, la actividad ya no tiene valor.
Por otro lado, una actividad que registra notas de una llamada telefónica o reunión con un cliente sigue proporcionando información valiosa sobre las interacciones de tu organización con el cliente de manera indefinida.
Para gestionar esto, puedes establecer configuraciones predeterminadas de expiración para cada tipo de actividad. Estas configuraciones determinan lo siguiente:
- ¿Las actividades creadas con este tipo expiran por defecto?
- Para aquellas que sí expiran, ¿en qué momento deben expirar? (por ejemplo, después de dos semanas, 60 días, dos años, etc.).
- ¿Se debe permitir a los usuarios finales modificar la configuración de expiración?
Los usuarios pueden ver la fecha de expiración en la pestaña Otros al ver o editar una actividad. Esto se muestra en el Web Client a continuación; las opciones en el Windows Client son similares.
Cuando una actividad expira, se elimina automáticamente de InterAction la próxima vez que se ejecute el script de mantenimiento de la base de datos. Puedes programar que el script de mantenimiento de la base de datos se ejecute regularmente con Process Manager.
Muchos de los tipos de actividades predeterminados ya tienen fechas de expiración establecidas. Para ver una lista de los tipos predeterminados y sus configuraciones, consulta Tipos de actividades incluidos con InterAction.
Ver y cambiar la fecha de expiración de una actividad
[A] Al ver una actividad, el usuario puede ver la fecha en la que la actividad expirará.
[B] Al editar la actividad, el usuario puede cambiar la fecha de expiración eligiendo un nuevo periodo de tiempo.
La fecha específica se calcula en base a la fecha de la actividad. Normalmente, esta es la fecha en que se creó la actividad, pero el usuario puede cambiar la fecha al crear o editar la actividad.
Ten en cuenta que los usuarios solo pueden cambiar la fecha de expiración si el tipo de actividad (Envío de marketing en este ejemplo) está configurado con la casilla Permitir a los usuarios modificar los días de expiración predeterminados seleccionada.
Esta sección cubre los siguientes temas:
- Configurar las opciones de expiración para un tipo de actividad
- ¿Qué sucede con las actividades existentes si cambio la fecha de expiración de un tipo de actividad?
- Configurar el script para eliminar actividades expiradas
Configurar las opciones de expiración para un tipo de actividad
Cuando creas un tipo de actividad, puedes seleccionar si expira o no y especificar el periodo de tiempo. También puedes indicar si los usuarios finales pueden cambiar el periodo de expiración para una actividad individual.
- Edita el tipo como se describe en “Editar un tipo de actividad” en Crear y editar tipos y grupos de actividades.
- En Expiración, selecciona o desmarca la casilla Eliminar automáticamente las actividades de este tipo de InterAction.
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Si seleccionaste eliminar automáticamente las actividades, debes elegir un periodo de tiempo en la lista desplegable Eliminar actividades de este tipo después de.
Puedes seleccionar uno de los siguientes periodos de tiempo:
- 2 semanas
- 30 días
- 60 días
- 90 días
- 180 días
- 1 año
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2 años
Cuando un usuario crea una actividad usando este tipo, InterAction calcula la fecha de expiración en base a la fecha en que se creó la actividad o la fecha ingresada para la actividad, la que sea posterior.
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Si los usuarios deben poder cambiar la fecha de expiración, selecciona la casilla Permitir a los usuarios modificar los días de expiración predeterminados.
Cuando esta casilla está seleccionada, los usuarios pueden elegir un nuevo periodo de tiempo para una actividad individual.
- Elige OK para guardar los cambios.
- Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de actividades y citas.
¿Qué sucede con las actividades existentes si cambio la fecha de expiración de un tipo de actividad?
La acción depende de si el usuario eligió o no modificar la fecha de expiración predeterminada para la actividad existente.
Si el usuario no modificó (o no pudo modificar) la fecha de expiración predeterminada
En este caso, la fecha de expiración de la actividad se actualiza automáticamente para reflejar el nuevo número de días antes de expirar. Por ejemplo, supón que creaste un nuevo tipo llamado Presentación y estableciste su expiración en 60 días. Luego, un usuario crea una actividad usando este tipo. La actividad se creó el 1 de noviembre y, por defecto, está configurada para expirar el 31 de diciembre.
Luego editas el tipo Presentación en InterAction Administrator y cambias el periodo de expiración a 90 días. La actividad existente ahora expirará el 30 de enero.
Si cambias el tipo de actividad a un número menor de días, y la actividad ya ha superado ese número de días, entonces la actividad se eliminará en la próxima ejecución programada del script de mantenimiento de datos. Siguiendo el mismo escenario anterior, supón que cambiaste el periodo del tipo de actividad Presentación de 60 días a 2 semanas. Si ya han pasado dos semanas desde que se creó la actividad, esta se eliminará en la próxima ejecución programada del script de mantenimiento de datos.
Si el usuario sí modificó la fecha de expiración predeterminada
La fecha de expiración de la actividad no se actualiza. Por ejemplo, supón que actualizaste el tipo de actividad Presentación de 60 días a 120 días. Ya había una actividad usando ese tipo y el usuario eligió modificar la fecha de expiración para que la actividad nunca expirara. Después de cambiar el tipo de actividad Recordatorio, la actividad seguirá sin expirar. Esto evita que los usuarios pierdan actividades que específicamente querían conservar en InterAction de manera inesperada.
Configurar el script para eliminar actividades expiradas
Las actividades expiradas se eliminan automáticamente del sistema al ejecutar el script de mantenimiento de datos de manera regular usando el Process Manager. Ten en cuenta que debes configurar esto; si nunca configuras este script en Process Manager, entonces las actividades “expiradas” en InterAction nunca se eliminan.
Para mejores resultados, configura Process Manager para ejecutar este script al menos una vez por semana durante la noche o los fines de semana.
Ten en cuenta que este script hace más que solo eliminar actividades expiradas. También realiza otros procedimientos de limpieza en tu base de datos para reducir su tamaño y mejorar su rendimiento.
- Inicia sesión en InterAction Administrator.
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En la lista principal de entidades en InterAction Administrator, haz doble clic en Procesos - Programación y resultados.
Puedes programar procesos desde cualquier estación de trabajo con InterAction Administrator y el proceso automatizado de servidor requerido instalado.
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En el cuadro de diálogo Administrar programación de procesos, haz clic en Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo proceso programado.
- Para establecer qué estación de trabajo se usará para ejecutar el proceso, haz clic en Seleccionar, luego ingresa el nombre del equipo o haz clic en Buscar para buscar el equipo en la red. Después de seleccionar una estación de trabajo o servidor, haz clic en OK.
- Selecciona Ejecutar script de base de datos en la lista desplegable Procesos.
- Cambia el Nombre del proceso para reflejar que este proceso es para ejecutar el script de mantenimiento de datos.
- Si no deseas que el proceso se ejecute aún, desmarca la casilla Habilitado. Cuando un proceso está deshabilitado, se agrega a la programación, pero cuando Process Manager intenta ejecutarlo, detecta que el proceso está deshabilitado y no lo ejecuta.
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En Configuración del proceso, haz clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar script a ejecutar.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar script a ejecutar, haz clic en el botón Buscar, busca el script INTIA_DATA_MAINT.SQL y haz clic en OK.
Por defecto, este archivo se encuentra en un subdirectorio de tu base de datos en la siguiente ubicación:
\Program Files\LexisNexis\InterAction\ServerProcesses\
- Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar script a ejecutar.
- En Programación, haz clic en Editar.
- Selecciona la frecuencia con la que deseas ejecutar el proceso y haz clic en OK.
- Ingresa la información de Usuario de la tarea y Enviar un mensaje. Para más detalles, consulta la guía Administrar InterAction.
- Cuando termines, haz clic en OK.