Los tipos de documentos se utilizan para identificar el propósito o el contenido del documento. Son útiles al ver una lista de documentos y al buscar y filtrar documentos. Por ejemplo, podrías tener un tipo de documento llamado “Propuesta”. Los usuarios pueden usar este tipo como criterio para encontrar todas las propuestas de un contacto en particular.
Tu organización puede configurar un conjunto de tipos de documentos adecuados para tu entorno. Los usuarios pueden seleccionar de esta lista al adjuntar documentos o editar las propiedades de un documento.
Ten en cuenta que se proporciona un tipo (Adjunto) de forma predeterminada. Este tipo se usa como valor predeterminado al incluir automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico en actividades creadas a partir de mensajes de correo electrónico.
Consulta los siguientes temas:
- Identificar tus tipos de documentos
- Configuración de tipos de documentos
- Crear un tipo de documento
- Editar un tipo de documento
- Determinar dónde se muestran los tipos de documentos
- Eliminar tipos de documentos
- Establecer un tipo de documento como predeterminado para nuevos documentos
Identificar tus tipos de documentos
Al crear una lista de tipos de documentos para usar, evita definir una gran cantidad de tipos demasiado específicos. Hacer esto dificulta que los usuarios elijan el tipo correcto al agregar documentos al sistema y puede desmotivarlos a usarlo.
Por ejemplo, utiliza solo un tipo “Contrato” para todos los contratos. No intentes crear un tipo para cada clase de contrato que se use en tu organización.
Dado que los tipos de documentos se usan principalmente para buscar documentos y filtrar la lista de documentos de un elemento de InterAction, piensa en cómo los usuarios buscarán información al definir tus tipos.
Procura que los tipos de documentos sean funcionales: deben describir el propósito o contenido del documento, no cómo se creó. Por ejemplo, “Contrato” y “Acuerdo de confidencialidad” son tipos de documentos más útiles que “Documento de Word”.
Configuración de tipos de documentos
Utilizas InterAction Administrator para crear y editar tipos de documentos. Al crear un tipo de documento, debes especificar información para los siguientes campos.
Campos de tipo de documento
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre del tipo de documento. Esto se muestra en el Web Client, Windows Client y Desktop Integration cuando los usuarios crean, editan y ven documentos. |
|
Estado Para más detalles sobre estas configuraciones, consulta Determinar dónde se muestran los tipos de documentos. | |
| Mostrar este tipo a los usuarios (activo) |
Indica que este tipo de documento está disponible para los usuarios finales. Al seleccionarlo, puedes especificar cómo se puede usar el tipo:
|
| Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo) |
Indica que el tipo de documento no estará disponible para los usuarios finales. Esto es útil para quitar un tipo sin eliminarlo completamente del sistema. Los documentos que ya usan este tipo no se ven afectados. Ten en cuenta que puedes eliminar completamente un tipo de documento si no hay documentos que lo estén usando actualmente. Consulta Eliminar tipos de documentos. |
Cuadro de diálogo Nuevo/Editar tipo de documento
Crear un tipo de documento
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Haz clic en el botón Tipos de documentos para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de documentos.
-
Haz clic en el botón Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo tipo de documento.
Nota: Para ver la lista completa de campos de tipo de documento, consulta Configuración de tipos de documentos.
- Ingresa el Nombre.
-
En Estado, indica si el tipo de documento debe estar disponible para los usuarios finales o no.
Para Haz esto Hacer que el tipo esté disponible Selecciona Mostrar este tipo a los usuarios (activo) y luego marca las casillas para las áreas donde el tipo debe estar disponible.
Para más detalles, consulta Determinar dónde se muestran los tipos de documentos.
Ocultar el tipo a los usuarios finales. Normalmente esto solo se hace para tipos obsoletos que no quieres eliminar, pero que ya no deben usarse. Selecciona Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo).
Para más detalles, consulta Eliminar tipos de documentos.
- Haz clic en el botón OK.
-
Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de documentos y luego en Cerrar nuevamente.
El nuevo tipo de documento estará disponible de inmediato en el Web Client y el Windows Client. Los lugares donde estará disponible dependen de las opciones que seleccionaste en Estado. Para más detalles, consulta Determinar dónde se muestran los tipos de documentos.
Editar un tipo de documento
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Haz clic en el botón Tipos de documentos para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de documentos.
- Selecciona el Tipo de documento que deseas cambiar y haz clic en el botón Editar.
- Modifica los campos según sea necesario. Para más información sobre los campos, consulta Configuración de tipos de documentos.
- Haz clic en el botón OK.
-
Haz clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de documentos.
Los cambios estarán disponibles de inmediato en el Web Client y el Windows Client. Los lugares donde estará disponible el tipo de documento editado dependen de las opciones que seleccionaste en Estado. Para más detalles, consulta Determinar dónde se muestran los tipos de documentos.
Determinar dónde se muestran los tipos de documentos
Cuando creas un nuevo tipo de documento, puedes indicar si los usuarios finales pueden usar el tipo o no. También puedes especificar las áreas específicas del sistema en las que pueden usar el tipo.
El objetivo principal de estas configuraciones es facilitar a los usuarios finales la selección de los tipos correctos al trabajar en el Web Client o el Windows Client.
Tipos de documentos disponibles para los usuarios finales
Para los tipos de documentos que deben estar disponibles para los usuarios finales, puedes elegir entre dos opciones que controlan dónde estará disponible el tipo. La siguiente tabla resume las opciones y describe las áreas donde los usuarios verán los tipos.
Hacer que un tipo de documento esté disponible para los usuarios finales
| Opción | Web Client | Windows Client |
|---|---|---|
| Mostrar en la lista de tipos disponibles al crear o editar | El tipo está disponible en el cuadro de diálogo Adjuntar documento. Los usuarios pueden seleccionar el tipo al adjuntar documentos y editar las propiedades del documento. | El tipo está disponible en el cuadro de diálogo Adjuntar documento. Los usuarios pueden seleccionar el tipo al adjuntar documentos y editar las propiedades del documento. |
| Mostrar en la lista de tipos disponibles al buscar/filtrar | El tipo está disponible en la página de búsqueda de documentos. Los usuarios pueden usar el tipo como criterio al buscar documentos. El tipo también se incluye en la lista al filtrar por tipo en las páginas de resumen de empresa/persona y actividades. | El tipo está disponible al filtrar la lista de documentos de un contacto por tipo en la vista de detalles del contacto. |
El cuadro de diálogo para agregar/editar documentos en el Web Client y el Windows Client es similar.
Hacer que un tipo de documento esté disponible para búsqueda y filtrado - Web Client
[A] Usando la búsqueda de documentos en el Web Client. Los tipos de documentos disponibles al buscar/filtrar pueden usarse como criterio de búsqueda.
[B] Filtrando los documentos de un cliente en particular. Nuevamente, puedes usar los tipos de documentos como criterio de filtro.
Hacer que un tipo de documento esté disponible para filtrado - Windows Client
Filtrando la vista de documentos de un contacto en el Windows Client.
[A] Los tipos de documentos disponibles al buscar/filtrar se incluyen en el cuadro de diálogo Filtrar documentos.
Tipos ocultos
Además de controlar dónde se muestra un tipo de documento, también puedes ocultar completamente un tipo. En este caso, los usuarios finales no verán el tipo al adjuntar documentos, editar propiedades, filtrar o buscar.
Normalmente ocultas tipos de documentos cuando quieres eliminar el tipo del sistema, pero existen documentos que lo usan y que no deben eliminarse ni modificarse.
En este caso, puedes ocultar el tipo para evitar su uso en el futuro. Los documentos existentes que usan el tipo no se ven afectados. Para más detalles, consulta Eliminar tipos de documentos.
Ten en cuenta que ocultar un tipo no cambia ni oculta los documentos que lo usan. Por lo tanto, aunque los usuarios no puedan usar un tipo oculto, aún pueden ver los documentos que se adjuntaron usando ese tipo al ver la lista de documentos.
Cambiar cómo se muestra un tipo de documento a los usuarios finales
- Edite el tipo como se describe en “Editar un tipo de documento.
-
En Estado, asegúrese de que la opción Mostrar este tipo a los usuarios (activo) esté seleccionada, luego marque las casillas según sea necesario.
Puede elegir entre las siguientes opciones:
- Mostrar en la lista de tipos disponibles al crear o editar
-
Mostrar en la lista de tipos disponibles al buscar/filtrar
Para más detalles sobre lo que significan estas opciones, consulte Tipos de documentos disponibles para los usuarios finales.
¡Debe seleccionar al menos una casilla! Si ninguna de las opciones aplica, cambie el Estado a Ocultar este tipo a los usuarios (inactivo).
- Elija el botón OK para guardar los cambios.
-
Elija el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipo de documento.
Los cambios estarán disponibles de inmediato en el Web Client y el Windows Client.
Eliminar tipos de documentos
Hay dos formas de eliminar tipos de documentos de InterAction:
- Eliminar completamente el tipo. Solo puede hacer esto si no hay documentos que usen ese tipo.
-
Ocultar el tipo a los usuarios finales. En este caso, los usuarios ya no podrán usar el tipo en búsquedas ni para adjuntar nuevos documentos, pero los documentos existentes que usan ese tipo no se verán afectados.
Ocultar un tipo en lugar de eliminarlo es más seguro porque siempre puede restaurarlo si cambia de opinión.
- Por ejemplo, si cambia el estado del tipo de documento Propuesta a Inactivo, todos los documentos existentes que tenían asignado el tipo Propuesta seguirán teniendo ese tipo. Sin embargo, el tipo Propuesta ya no estará disponible para usar con nuevos documentos.
- También puede seleccionar otras opciones además de hacer que el tipo esté completamente disponible o completamente oculto. Para más detalles, consulte Determinar dónde se muestran los tipos de documentos.
Tenga en cuenta que no puede inactivar ni eliminar un tipo de documento que se utiliza como tipo predeterminado para nuevos documentos. Primero debe cambiar el tipo predeterminado a otro tipo. Para más detalles, consulte Establecer un tipo de documento como predeterminado para nuevos documentos.
Tampoco puede eliminar el tipo de documento Adjunto que viene por defecto. Este tipo siempre se usa como predeterminado al incluir automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico en actividades creadas a partir de mensajes de correo electrónico. Sin embargo, puede inactivar el tipo o hacerlo no disponible al agregar/editar si no quiere que los usuarios seleccionen este tipo al adjuntar documentos manualmente.
Eliminar un tipo de documento
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haga doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Elija el botón Tipos de documentos para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de actividades y citas.
-
Seleccione el Tipo de documento que desea eliminar y elija el botón Eliminar.
Si el tipo se está utilizando actualmente como tipo de documento predeterminado para nuevos documentos, aparecerá un mensaje de error. Debe cambiar el tipo predeterminado antes de eliminar o inactivar el tipo. Para más detalles, consulte Establecer un tipo de documento como predeterminado para nuevos documentos.
-
En el cuadro de diálogo Confirmar eliminación, seleccione el método que desea usar para eliminar el tipo de documento.
Para Haga esto Ocultar el tipo a los usuarios finales, pero mantener la información en la base de datos Seleccione la opción Ocultar este tipo en la lista de tipos..... Eliminar completamente el tipo.
Tenga en cuenta que solo puede eliminar el tipo si actualmente no lo usa ningún documento.
Seleccione la opción Eliminar este tipo del sistema de forma permanente. - Elija OK. Si está eliminando completamente un tipo, pero actualmente hay documentos en InterAction que lo usan, aparecerá un mensaje de error.
- Elija el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de documentos.
Establecer un tipo de documento como predeterminado para nuevos documentos
Cuando los usuarios adjuntan manualmente documentos a actividades, contactos, asuntos, oportunidades o compromisos en InterAction, pueden seleccionar el tipo de documento desde una lista desplegable. Puede especificar un tipo predeterminado. Cuando un usuario adjunta un nuevo documento, la opción Tipo se establece automáticamente en el tipo predeterminado.
Si desea que los usuarios tengan que seleccionar el tipo cada vez, puede elegir Sin predeterminado: el usuario debe especificar.
Tenga en cuenta que el tipo predeterminado no se usa para los archivos adjuntos de correo electrónico incluidos en actividades creadas a partir de mensajes de correo electrónico. Estos documentos siempre usan el tipo Adjunto que viene por defecto. Aunque no puede cambiar este predeterminado por un tipo completamente diferente, sí puede cambiar el nombre del tipo Adjunto si lo desea. Por ejemplo, podría cambiar el nombre a “Adjunto de correo electrónico”.
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haga doble clic en Actividades, citas y referencias de documentos en la lista de entidades.
- Elija el botón Configuración de documentos.
- En Tipo de documento predeterminado al agregar una referencia de documento, seleccione el tipo que desea usar como predeterminado.
- Todos los tipos de documentos que están disponibles al crear o editar documentos se muestran en la lista desplegable.
- Si no desea establecer un predeterminado, seleccione Sin predeterminado: el usuario debe especificar. En este caso, los usuarios siempre tendrán que seleccionar un tipo de documento al adjuntar uno nuevo.
- Elija OK para guardar el cambio.