Es muy difícil “deshacer” la eliminación de una carpeta en InterAction. No es posible recuperar simplemente una sola carpeta de una copia de seguridad de la base de datos. Rescatar una carpeta eliminada requiere restaurar toda la base de datos de InterAction en una ubicación temporal, exportar los contactos de la carpeta, recrear la carpeta en la base de datos de producción e importar los contactos. Algunos datos que no se pueden exportar, así como todos los vínculos de la carpeta, se pierden en este procedimiento.
Para evitar errores que consuman mucho tiempo, los únicos usuarios en su organización que deberían poder eliminar carpetas son aquellos responsables de datos o usuarios de marketing que hayan sido capacitados sobre las implicaciones de eliminar carpetas. Puede controlar esto configurando el permiso para eliminar carpetas.
Un usuario de Web Client que tenga el rol de administrador de una lista de trabajo puede “eliminar” la lista de trabajo en el Web Client. La carpeta no se elimina físicamente, pero se eliminan todos los derechos de acceso a la carpeta, por lo que solo el usuario Administrador del Sistema puede acceder a ella.
Lo ideal es archivar temporalmente las carpetas no deseadas en lugar de eliminarlas. Esto le da una “red de seguridad”: si el usuario necesita que se restaure la carpeta, puede hacerlo sin complicaciones. Si ningún usuario solicita que se restaure la carpeta en un plazo razonable, puede eliminarla de la base de datos. Esto también le permite eliminar físicamente las carpetas de la base de datos fuera del horario laboral, cuando el impacto en el rendimiento del sistema será mínimo.
Para archivar temporalmente una carpeta innecesaria, simplemente cambie el propietario al usuario Administrador del Sistema y elimine todos los demás derechos de acceso a la carpeta. Esto elimina efectivamente la carpeta del uso. InterAction también proporciona un tipo de carpeta “Archivo” que puede asignar a las carpetas archivadas para facilitar su revisión y eliminación posterior.
Esta sección incluye los siguientes procedimientos:
- Archivar una carpeta innecesaria
- Restaurar una carpeta archivada
- Eliminar carpetas antiguas de la base de datos
- Dar permiso a los usuarios para eliminar carpetas
Archivar una carpeta innecesaria
Tenga en cuenta que no necesita realizar estos pasos para una lista de trabajo eliminada usando el Web Client. Cuando un usuario “elimina” una lista de trabajo, el Web Client elimina todos los derechos de acceso y asigna automáticamente el tipo “Archivo” a la carpeta.
- Inicie sesión en InterAction Windows Client como el usuario Administrador del Sistema.
- Busque y abra la carpeta que desea archivar.
- Seleccione Carpeta > Editar carpeta.
- En la lista Vista a la izquierda, seleccione el ícono de Seguridad.
- Seleccione el botón Propietario de la carpeta.
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Ingrese el nombre de cuenta del usuario Administrador del Sistema en el cuadro Nuevo propietario, luego seleccione OK.
Por defecto, la cuenta del usuario Administrador del Sistema es IAADMIN.
- Cuando se le pida confirmar el cambio, seleccione Sí y luego OK.
- En la lista Derechos de acceso, seleccione la línea correspondiente a los derechos de acceso del propietario anterior y luego seleccione Eliminar.
- Elimine todos los demás derechos de acceso, excepto los del propietario.
- En la lista Vista a la izquierda, seleccione el ícono de General.
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Edite el Nombre para incluir la fecha actual. Esto es útil para determinar cuándo eliminar permanentemente una carpeta. También es necesario ya que los nombres de las carpetas deben ser únicos; al renombrar la carpeta archivada, deja disponible el nombre para una nueva carpeta.
Por ejemplo, al archivar la carpeta llamada “Seminario Y2K”, podría cambiar el nombre a “Archivado ene., 2000 - Seminario Y2K”.
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Junto a Tipo o Grupo de tipo de contacto, seleccione la casilla Mostrar todo. Esto actualiza la lista desplegable para incluir tipos de todas las clases de carpetas.
Normalmente, la lista Tipo o Grupo de tipo de contacto solo incluye elementos de la clase de la carpeta.
- Cambie el Tipo a Carpeta administrativa - Archivo. Tenga en cuenta que esto convierte la carpeta en una carpeta administrativa, que nunca aparece en el Web Client.
- Seleccione OK. Ahora, el usuario Administrador del Sistema es el único usuario con acceso a la carpeta. La carpeta ya no está disponible para ningún otro usuario.
Restaurar una carpeta archivada
Nota: Este procedimiento solo restaura carpetas “archivadas” usando el procedimiento Archivar una carpeta innecesaria. Las carpetas que han sido eliminadas físicamente de la base de datos no pueden restaurarse fácilmente.
- Inicie sesión en InterAction Windows Client como el usuario Administrador del Sistema.
- Ubique la carpeta que desea restaurar en la lista de carpetas. La carpeta debe tener el tipo Archivo, por lo que puede buscarla en la lista de carpetas o seleccionar Carpeta > Buscar carpeta.
- Seleccione la carpeta y elija Carpeta > Editar carpeta.
- En la lista Vista a la izquierda, seleccione el ícono de General.
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Junto a Tipo o Grupo de tipo de contacto, seleccione la casilla Mostrar todo. Esto actualiza la lista desplegable para incluir tipos de todas las clases de carpetas.
Normalmente, la lista Tipo o Grupo de tipo de contacto solo incluye elementos de la clase de la carpeta.
- Seleccione el Tipo para la carpeta. Los tipos se muestran en la lista desplegable por clase de carpeta. Por ejemplo, si está restaurando una lista de trabajo, debe elegir Lista de trabajo - <tipo de lista de trabajo>.
- Actualice el Nombre de la carpeta.
- En la lista Vista a la izquierda, seleccione el ícono de Seguridad.
- Seleccione el botón Propietario de la carpeta.
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Ingrese el nombre de cuenta de la persona que debe ser propietaria de la carpeta en el cuadro Nuevo propietario, luego seleccione OK. Cuando se le pida confirmar el cambio, seleccione Sí y luego OK.
La carpeta ahora estará disponible para el nuevo propietario. Usted o el propietario de la carpeta deberán reasignar los derechos de acceso previamente eliminados a la carpeta.
- Seleccione OK para cerrar el cuadro de diálogo.
Eliminar carpetas antiguas de la base de datos
Debido a que eliminar carpetas utiliza recursos de la base de datos, debe eliminar carpetas en momentos en que la mayoría de los usuarios no estén en el sistema, como por la noche o los fines de semana.
- Inicie sesión en InterAction Windows Client como el usuario Administrador del Sistema.
- Navegue hasta el tipo de carpeta Archivo en la lista de carpetas, o seleccione Carpeta > Buscar carpeta para encontrar las carpetas que desea eliminar.
- Elimine la carpeta seleccionando Carpeta > Eliminar carpeta.
- Cuando se le pida confirmar la eliminación, escriba “Sí” y seleccione OK.
Dar permiso a los usuarios para eliminar carpetas
Cuando se otorga permiso para eliminar carpetas a los usuarios, aún no se les permite eliminar cualquier carpeta de la base de datos. Solo pueden eliminar carpetas para las que sean Administradores de la carpeta. Además, los usuarios deben usar el Windows Client para eliminar físicamente una carpeta; cuando un usuario de Web Client “elimina” una lista de trabajo, la lista permanece en la base de datos, pero se eliminan todos los derechos de acceso.
- Inicie sesión en InterAction Administrator.
- En la ventana principal, haga doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos.
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Seleccione el botón Permisos para mostrar el cuadro de diálogo de configuración de permisos.
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En Permisos de configuración, seleccione el usuario o grupo al que se le debe permitir Eliminar una carpeta.
Elemento de la lista Efecto Todos Cualquiera con derechos de administración de carpetas puede eliminarla. No se recomienda otorgar permiso a todos. Solo Administrador del Sistema Solo el usuario Administrador del Sistema puede eliminar cualquier carpeta. Grupo específico Solo los miembros del grupo que tengan derechos de administración de carpetas pueden eliminarla. Si selecciona esta opción, elija un grupo compuesto por responsables de datos o usuarios de marketing que hayan sido capacitados sobre las implicaciones de eliminar carpetas. - Seleccione OK.