InterAction ofrece seguridad para controlar quién puede ver, agregar, editar y eliminar documentos.
Ten en cuenta que los usuarios pueden adjuntar documentos a asuntos, oportunidades y compromisos. Para obtener detalles sobre la seguridad de estos módulos, consulta la documentación proporcionada con tu módulo.
Consulta los siguientes temas:
- Acceso para ver documentos
- Acceso para adjuntar documentos
- Acceso para editar y eliminar documentos
- Establecer un valor predeterminado para la opción Quién puede ver esto
Acceso para ver documentos
En el contexto de esta sección, “ver documentos” significa ver la información sobre un documento (como el nombre y el tipo) y abrir el propio documento. No es posible separar estos dos tipos de visualización.
Al adjuntar un documento a una actividad, se aplica la seguridad de esa actividad. Si un usuario puede ver la actividad, también puede ver todos los documentos adjuntos a ella. Para obtener detalles sobre el acceso para ver actividades, consulta Acceso para ver actividades.
Al adjuntar un documento directamente a un contacto, el usuario puede especificar qué usuarios podrán ver el documento seleccionando una opción en la lista desplegable Quién puede ver esto.
Las opciones disponibles en esta lista dependen de la actividad y del usuario.
| Opción | Significado |
|---|---|
| Todos | Todos los usuarios de InterAction pueden ver la actividad. |
| Solo yo |
Solo el usuario actual y sus apoderados pueden ver el documento. Ten en cuenta que esta opción no está disponible al crear o editar documentos en el Windows Client. |
| Grupo específico | Todos los miembros del grupo pueden ver la actividad. El usuario puede seleccionar cualquier grupo del que sea miembro. |
Puedes establecer el valor predeterminado del campo Quién puede ver esto en Todos, Solo yo o Sin valor predeterminado. Para más detalles, consulta Establecer un valor predeterminado para la opción Quién puede ver esto.
[A] Selecciona los usuarios o el grupo que podrán ver este documento.
En este ejemplo, el usuario que adjunta el documento es miembro del grupo Profesionales. Por eso, este grupo aparece en la lista. Selecciona esta opción para restringir el acceso al documento solo a los miembros de este grupo.
Acceso para adjuntar documentos
Los usuarios pueden adjuntar documentos a actividades y contactos de la siguiente manera:
- Para documentos en actividades, se aplica la seguridad de esa actividad. Si un usuario puede crear o editar una actividad, también puede adjuntar documentos a ella. Para obtener detalles sobre el acceso para crear y editar actividades, consulta Seguridad para actividades.
- Todos los usuarios pueden adjuntar documentos a cualquier contacto al que tengan acceso para ver.
Acceso para editar y eliminar documentos
En el contexto de esta sección, “editar y eliminar documentos” se refiere a lo siguiente:
- Editar las propiedades del documento.
- Reemplazar el documento adjunto por una nueva versión.
- Eliminar completamente la referencia al documento.
El acceso para editar o eliminar un documento existente depende del documento específico.
Un documento adjunto a una actividad utiliza la seguridad de la actividad para determinar quién puede editar el documento.
Al adjuntar un nuevo documento a un contacto, asunto, oportunidad o compromiso, el usuario puede marcar la casilla Solo permitirme editar esto. Si se selecciona esta opción, solo el creador y sus apoderados pueden editar el documento, sin importar cualquier otra configuración. La opción Solo permitirme editar esto tiene prioridad sobre cualquier otra configuración de seguridad de edición que InterAction proporcione para el documento.
Para los documentos que no tienen seleccionada la casilla Solo permitirme editar esto, se aplican las siguientes reglas:
- Para documentos adjuntos a contactos, todos los usuarios que puedan ver el documento también pueden editarlo o eliminarlo. Por lo tanto, si el documento tiene la opción Quién puede ver esto configurada en Todos, todos los usuarios de InterAction pueden editarlo. En cambio, si la opción Quién puede ver esto está configurada para un grupo de usuarios específico, solo los miembros de ese grupo pueden editarlo.
- Para documentos relacionados con un asunto, oportunidad o compromiso, se aplican las configuraciones de seguridad definidas para el módulo. Consulta la documentación proporcionada con el módulo para más detalles.
Establecer un valor predeterminado para la opción Quién puede ver esto
Puedes establecer un valor predeterminado para la opción Quién puede ver esto. Cuando los usuarios adjuntan nuevos documentos, la opción se configura automáticamente con el valor predeterminado.
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Elige Configuración de documentos.
-
En Nueva configuración de documentos, selecciona el valor predeterminado que desees en la lista desplegable Valor predeterminado de ‘Quién puede ver esto’ para documentos relacionados con contactos.
Puedes elegir entre las siguientes opciones:
- Todos
- Solo yo
- Sin valor predeterminado: el usuario debe especificar
- Elige OK.
- Elige Cerrar.