Utilice InterAction Administrator para crear y editar tipos de actividad.
Cuadro de diálogo Nuevo/Editar tipo de actividad
Cuando crea un tipo de actividad, debe especificar información para los siguientes campos.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre del tipo de actividad. Se muestra tanto en el Web Client como en el Windows Client cuando los usuarios crean, editan y visualizan actividades. Por eso, el nombre del tipo de actividad debe ser corto pero descriptivo. |
| Grupo | Todos los tipos de actividad deben formar parte de un grupo de tipos de actividad. Debe crear primero los grupos de actividad. |
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Estado Para más detalles sobre estas opciones, consulte Determinar dónde se muestran los tipos de actividad. |
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| Mostrar este tipo a los usuarios (activo) |
Indica que este tipo de actividad está disponible para los usuarios finales. Al seleccionarlo, puede especificar cómo se puede usar el tipo:
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| Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo) |
Indica que el tipo de actividad no estará disponible para los usuarios finales. Esto es útil para quitar un tipo sin eliminarlo completamente del sistema. Las actividades que ya usan este tipo no se ven afectadas. Tenga en cuenta que puede eliminar completamente un tipo de actividad si no hay actividades que lo estén usando. Consulte Eliminar tipos de actividad. |
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Expiración Para más información sobre estas opciones, consulte Eliminación automática de actividades. |
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| Eliminar automáticamente las actividades de este tipo de InterAction | Indica que las actividades que usan este tipo se eliminan de la base de datos después de un periodo de tiempo especificado. Tenga en cuenta que la eliminación de actividades expiradas forma parte de un script estándar de mantenimiento de base de datos que se proporciona con InterAction. La eliminación automática no se realiza a menos que programe este script como un proceso automatizado, tal como se describe en “Configurar el script para eliminar actividades expiradas” en Eliminación automática de actividades. |
| Eliminar actividades de este tipo después de |
Indica el periodo de tiempo tras el cual las actividades de este tipo expiran y se eliminan automáticamente mediante el script de mantenimiento de la base de datos. Puede seleccionar un periodo de tiempo en la lista desplegable (2 semanas, 30 días, 1 año, etc.) La fecha de expiración real se calcula en función de la que sea posterior: la fecha real de la actividad o la fecha en que el usuario creó la actividad. |
| Permitir que los usuarios modifiquen los días de expiración predeterminados | Indica que los usuarios pueden cambiar la fecha de expiración al crear o editar una actividad. |
| Hacer que este tipo de actividad esté disponible para elementos de calendario | Esto se incluye si está utilizando la sincronización de calendario. Los tipos con esta opción seleccionada están disponibles al agregar citas a InterAction. |
Consulte los siguientes temas:
- Crear un tipo de actividad
- Editar un tipo de actividad
- Eliminar tipos de actividad
- Crear y editar grupos de tipos de actividad
Crear un tipo de actividad
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haga doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Haga clic en el botón Tipos para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de actividad y cita.
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Haga clic en el botón Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo tipo de actividad/cita.
- Ingrese el Nombre.
- Seleccione el grupo al que debe agregarse este tipo de actividad. Si desea agregar la actividad a un grupo personalizado, primero debe crear el grupo. Para más detalles, consulte Crear y editar grupos de tipos de actividad.
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En Estado, indique si el tipo de actividad debe estar disponible para los usuarios finales o no.
Para Haga esto Hacer que el tipo de actividad esté disponible Seleccione Mostrar este tipo a los usuarios (activo) y luego marque las casillas para las áreas donde el tipo debe estar disponible. Para más detalles, consulte Determinar dónde se muestran los tipos de actividad. Ocultar el tipo a los usuarios finales. Normalmente esto solo se hace para tipos que se usan en procesos especiales, como el tipo utilizado para registrar información guardada en una fusión de duplicados. Seleccione Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo). - Si desea que las actividades de este tipo se eliminen automáticamente después de cierto tiempo, seleccione Eliminar automáticamente las actividades de este tipo de InterAction y luego elija el periodo de tiempo en la lista desplegable.
- Si desea que los usuarios puedan cambiar la fecha de expiración al crear y editar actividades, marque la casilla Permitir que los usuarios modifiquen los días de expiración predeterminados.
- Si está utilizando la sincronización de calendario y quiere que el tipo esté disponible para citas, marque la casilla Hacer que este tipo de actividad esté disponible para elementos de calendario.
- Haga clic en el botón OK.
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Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de actividad y cita, y luego haga clic en Cerrar nuevamente.
El nuevo tipo de actividad estará disponible de inmediato en el Web Client y el Windows Client. Los lugares donde estará disponible dependen de las opciones que seleccionó en Estado. Para más detalles, consulte Determinar dónde se muestran los tipos de actividad.
Editar un tipo de actividad
Algunos tipos de actividad se utilizan para procesos especiales y no se pueden modificar. Para más detalles, consulte Actividades generadas automáticamente.
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haga doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Haga clic en el botón Tipos para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de actividad y cita.
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Seleccione el Tipo de actividad que desea cambiar y haga clic en el botón Editar.
Tenga en cuenta que puede filtrar la lista de tipos de actividad en el cuadro de diálogo si es necesario. Esto es útil si tiene muchos tipos. Haga clic en el botón Filtrar y seleccione las opciones para el tipo de tipos que desea ver.
- Modifique los campos según sea necesario.
- Haga clic en el botón OK.
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Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de actividad y cita.
Los cambios estarán disponibles de inmediato en el Web Client y el Windows Client. Los lugares donde estará disponible el tipo de actividad editado dependen de las opciones que seleccionó en Estado. Para más detalles, consulte Determinar dónde se muestran los tipos de actividad.
Eliminar tipos de actividad
Hay dos formas de eliminar tipos de actividad de InterAction:
- Eliminar completamente el tipo. Solo puede hacer esto si no hay actividades que usen el tipo.
- Ocultar el tipo a los usuarios finales. En este caso, los usuarios ya no podrán usar el tipo en búsquedas ni en nuevas actividades, pero las actividades existentes que usan el tipo no se ven afectadas.
Ocultar un tipo en lugar de eliminarlo es más seguro porque siempre puede restaurarlo si cambia de opinión.
- Por ejemplo, si cambia el estado del tipo de actividad “Carta” a Inactivo, todas las actividades existentes que tenían asignado el tipo Carta seguirán asignadas a este tipo. Sin embargo, el tipo Carta ya no estará disponible para nuevas actividades.
- También puede seleccionar opciones intermedias entre hacer el tipo completamente disponible o completamente oculto. Para más detalles, consulte Determinar dónde se muestran los tipos de actividad.
Eliminar un tipo de actividad
No puede eliminar ni inactivar los tipos de actividad predeterminados que se usan para actividades generadas. Para más detalles sobre estos tipos, consulte Actividades generadas automáticamente.
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Actividades, Citas y Referencias de Documentos en la lista de entidades.
- Haz clic en el botón Tipos para abrir el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
- Selecciona el Tipo de Actividad que deseas eliminar y haz clic en el botón Eliminar.
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En el cuadro de diálogo Confirmar Eliminación, selecciona el método que deseas usar para eliminar el tipo de actividad.
Para Haz esto Ocultar el tipo para los usuarios finales, pero mantener la información en la base de datos. Selecciona la opción Ocultar este tipo en la lista de tipos.... Eliminar completamente el tipo.
Ten en cuenta que solo puedes eliminar el tipo si actualmente no hay actividades que lo usen.
Selecciona la opción Eliminar este tipo del sistema de forma permanente. -
Haz clic en OK. Si intentas eliminar completamente un tipo pero este está siendo usado por actividades o citas en InterAction, aparecerá un mensaje de error. Deberás eliminar esos elementos o cambiarles el tipo antes de continuar.
- Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
Crear y Editar Grupos de Tipos de Actividad
Los grupos de tipos de actividad se usan para filtrar actividades en el Web Client de InterAction. Si quieres usar un nuevo grupo de tipos de actividad con un nuevo tipo de actividad, primero debes crear el grupo.
Los grupos de tipos de actividad también se usan para determinar qué actividades se muestran en algunas áreas de InterAction para Microsoft Outlook.
Utiliza InterAction Administrator para crear grupos de tipos de actividad. Al crear un grupo, solo necesitas asignarle un nombre.
InterAction incluye varios grupos de tipos de actividad. Puedes editar algunos de estos grupos según tus necesidades, pero otros se usan para procesos especiales y no deben modificarse. Estos son los siguientes:
| ID | Nombre Predeterminado |
|---|---|
| 10 | Cambio de Nombre/Título |
| 20 | Cambio de Empleo |
| 30 | Cambio de Teléfono/Dirección |
Administrar Grupos de Tipos de Actividad y Cita
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Actividades, Citas y Referencias de Documentos en la lista de entidades.
- Haz clic en el botón Tipos para abrir el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
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Haz clic en Grupos. Desde aquí, puedes agregar, editar y eliminar grupos de tipos de actividad.
Para Haz esto Agregar un nuevo grupo Haz clic en Nuevo. Ingresa un nombre para el grupo y haz clic en OK. Cambiar el nombre de un grupo. Selecciona el grupo y haz clic en Editar. Cambia el nombre del grupo y haz clic en OK. Eliminar un grupo. Selecciona el grupo y haz clic en Eliminar. Cuando se te solicite, confirma la eliminación. Precaución: No elimines los grupos del sistema que vienen con InterAction. Además, ten en cuenta que no puedes eliminar un grupo que esté siendo usado por algún tipo de actividad. Antes de eliminar un grupo, cambia los tipos de actividad que lo estén usando a otro grupo.
- Cuando termines de modificar los grupos de tipos de actividad, haz clic en el botón Cerrar. Haz clic en Cerrar nuevamente para cerrar el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
¿Cómo aparece un nuevo grupo de tipos de actividad en el Web Client y el Windows Client?
Los grupos de actividad solo se muestran cuando contienen tipos de actividad, por lo que debes asignar uno o más tipos a un grupo nuevo.
Un nuevo grupo de tipos de actividad estará disponible en el Web Client y el Windows Client de inmediato. El grupo estará disponible en cualquier lugar donde se muestren tipos de actividad dentro de grupos.
Ten en cuenta que las reglas que determinan dónde se usan los tipos de actividad también se aplican indirectamente a los grupos de tipos de actividad. Por ejemplo, la página Configurar Alertas muestra los tipos de actividad por grupo. Si todos los tipos dentro de un grupo nuevo están configurados para no mostrarse en esta página (es decir, la casilla Mostrar en la página Personalizar Lista de Seguimiento / Alertas no está seleccionada), entonces el grupo nuevo no se mostrará en esa página.
Para más información sobre las opciones que controlan dónde se muestra un tipo de actividad, consulta Determinar dónde se muestran los tipos de actividad.