Puedes configurar varias opciones que controlan cómo funcionan las actividades. La mayoría de estos ajustes se configuran en el cuadro de diálogo de Configuración de Actividades y Citas, aunque algunos requieren que actualices los archivos de configuración del Servidor de Aplicaciones.
Configuración de Actividades y Citas
Para más detalles sobre los ajustes, consulta los siguientes temas:
- Valores predeterminados disponibles para actividades
- Configurar opciones generales de actividades
- ¿Por qué querría incluir empresas asociadas en una actividad o cita?
- Cómo agrupar varias actividades en una sola fila en las vistas de Web Client
- Configurar el cuadro de diálogo de alertas
Valores predeterminados disponibles para actividades
La siguiente tabla resume los ajustes de actividades que puedes cambiar en InterAction Administrator.
Para algunos de estos ajustes, hay más detalles en las secciones siguientes.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Configuración de nuevas actividades/citas | |
| Valor predeterminado de 'Quién puede ver esto' para actividades/citas |
Este valor determina el valor predeterminado para este campo al crear una nueva actividad o cita. Las opciones son:
Para más información sobre cómo funciona la seguridad en las actividades, consulta Seguridad para actividades. |
|
Tipo predeterminado, a menos que se especifique en el PIM, al crear una actividad Ten en cuenta que “PIM” se muestra como el PIM que utiliza tu organización (Microsoft Outlook) |
Este valor determina el tipo predeterminado al crear una nueva actividad. Las opciones son:
Ten en cuenta que los usuarios pueden crear actividades a partir de elementos seleccionados en el PIM de tu organización. El tipo de actividad predeterminado guardado en este ajuste no se utiliza para estas actividades. Para más información sobre cómo crear tipos de actividad, consulta Crear y editar tipos y grupos de actividades. Para información sobre cómo hacer que los tipos de actividad estén disponibles al crear o editar actividades, consulta Determinar dónde se muestran los tipos de actividad. |
| Al agregar una actividad/cita para una o más personas | |
| Agregar automáticamente la empresa asociada de cada persona |
Cuando esta opción está seleccionada, la empresa asociada de cada persona incluida en la actividad se añade como contacto en la actividad o cita. Ten en cuenta que la empresa asociada de los contactos en las carpetas Nuestro Personal y Nuestros Consultores nunca se añade automáticamente. Para más detalles, consulta ¿Por qué querría incluir empresas asociadas en una actividad o cita?. |
| Solo agregar los contactos seleccionados por el usuario | Cuando esta opción está seleccionada, solo los contactos que el usuario seleccionó se agregan a la actividad o cita. No se incluyen las empresas asociadas de las personas. |
|
Al agregar una actividad o cita desde un elemento de PIM Ten en cuenta que "PIM" se muestra como el PIM específico que utiliza tu organización (Microsoft® Outlook®) |
|
| Agregar todas las personas del elemento a la actividad/cita |
Cuando esta opción está seleccionada, todos los contactos del elemento se incluyen en la actividad o cita de InterAction. Por ejemplo, al agregar una actividad desde un mensaje de correo electrónico, todos los destinatarios del correo se incluyen en la actividad. |
| Excluir Nuestro Personal y Nuestros Consultores de la actividad/cita |
Cuando esta opción está seleccionada, cualquier contacto del elemento que también esté en las carpetas Nuestro Personal o Nuestros Consultores se excluye de la actividad. Esto es útil para filtrar “ruido”, ya que no siempre es útil incluir personas internas en las actividades o citas. |
| Al agregar una actividad desde un mensaje de correo electrónico | |
| Incluir el texto del mensaje de correo electrónico | Cuando esta opción está seleccionada, el texto del mensaje de correo electrónico se incluye automáticamente en el cuerpo de la actividad. Ten en cuenta que el usuario que agrega la actividad puede editar el texto según sea necesario, por ejemplo, para eliminar partes del correo que no deberían incluirse. |
| Excluir el texto del mensaje de correo electrónico |
Cuando esta opción está seleccionada, el texto del mensaje de correo electrónico no se incluye automáticamente en el cuerpo de la actividad. Ten en cuenta que el usuario que agrega la actividad puede elegir el botón Insertar cuerpo para copiar el cuerpo del correo electrónico en la actividad. Además, esta opción solo aplica a actividades de correo electrónico, no a elementos de calendario. |
| Visualización de actividades/citas | |
| Al ver una lista, mostrar solo una fila para una actividad/cita si el número de contactos supera |
Este campo te permite especificar el umbral a partir del cual una actividad o cita con varios contactos se muestra en una sola fila. Esto afecta principalmente a la página Mis alertas. Para más detalles, consulta Cómo agrupar varias actividades en una sola fila en las vistas de Web Client. |
| Integración externa | |
| Mostrar la casilla para hacer que la actividad/cita esté disponible para contactos externos | Cuando esta casilla está seleccionada, la casilla Hacer disponible para clientes está disponible en InterAction Windows Client, Web Client y Desktop Integration al crear nuevas actividades. |
| Etiqueta: Hacer disponible para | Introduce el texto que quieres que se muestre en la casilla. |
|
Configuración de citas Estos ajustes permiten la sincronización del calendario de Microsoft® Outlook®. Ten en cuenta que estas opciones solo se muestran si tu entorno está configurado para sincronizar con Microsoft. |
|
|
InterAction para Microsoft® Outlook® Estos ajustes configuran el comportamiento predeterminado de InterAction para Microsoft Outlook. |
Además de los ajustes anteriores, puedes establecer opciones adicionales editando los archivos de configuración en el Servidor de Aplicaciones. Consulta Configurar el cuadro de diálogo de alertas.
Configurar opciones generales de actividades
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Haz clic en el botón Configuración.
- Selecciona las opciones que desees. Para ver la lista de ajustes disponibles, consulta Valores predeterminados disponibles para actividades.
- Haz clic en OK para guardar los cambios.
- Haz clic en Cerrar.
¿Por qué querría incluir empresas asociadas en una actividad o cita?
Puedes configurar InterAction para que incluya automáticamente las empresas asociadas en las actividades. Por ejemplo, si un usuario selecciona a Jane Tarnoff de Telenorth y a Donna Roeser de Guru, Ltd, y luego añade una actividad, la actividad resultante tendrá cuatro contactos:
- Jane Tarnoff
- Telenorth
- Donna Roeser
- Guru, Ltd.
En la mayoría de los casos, conviene incluir las empresas, por dos razones:
- Al ver una empresa en InterAction, los usuarios pueden ver las actividades relacionadas con los empleados de la empresa.
- La lista de actividades de una empresa sigue reflejando con precisión las personas y empresas involucradas, incluso cuando las personas cambian de trabajo. Por ejemplo, supón que Ed Roberts creó una actividad con los cuatro contactos mencionados arriba. Más adelante, Donna Roeser deja Guru, Ltd y su información de contacto se actualiza en InterAction. Si la actividad no incluyó a Guru desde el principio, se perdería el hecho de que Guru estuvo involucrada de alguna manera.
Cómo agrupar varias actividades en una sola fila en las vistas de Web Client
En InterAction, una actividad o cita puede estar asociada a cualquier cantidad de contactos. Normalmente, las distintas vistas de actividades en Web Client muestran una fila separada por cada contacto. Esto significa que la misma actividad puede mostrarse varias veces, cada vez con un contacto diferente. Si una actividad tiene muchos contactos, esta vista resulta menos útil.
Para que esta información sea más útil, puedes establecer un “umbral” para limitar esta visualización. Esto “agrupa” las actividades en una sola fila.
Actividades consolidadas en la página Mis alertas
[A] Varios contactos para esta actividad se han consolidado en una sola fila.
[B] Este es un ejemplo de una sola actividad que se muestra varias veces, una por cada contacto. En este caso, hay cuatro contactos en esta actividad, por lo que está por debajo del umbral de cinco.
Por defecto, este umbral está configurado en cinco contactos. Por lo tanto, si una actividad tiene seis o más contactos asociados, la actividad se agrupará en una sola fila.
Agrupar las actividades de esta manera funciona en la página Mis alertas, en los resultados de búsqueda de actividades y en las páginas que muestran actividades para un asunto, compromiso u oportunidad.
Este umbral solo funciona correctamente si los contactos están asociados a la misma actividad. Si, en cambio, creas varias actividades duplicadas, no se consolidarán.
Puedes cambiar el umbral de consolidación modificando la opción Al ver una lista, mostrar solo una fila para una actividad si el número de contactos supera. Puedes establecerlo en un número entre uno y diez. Consulta Configurar opciones generales de actividades.
Configurar el cuadro de diálogo de alertas
La página Mis alertas muestra el conjunto de actividades recientes para los contactos que un usuario ha elegido monitorear.
Los usuarios individuales de Web Client pueden configurar la página Mis alertas seleccionando tanto los tipos de actividades que desean ver como los contactos que quieren monitorear. Los usuarios eligen estas opciones desde el cuadro de diálogo Configurar alertas, al que se accede desde el enlace Configurar valores predeterminados de alerta en la página Mis alertas.
Puede configurar los siguientes ajustes para su organización:
- El conjunto de elementos (actividades y citas) que los usuarios pueden seleccionar desde la página Filtrar alertas. Esto se configura especificando qué tipos deben mostrarse en la página. Para más detalles, consulte “Tipos disponibles para los usuarios finales” en Determinar dónde se muestran los tipos de actividad.
- El conjunto de contactos que los usuarios pueden seleccionar desde la página Seleccionar contactos para monitorear. Esto se configura especificando una lista de carpetas en un archivo de configuración.
Configurar la página Seleccionar contactos para monitorear
La página Seleccionar contactos para monitorear muestra un conjunto de listas de contactos. Los usuarios de Web Client pueden seleccionar qué colecciones de contactos desean monitorear. Solo los contactos dentro de las colecciones seleccionadas generarán alertas. En el ejemplo que se muestra a continuación, el usuario ha seleccionado monitorear Mis contactos, Contactos que conozco y Lista de llamadas de Ed.
Esta lista siempre incluye casillas de verificación para Mis contactos y Contactos que conozco. De forma predeterminada, la lista también incluye todos los tipos de contacto y las listas de trabajo que el usuario utiliza con frecuencia.
Puede personalizar el conjunto de casillas de verificación que se muestran en esta página editando un archivo de configuración del Application Server. Si su organización tiene un gran número de carpetas, debería limitar esta página a una cantidad razonable para no saturar a los usuarios.
Seleccionar los contactos para monitorear
Configure la página editando las siguientes opciones en el archivo InterActionWebPage.cfg:
- watchListContactsListInclude define la lista de carpetas que deben incluirse como casillas de verificación en la página.
- watchListContactsListExclude define un conjunto de carpetas que deben excluirse específicamente.
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| watchListContactsListInclude | |
| allContactTypes | Se incluyen todos los tipos de contacto a los que el usuario tiene acceso de lectura. |
| allWorkingLists | Se incluyen todas las listas de trabajo a las que el usuario tiene acceso de lectura. |
| frequentlyUsedWorkingLists | Se incluyen todas las listas de trabajo a las que el usuario tiene acceso de lectura y que ha marcado como de uso frecuente. |
| IDs de carpeta |
Puede especificar cualquier ID de carpeta para incluir la carpeta en la página. Los IDs de carpeta deben especificarse en el formato sourceID/FolderID. Por ejemplo, la lista de marketing de tarjetas de felicitación predeterminada tiene el siguiente ID de carpeta: 2/-10017 Tenga en cuenta que la mayoría de los IDs de carpeta predeterminados son números negativos. Las carpetas que usted cree tendrán IDs de número positivo. Por lo tanto, el ID de una carpeta personalizada que haya creado podría verse así: 2/42 |
| allFolders (obsoleto) | Las versiones anteriores de InterAction incluían la opción allFolders. Si esta opción sigue configurada en su entorno, se comporta igual que la opción allWorkingLists. |
| watchListContactsListExclude | |
| ID de carpeta |
Puede especificar cualquier ID de carpeta para excluirla de la página. Los IDs de carpeta deben especificarse en el formato sourceID/FolderID. Por ejemplo, el tipo de contacto Fallecido predeterminado tiene el siguiente ID de carpeta: 2/-10011 De forma predeterminada, los tipos de contacto Fallecido y Empresas fuera de negocio están excluidos. |
Cambiar las casillas de verificación que se muestran en la página Contactos para monitorear
Para cambiar el conjunto de listas que se muestran en la página Contactos para monitorear, siga estos pasos:
-
En su máquina del Application Server de InterAction, localice el directorio etc.
En una instalación predeterminada, la ruta es la siguiente:
C:\Program Files\LexisNexis\InterAction\AppServer\iahome\etc
- Abra el archivo llamado InterActionWebPage.cfg en un editor de texto.
-
Ubique la variable watchListContactsListInclude.
Por defecto, está configurada para incluir todos los tipos de contacto y las listas de trabajo de uso frecuente. La línea se ve así:
watchListContactsListInclude = allContactTypes;frequentlyUsedWorkingLists
-
Usando punto y coma (;) para separar los elementos, agregue los IDs de carpeta de las carpetas que desea incluir en la lista. Para más detalles sobre las opciones que puede incluir, consulte Configurar ajustes generales para actividades y citas.
Por ejemplo, suponga que su organización creó una lista de marketing llamada “Boletín de tecnología” que desea incluir. El source ID de esta carpeta es 2 y el folder ID es 42. Por lo tanto, ingresaría lo siguiente:
watchListContactsListInclude = allContactTypes;frequentlyUsedWorkingLists;
2/42
En su editor de texto, esto debe aparecer todo en una sola línea.
- Si desea excluir específicamente alguna carpeta, agregue el ID de carpeta a la configuración watchListContactsListExclude, separando nuevamente los elementos con punto y coma.
- Guarde el archivo InterActionWebPage.cfg. Los cambios estarán disponibles después de la próxima actualización de la caché del Application Server.