Las siguientes secciones ofrecen una visión general de alto nivel sobre cómo funcionan los documentos para los usuarios finales.
Consulte las siguientes secciones:
- Requisitos para el equipo del usuario
- Adjuntar documentos a elementos de InterAction
- Ver y guardar documentos
- Editar y reemplazar documentos
Requisitos para el equipo del usuario
Adjuntar y ver documentos requiere un componente especial en la estación de trabajo del usuario para ciertas tareas:
- Adjuntar un documento a un elemento de InterAction.
- Abrir o guardar el documento.
No se necesita el componente para ver las propiedades del documento o la lista de documentos en un elemento de InterAction.
Este componente para documentos está disponible como parte del componente de Integración de Escritorio de InterAction. La Integración de Escritorio es necesaria para otras funciones (como combinaciones de correspondencia) y normalmente se instala en todos los equipos de los usuarios finales.
Si el componente necesario para los documentos no está ya instalado, se le pedirá al usuario que lo instale la primera vez que intente realizar una acción que lo requiera, como adjuntar o ver un documento. Sin embargo, debido a que la configuración de seguridad del equipo puede bloquear la descarga de software a través del navegador, se recomienda encarecidamente instalar los componentes de Integración de Escritorio en todos los equipos de los usuarios finales como parte de la implementación.
Instalación de los componentes de Integración de Escritorio
[A] El componente de Integración de Escritorio. Este componente principal es el único necesario para trabajar con documentos, enviar correos electrónicos y realizar combinaciones de correspondencia desde el Web Client.
Descarga automática de los componentes necesarios para trabajar con documentos
[A] El aviso inicial que advierte al usuario que los componentes no están instalados.
[B] Cuadro de diálogo de advertencia de seguridad. Elija Instalar para instalar los componentes necesarios y luego elija OK en el primer aviso.
Tenga en cuenta que la configuración de seguridad de Internet del equipo puede bloquear el cuadro de diálogo de instalación. En ese caso, cambie la configuración de seguridad o instale directamente los componentes de Integración de Escritorio (recomendado).
Adjuntar documentos a elementos de InterAction
Los usuarios pueden usar el Web Client o el Windows Client para adjuntar documentos. Para ver una lista de los elementos a los que se pueden adjuntar documentos, consulte “¿Dónde pueden los usuarios adjuntar documentos en InterAction?” en Descripción general de los documentos de InterAction.
Al adjuntar un documento, el usuario puede buscar el documento en su equipo o en la red.
Una vez que el documento se agrega a InterAction, no existe ninguna conexión entre la versión en el equipo o red del usuario y la versión almacenada en InterAction.
Ver y guardar documentos
Todos los documentos de un contacto en particular se muestran en la página de resumen del contacto (Web Client), la vista Documentos (Windows Client) o la pestaña Documentos (Integración de Escritorio). La lista de documentos incluye todos los documentos que son relevantes para el contacto, incluidos aquellos que están adjuntos a actividades que incluyen al contacto.
Por ejemplo, puede agregar una nueva actividad a los contactos Jane Tarnoff, Telenorth Financial Services y Edward Roberts e incluir el documento Telenorth Contract v.2.doc en la actividad. Este documento se incluye en la vista Documentos, junto con los documentos adjuntos directamente al contacto.
Tenga en cuenta que la cuadrícula en el Web Client no distingue entre documentos adjuntos a una actividad y los adjuntos directamente al contacto. Los usuarios pueden seleccionar un documento y elegir Ver > Actividad relacionada para aquellos que están en una actividad.
Ver la lista de documentos de un contacto en el Web Client
[A] Estos documentos están adjuntos a actividades que incluyen a este contacto.
[B] Este documento está adjunto directamente al contacto.
InterAction utiliza un navegador web estándar para abrir documentos. El usuario puede elegir abrir el documento directamente o guardar una copia en su equipo.
Cuadro de diálogo estándar del navegador para descargar un archivo
Editar y reemplazar documentos
InterAction no ofrece funciones típicas de un sistema de gestión documental, como seguimiento de versiones, registro de entrada/salida o auditoría. Solo se almacena una versión de un documento determinado en el repositorio.
Sin embargo, los usuarios pueden guardar copias de los documentos en sus equipos para hacer cambios según sea necesario y luego agregar los documentos modificados nuevamente a InterAction. Hay dos formas diferentes de agregar un documento editado de nuevo a InterAction.
- Agregar el documento como un documento completamente nuevo. Esto deja disponible el documento original.
- Editar las propiedades del documento y elegir reemplazar la versión existente por una nueva versión.
Agregar el documento revisado como un documento nuevo
Este es el método más sencillo. Los usuarios que adjuntan documentos a actividades suelen usar este método, ya que las revisiones de los documentos suelen estar relacionadas con una acción que debe registrarse en una actividad.
Por ejemplo, Ed Roberts envía un correo electrónico a su clienta Jane Tarnoff e incluye una copia preliminar del contrato del cliente. Crea una actividad para esta acción e incluye el contrato en la actividad.
Más adelante, necesita actualizar el contrato con algunos cambios menores. Abre el contacto de Jane en InterAction y guarda una copia del contrato original en su estación de trabajo. Después de editar el contrato, le envía a Jane un nuevo correo electrónico con la versión revisada.
Como este segundo correo electrónico también debe registrarse en InterAction, esta es la forma más rápida y sencilla de agregar el documento revisado de nuevo a InterAction. Otros usuarios que quieran conocer el historial de su organización con Jane pueden ver tanto las comunicaciones como las diferentes versiones del contrato.
Al usar este método, los usuarios deben incluir información de “versión” en los títulos de los documentos. Por ejemplo:
- Telenorth Contract v.1
- Telenorth Contract v.2
Reemplazar un documento existente con una nueva versión
Este método requiere más pasos, pero es útil si desea asegurarse de que el documento en InterAction refleje la versión más reciente. Este método se utiliza con mayor frecuencia para documentos adjuntos directamente a contactos o directamente a asuntos, oportunidades o compromisos.
Reemplazar un documento existente es similar a adjuntar un documento nuevo a un elemento de InterAction; debe buscar el archivo que desea agregar.
Para reemplazar un documento existente, haga lo siguiente:
- Desde cualquier lista de documentos, seleccione el documento y elija Editar > Propiedades del documento.
- Elija el botón Examinar.
- Seleccione la nueva versión del documento y elija Abrir.
- Cambie la información adicional en las propiedades del documento según sea necesario. Por ejemplo, puede usar el campo Descripción para proporcionar información sobre la nueva versión y el motivo del cambio.
- Elija OK. La versión revisada del documento se copia en InterAction y la versión anterior se elimina.
En el ejemplo, suponga que ya ha guardado una copia del Dossier de Marketing de Telenorth y lo ha actualizado con cambios. Ahora necesita volver a adjuntarlo al contacto Telenorth.
[A] Seleccione el documento de la lista.
[B] Elija Editar > Propiedades del documento. El cuadro de diálogo de Propiedades del documento muestra la información existente sobre el documento.
[C] Elija Examinar y seleccione la versión revisada del documento para agregar.
Esto reemplaza efectivamente el documento existente. Una vez que la versión revisada se agrega a InterAction, la versión anterior se elimina. InterAction no lleva un registro de las versiones anteriores de los documentos.