En una organización de servicios profesionales, dos de los activos más importantes son los siguientes:
- Los clientes y contactos de la organización
- Los materiales (documentos) producidos en apoyo a esos clientes
Las referencias de documentos en InterAction te permiten vincular estos materiales (contratos, propuestas, cartas de compromiso, etc.) con los clientes, contactos, asuntos, oportunidades y compromisos en InterAction. Los profesionales y el personal pueden hacer un seguimiento sencillo de toda la información relevante relacionada con la atención a sus clientes.
Aunque las funciones de documentos de InterAction son útiles, no ofrecen toda la funcionalidad de un Sistema de Gestión Documental (DMS). Además, no existe integración entre los documentos en InterAction y un DMS. Si tu organización ya utiliza un DMS, no deberías implementar las funciones de referencias de documentos en InterAction.
Consulta los siguientes temas:
- ¿Dónde pueden los usuarios adjuntar documentos en InterAction?
- ¿Dónde almacena los documentos InterAction?
- Antes de implementar documentos
- Pasos para implementar documentos en InterAction
- Acerca de la configuración de los ajustes de documentos
¿Dónde pueden los usuarios adjuntar documentos en InterAction?
Una vez que hayas activado la función de documentos, los usuarios pueden adjuntar documentos a los siguientes elementos de InterAction:
Ten en cuenta que no se pueden agregar archivos de dos GB o más a InterAction.
- Actividades. El ejemplo más común de esto es un archivo adjunto en un correo electrónico.
- Contactos. Los documentos se pueden adjuntar directamente a un contacto. Por ejemplo, un usuario podría añadir una copia del informe anual de una empresa directamente al contacto de la empresa. Un currículum o una biografía más extensa también podrían ser útiles para añadir a un contacto personal.
- Asuntos, Oportunidades o Compromisos. Si tu organización tiene licencia para alguno de estos módulos, los usuarios pueden incluir documentos directamente en estos elementos. Esto es útil para poner a disposición de otros en InterAction los distintos documentos asociados a ese trabajo. Por ejemplo, los usuarios podrían añadir RFPs, propuestas o contactos a un asunto, oportunidad o compromiso.
Las referencias de documentos están disponibles en el Web Client, el Windows Client y los componentes de Integración de Escritorio de InterAction. Desde cualquiera de estos lugares, los usuarios pueden ver y adjuntar documentos.
Visualización y adjunto de documentos en el Web Client
[A] Aquí se muestran los documentos ya adjuntos a la actividad.
[B] Selecciona Adjuntar para añadir un documento adicional
[C] Usa el botón Examinar para buscar el documento que deseas adjuntar. Completa la información adicional sobre el documento.
[A] Aquí se muestran los documentos ya adjuntos a la actividad.
[B] Selecciona Adjuntar para añadir un documento adicional.
[C] Usa el botón Examinar para buscar el documento que deseas adjuntar. Completa la información adicional sobre el documento.
Para más información sobre cómo los usuarios finales trabajan con documentos en InterAction, consulta Cómo trabajan los usuarios finales con documentos.
¿Dónde almacena los documentos InterAction?
Cuando un usuario añade un documento a InterAction, InterAction coloca una copia del documento en una ubicación especial llamada repositorio de documentos, y luego almacena una referencia (enlace) al documento en la base de datos. En este punto, el documento en InterAction y la versión original en el disco duro del usuario ya no están conectados. Cualquier cambio que el usuario haga en la versión original no se reflejará en la versión de InterAction, y viceversa.
El repositorio de documentos define una ubicación física en un servidor de archivos donde se almacenan los documentos. InterAction utiliza un componente llamado Servidor de Repositorio de Documentos para gestionar esta ubicación. El servidor es una aplicación web que accede a la ubicación del servidor de archivos según sea necesario para añadir y recuperar los documentos. Puedes configurar varios Servidores de Repositorio de Documentos en tu entorno.
Las solicitudes de documentos se enrutan desde las distintas aplicaciones cliente (Web Client, Windows Client, Integración de Escritorio) directamente a través del Servidor de Repositorio de Documentos. Ten en cuenta que las aplicaciones cliente se comunican directamente con el Servidor de Repositorio de Documentos; estas comunicaciones no pasan por el Servidor de Aplicaciones.
Esta configuración ofrece varios beneficios:
- Todos los usuarios de InterAction con los permisos adecuados pueden abrir y ver los documentos adjuntos a través de InterAction. El acceso a los documentos no depende de tener un mapeo de unidad específico.
- Los usuarios finales no necesitan ningún acceso a la ubicación física donde se almacenan los archivos. Por motivos de seguridad, se recomienda que los usuarios no tengan acceso a esta ubicación. Esto garantiza que el modelo de seguridad de InterAction controle todo el acceso de los usuarios finales a los documentos.
-
Puedes designar varios repositorios de documentos. Esto te permite crear repositorios que estén físicamente cerca de los principales grupos de usuarios, lo que mejora el rendimiento del sistema.
Por ejemplo, podrías tener un repositorio en Chicago y otro en Londres. Cuando un usuario en Londres añade un nuevo documento, el archivo se copia en el repositorio local en lugar de enviarse por la WAN a Chicago.
- El Windows Client, el Web Client y los componentes de Integración de Escritorio de InterAction pueden comunicarse directamente con el Servidor de Repositorio de Documentos. Por lo tanto, si tu Servidor de Aplicaciones está en Chicago, pero tienes repositorios tanto en Chicago como en Londres, los usuarios de Londres no necesitan enviar sus documentos a través del Servidor de Aplicaciones para añadirlos al repositorio de Londres.
Antes de implementar documentos
Por defecto, las referencias de documentos en InterAction están desactivadas. Esto te permite implementar o actualizar InterAction antes de configurar y probar completamente las referencias de documentos.
Antes de comenzar a configurar documentos, tu entorno de InterAction debe estar completamente operativo. Para una nueva implementación, puedes lanzar InterAction a los usuarios finales sin la función y luego activarla. Alternativamente, puedes configurar la función de documentos e incluirla en el lanzamiento inicial. En cualquiera de los dos métodos, asegúrate de que el resto de tu entorno esté listo antes de comenzar.
También debes tener en cuenta que debes ingresar tu Número de Cuenta de InterAction en InterAction Administrator antes de poder configurar la función de documentos.
Pasos para implementar documentos en InterAction
Una vez que hayas decidido implementar las referencias de documentos en InterAction, hay varios pasos que debes seguir. Todas las funciones relacionadas con documentos están inicialmente desactivadas en InterAction; debes activar la función antes de poder usarla.
Puedes configurar completamente la función antes de ponerla a disposición de los usuarios finales. Esto se recomienda para asegurarte de que todo esté correctamente configurado antes de que los usuarios comiencen a adjuntar documentos en InterAction.
La siguiente tabla muestra los pasos generales para implementar documentos en InterAction. Consulta las secciones posteriores de este capítulo para obtener detalles sobre cada paso.
Pasos generales para implementar documentos en InterAction
| Paso | Comentario | |
|---|---|---|
| Configurar opciones y ajustes de documentos | ||
| 1. | Configura una lista de tipos de documentos. Cada documento que se agrega a InterAction tiene un tipo para identificar el propósito o contenido del documento. Puedes definir una lista de tipos apropiados para tu entorno. | Consulta Configurar tipos de documentos. |
| 2. | Configura una lista de tipos de archivos excluidos. Estos son archivos que los usuarios no pueden agregar a InterAction. Esto es importante para evitar que los usuarios adjunten archivos basura de correos electrónicos o archivos ejecutables por error. | Consulta Evitar que los usuarios adjunten tipos de archivos. |
| 3. | Selecciona los valores predeterminados que se usarán cuando los usuarios agreguen nuevos documentos a InterAction. | Consulta Configuración general de documentos. |
| Configurar las ubicaciones donde se almacenarán los documentos (Repositorios) | ||
| 4. | Decide dónde quieres almacenar los documentos que los usuarios agregan a InterAction. Decide cuántas ubicaciones (repositorios) necesitas. | |
| 5. | Asegúrate de que la máquina que planeas usar para el Servidor de Repositorio de Documentos cumpla con los requisitos de sistema operativo y software. | |
| 6. | Configura tu servidor de archivos. Esto incluye crear un directorio para almacenar los archivos, configurar la seguridad de este directorio y definir tu estrategia de respaldo y antivirus. | |
| 7. |
Instala el Servidor de Repositorio de Documentos. Cada repositorio de documentos debe ser gestionado por un Servidor de Repositorio de Documentos. En un entorno típico, instalas una instancia del servidor para cada repositorio. |
|
| 8. | Configura los ajustes de IIS para el Servidor de Repositorio de Documentos. |
|
| 9. | Usa InterAction Administrator para configurar un repositorio de documentos. Esto vincula el Servidor de Repositorio de Documentos con la ubicación del servidor de archivos que has definido. |
|
| 10. | Si vas a implementar varios repositorios de documentos, repite los pasos 6-9 para cada repositorio adicional que necesites. | |
| Prueba tu configuración y despliega a los usuarios finales | ||
| 11. | Habilita la función de documentos solo para el usuario Administrador del sistema. |
|
| 12. | Inicia sesión en InterAction como usuario Administrador del sistema y revisa tu configuración para asegurarte de que todo esté correctamente configurado. | |
| 13. | Habilita la función para el resto de tu organización. | |
| Mantenimiento continuo | ||
| 14. | Asegúrate de que todos los archivos almacenados en cada repositorio se respalden regularmente. | |
| 15. | Realiza otras tareas de mantenimiento según sea necesario. | |
Acerca de la configuración de documentos
La mayoría de la configuración relacionada con documentos se realiza en InterAction Administrator. La mayoría de los ajustes relevantes están disponibles en el cuadro de diálogo Actividades, citas y referencias de documentos.
También ten en cuenta que debes hacer lo siguiente antes de poder configurar cualquier ajuste de documentos:
- Configura e inicia el Servidor de Aplicaciones de InterAction.
-
Configura InterAction Administrator para que se comunique con el Servidor de Aplicaciones. Para comprobar si esto está configurado, selecciona Configuración en la lista principal de entidades en InterAction Administrator y luego selecciona la pestaña General.
Puedes confirmar el acceso al Servidor de Aplicaciones haciendo clic en el botón Probar configuración.