Cuando creas un nuevo tipo de actividad, puedes decidir si los usuarios finales pueden usar ese tipo o no. También puedes especificar en qué áreas del sistema pueden utilizarlo.
El objetivo principal de estas configuraciones es facilitar que los usuarios finales seleccionen los tipos correctos al trabajar en el Web Client y el Windows Client. Por ejemplo, filtrar los tipos de actividad que solo son relevantes para actividades generadas automáticamente en el cuadro de diálogo Agregar Actividad mantiene la lista de tipos válidos corta y asegura que los usuarios no seleccionen accidentalmente el tipo incorrecto al crear una actividad.
Consulta los siguientes temas:
- Tipos disponibles para los usuarios finales
- Tipos ocultos
- Cambiar cómo se muestra un tipo de actividad a los usuarios finales
- Ocultar un tipo de actividad a los usuarios finales
- Uso de tipos de actividad para elementos del calendario
Tipos disponibles para los usuarios finales
Para los tipos de actividad que deben estar disponibles para los usuarios finales, puedes elegir entre tres opciones que controlan dónde estará disponible el tipo. La siguiente tabla resume las opciones y describe las áreas donde los usuarios verán los tipos en el Web Client, su PIM (Outlook) y el Windows Client.
| Opción | Web Client/PIMs | Windows Client |
|---|---|---|
| Mostrar en la lista de tipos disponibles al crear o editar | El tipo de actividad está disponible en el cuadro de diálogo Agregar/Editar. Los usuarios pueden seleccionar el tipo al crear y editar actividades. | El tipo de actividad está disponible en el cuadro de diálogo Agregar/Editar. Los usuarios pueden seleccionar el tipo al crear y editar actividades. |
| Mostrar en la lista de tipos disponibles al buscar/filtrar |
El tipo de actividad está disponible en la página de Búsqueda General de Actividades. Los usuarios pueden usar el tipo como criterio en una búsqueda de actividades. El tipo también se incluye en la lista al filtrar por tipo en las páginas de Resumen de Empresa/Persona y Actividades. |
El tipo de actividad está disponible al filtrar actividades por tipo en la vista de Detalles de Contacto. Ten en cuenta que todos los tipos de actividad siempre están disponibles como criterio para búsquedas en el Windows Client. |
| Mostrar en la página Personalizar Lista de Seguimiento / Alertas y en el filtro de Opciones de Actividad para Reportes |
El tipo de actividad está disponible en las páginas Configurar Alertas. Los usuarios pueden elegir filtrar sus alertas por el tipo. Ten en cuenta que las actividades que usan tipos sin esta opción aún pueden mostrarse en la página Mis Alertas cuando el usuario no filtra por tipo, por ejemplo, si el usuario elige ver Todos los Elementos. |
El tipo de actividad está disponible en los cuadros de diálogo para crear un reporte personalizado. Los usuarios pueden elegir filtrar el conjunto de actividades incluidas en el reporte por tipo. |
Ten en cuenta que cambiar las configuraciones anteriores para un tipo de actividad no cambia ni oculta ninguna de las actividades que actualmente usan ese tipo. Por ejemplo, si desmarcas la opción Mostrar en la lista de tipos disponibles al crear o editar, las actividades existentes que usan ese tipo seguirán estando disponibles al ver la lista de actividades de un contacto.
De manera similar, desmarcar la opción Mostrar en la lista de tipos disponibles al buscar/filtrar para un tipo en particular solo significa que los usuarios no podrán usar ese tipo como criterio en una búsqueda. Buscar actividades usando otros criterios aún puede encontrar actividades que usen ese tipo.
Hacer que un tipo de actividad esté disponible para crear y editar
En este ejemplo, el tipo Presentación es un tipo de actividad personalizado agregado a InterAction. La opción Mostrar en la lista de tipos disponibles al crear o editar está seleccionada para este nuevo tipo.
[A] Cuadro de diálogo Agregar/Editar Actividad en el Web Client. El tipo de actividad recién agregado aparece en la lista desplegable.
[B] Cuadro de diálogo Agregar/Editar Actividad en el Windows Client. El tipo de actividad recién agregado aparece en la lista desplegable.
Hacer que un tipo de actividad esté disponible para búsqueda y filtrado
En este ejemplo, el tipo Presentación es un tipo de actividad personalizado agregado a InterAction. La opción Mostrar en la lista de tipos disponibles al buscar/filtrar está seleccionada para este nuevo tipo.
[A] El formulario de Búsqueda General de Actividades. El tipo recién agregado está disponible como criterio de búsqueda.
[B] El cuadro de diálogo usado para filtrar una lista de actividades. El tipo recién agregado está disponible aquí.
Hacer que un tipo de actividad esté disponible para alertas
En este ejemplo, el tipo Presentación es un tipo de actividad personalizado agregado a InterAction. La opción Mostrar en la página Personalizar Lista de Seguimiento y en las Opciones de Actividad para Reportes está seleccionada para este nuevo tipo.
[A] El tipo está disponible en la página Configurar Alertas. El usuario puede elegir si incluir o excluir actividades con este tipo al personalizar la vista.
Hacer que un tipo de actividad esté disponible en reportes personalizados del Windows Client
En este ejemplo, el tipo Presentación es un tipo de actividad personalizado agregado a InterAction. La opción Mostrar en la página Personalizar Lista de Seguimiento / Alertas y en el filtro de Opciones de Actividad para Reportes está seleccionada
[A] Al configurar opciones para mostrar actividades en un reporte, puedes elegir incluir tipos específicos.
[B] El nuevo tipo de actividad está disponible en la lista.
Tipos ocultos
Además de controlar dónde se muestra un tipo de actividad, también puedes ocultar completamente un tipo. En este caso, los usuarios finales no ven el tipo al crear o editar actividades, al filtrar o buscar, ni en sus alertas.
Normalmente ocultas tipos de actividad en las siguientes situaciones:
-
Quieres eliminar el tipo del sistema, pero hay actividades existentes que usan ese tipo y que no deben eliminarse ni modificarse.
En este caso, puedes ocultar el tipo para evitar su uso en el futuro. Las actividades existentes que usan el tipo no se ven afectadas. Para más detalles, consulta “Eliminar tipos de actividad” en Crear y editar tipos y grupos de actividad.
-
El tipo se usa para procesos especiales, pero no debe ser utilizado por los usuarios finales.
El tipo de sistema predeterminado es un ejemplo de esta situación. Este tipo se usa para actividades generadas durante ciertos procesos como Limpieza de Asociaciones y Fusión de Duplicados. Los usuarios finales no necesitan crear ni buscar por este tipo, así que ocultarlo completamente es una buena solución.
Ten en cuenta que ocultar un tipo no cambia ni oculta ninguna actividad que use ese tipo. Por lo tanto, aunque los usuarios no puedan usar el tipo de actividad Sistema, aún pueden ver actividades que fueron creadas con él al ver la lista de actividades de un contacto.
Cambiar cómo se muestra un tipo de actividad a los usuarios finales
- Edita el tipo como se describe en “Editar un tipo de actividad” en Crear y editar tipos y grupos de actividad.
-
En Estado, asegúrate de que la opción Mostrar este tipo a los usuarios (activo) esté seleccionada, luego marca las casillas según sea necesario.
Puedes elegir entre las siguientes opciones:
- Mostrar en la lista de tipos disponibles al crear o editar
- Mostrar en la lista de tipos disponibles al buscar/filtrar
- Mostrar en la página Personalizar Lista de Seguimiento / Alertas y en el filtro de Opciones de Actividad para Reportes
Para más detalles sobre lo que significan estas opciones, consulta Tipos disponibles para los usuarios finales.
¡Debes seleccionar al menos una casilla! Si ninguna de las opciones aplica, cambia el Estado a Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo).
- Haz clic en el botón OK para guardar los cambios.
-
Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
Los cambios estarán disponibles de inmediato en el Web Client y el Windows Client.
Ocultar un tipo de actividad a los usuarios finales
Consulta también “Eliminar tipos de actividad” en Crear y editar tipos y grupos de actividad.
- Edita el tipo como se describe en Editar un tipo de actividad.
- En Estado, selecciona la opción Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo).
- Haz clic en el botón OK para guardar los cambios.
-
Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
Los cambios estarán disponibles de inmediato en el Web Client y el Windows Client.
Uso de tipos de actividad para elementos del calendario
Si usas Microsoft Outlook como el PIM de tu organización, puedes habilitar la sincronización entre los elementos del calendario (citas) e InterAction. Las citas en InterAction son similares a las actividades, aunque solo pueden crearse en el PIM.
Las citas pueden usar los mismos tipos de actividad que las actividades normales. Como no todos los tipos de actividad tienen sentido para las citas, puedes elegir los tipos específicos que quieres que estén disponibles.
- Edita el tipo como se describe en Editar un tipo de actividad.
-
Marca la casilla Hacer que este tipo de actividad esté disponible para elementos del calendario.
Al agregar reuniones y citas a InterAction desde Outlook, solo estarán disponibles los tipos con esta casilla seleccionada.
- Haz clic en OK para guardar los cambios.
- Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Actividad y Cita.
Ten en cuenta que esta opción no tiene efecto hasta que habilites la sincronización del calendario.