Utilice InterAction para crear y editar tipos de contacto. Debe iniciar sesión en el Windows Client como un usuario con el permiso de Administrar tipos de contacto para crear o editar tipos de contacto. Para obtener instrucciones sobre cómo otorgar este permiso, consulte Otorgar permiso a los usuarios para administrar tipos de contacto.
Tenga en cuenta que hay dos formas de agregar y editar tipos de contacto:
- Editar el tipo directamente desde la lista de carpetas, como se hace con otras clases de carpetas.
- Seleccione Carpeta > Tipos de contacto y utilice el cuadro de diálogo Administrar tipos de contacto. Este cuadro de diálogo es especialmente útil para realizar cambios en varios tipos de contacto al mismo tiempo.
Cuando cree un tipo de contacto, debe especificar información para los campos de la siguiente tabla.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Pestaña General | |
| Nombre | Este es el nombre del tipo de contacto. |
| Nombre en plural | Este es el nombre del tipo de contacto en forma plural. También es el nombre que se muestra en la lista de carpetas en el Windows Client. |
| Descripción | La descripción de un tipo de contacto aparece en el Web Client cuando los usuarios eligen tipos de contacto para aplicar a un contacto. También aparece en la página de tipos de contacto al seleccionar una lista. |
| Grupo de tipo de contacto | El grupo categoriza el tipo de contacto. Los tipos de contacto se organizan por grupo en la lista de carpetas en el Windows Client. También se presentan en grupos en algunas áreas del Web Client. Para más detalles, consulte Administrar grupos de tipos de contacto. |
| Permitido solicitar adiciones/eliminaciones | Esto gestiona la lista de usuarios que pueden solicitar agregar el tipo de contacto a un contacto o eliminar el tipo de contacto de un contacto. Para más información, consulte Permitir a los usuarios agregar/eliminar el tipo para contactos. |
| Orden de visualización del tipo de contacto |
Esto representa el orden en que se muestran los tipos de contacto en el Web Client al mostrar los tipos de contacto aplicados a un contacto. Se ordenan de forma ascendente, mostrando primero el valor más bajo de orden de visualización. También tenga en cuenta que esto afecta qué tipos de contacto aparecen para un contacto si decide limitar la cantidad de tipos de contacto mostrados en el encabezado del contacto. Por ejemplo, si un contacto tiene ocho tipos de contacto aplicados, pero ha configurado el Web Client para mostrar solo cuatro, se mostrarán los primeros cuatro según el orden de clasificación. Para más información, consulte Controlar cómo aparecen los tipos de contacto en el encabezado de la página. |
| Usado frecuentemente por | Permite agregar el tipo de contacto al conjunto de listas de uso frecuente para un usuario o grupo. Para más detalles, consulte Agregar carpetas a las listas de uso frecuente de los usuarios. |
| Pestaña de gestión de cambios de datos | |
| Usar gestión de cambios de datos | Esta opción siempre está seleccionada para los tipos de contacto. |
| Acción de solicitud de adición |
Esto indica qué hace la gestión de cambios de datos cuando un usuario agrega este tipo de contacto a un contacto. Puede elegir una de las siguientes tres opciones:
Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Acción de solicitud de eliminación |
Esto indica cómo la gestión de cambios de datos maneja la eliminación de este tipo de contacto de un contacto. Puede elegir una de las siguientes tres opciones:
Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Propietario |
Esto establece el usuario o grupo de gestión de cambios de datos que es el responsable de datos para este tipo de contacto. Si ha elegido configuraciones para el tipo de contacto que enviarán tickets al responsable de datos, los tickets se enviarán al usuario o grupo especificado. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Colección de reglas | Esto establece la colección de reglas utilizada para determinar qué acciones se toman para procesar las ediciones realizadas a contactos que tienen este tipo de contacto. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Prioridad |
Esto establece la prioridad del tipo de contacto para procesar las reglas de gestión de cambios de datos relacionadas con el tipo. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
Para ver una lista de los campos en la pestaña Opciones, consulte la tabla “Atributos de carpeta – Pestaña Opciones” en Opciones disponibles en todas las clases de carpetas.
Cuadro de diálogo Administrar tipos de contacto
Nuevo tipo de contacto - Pestaña General
Nuevo tipo de contacto - Pestaña de gestión de cambios de datos
Configuraciones recomendadas para tipos de contacto
Los tipos de contacto deben tener los siguientes atributos:
-
El tipo debe estar configurado para permitir el tipo de contactos al que aplica: personas, empresas o ambos. Configurar esto correctamente hace que la lista de tipos posibles para un contacto sea más relevante. Por ejemplo, el tipo “Universidad” solo permite empresas, por lo que no aparece como opción para un contacto de persona.
Algunos tipos de contacto deben aplicarse tanto a personas como a empresas. Por ejemplo, un cliente puede ser una empresa o una persona, por lo que el tipo de contacto Cliente permite ambos.
-
Un tipo de contacto puede almacenar información específica de la carpeta para usar en los perfiles del Web Client. Sin embargo, puede ser útil almacenar esta información en una carpeta de información separada, especialmente si los mismos campos aplican a más de un tipo de contacto.
Para un ejemplo de por qué, consulte ¿Cuál es el propósito de las carpetas de información?
Otorgar permiso a los usuarios para administrar tipos de contacto
El permiso Administrar tipos de contacto controla si un usuario puede crear, editar y eliminar tipos de contacto.
Este permiso también determina quién puede administrar perfiles y búsquedas en el Web Client. Consulte Crear y administrar perfiles en Web Client o Crear y administrar búsquedas en Web Client.
- Inicie sesión en InterAction Administrator.
- Desde la ventana principal, haga doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos.
- Seleccione el botón Permisos para mostrar el cuadro de diálogo Configuración de permisos.
-
En Permisos de configuración, seleccione el usuario o grupo que debe tener permitido administrar tipos de contacto.
Configuración Resultado Todos Cualquier persona con acceso al Windows Client puede crear y editar tipos de contacto, perfiles de Web Client y búsquedas de Web Client. Solo administrador del sistema Solo el usuario Administrador del sistema puede crear y editar tipos de contacto, perfiles de Web Client y búsquedas de Web Client. Grupo específico Solo los miembros del grupo pueden crear y editar tipos de contacto, perfiles de Web Client y búsquedas de Web Client. Normalmente, se selecciona un grupo compuesto por responsables de datos o usuarios de marketing, como el grupo Administradores de datos.
- Cuando termine, seleccione OK.
Crear un tipo de contacto
Puede encontrar detalles adicionales sobre todas las configuraciones mencionadas en este procedimiento en Crear y editar tipos de contacto.
- Inicie sesión en InterAction Windows Client como un usuario con permiso para crear tipos de contacto.
- Se requiere el permiso Administrar tipos de contacto para crear o editar tipos de contacto.
- Este permiso se otorga usando InterAction Administrator. Para más detalles, consulte Dar permiso a los usuarios para administrar tipos de contacto
- Seleccione Carpeta > Nuevo tipo de contacto.
- Ingrese el Nombre y el Nombre en plural para el tipo de contacto.
- Ingrese una Descripción para el tipo de contacto. Los usuarios ven esta descripción en el Web Client.
- Seleccione el Grupo de tipo de contacto que desea usar. Para más información sobre los grupos, consulte Administrar grupos de tipos de contacto.
-
Seleccione qué usuarios están Autorizados para solicitar agregar/quitar. Esto especifica qué usuarios pueden seleccionar agregar o quitar el tipo de contacto para un contacto.
Configuración Resultado Todos Cualquier persona puede seleccionar agregar o quitar el tipo de contacto de un contacto. Solo administrador del sistema Solo el usuario Administrador del sistema puede seleccionar agregar o quitar el tipo de contacto de un contacto. Grupo específico Solo los miembros del grupo pueden seleccionar agregar o quitar el tipo de contacto de un contacto. Tenga en cuenta que la acción que se realiza cuando un usuario solicita agregar o quitar un tipo de contacto está controlada por las opciones de solicitudes de agregar/quitar para el tipo (explicado en el paso 10).
- Ingrese el Orden de visualización del tipo de contacto para el tipo de contacto.
- Si desea “empujar” el nuevo tipo de contacto a las listas de Tipos de contacto usados frecuentemente de los usuarios finales, seleccione el usuario o grupo desde la lista Usado frecuentemente por. Para más detalles, consulte Agregar carpetas a las listas de uso frecuente de los usuarios.
- Seleccione la pestaña Gestión de cambios de datos.
-
Configure las Acciones de solicitudes de agregar/quitar. Opcionalmente, configure un texto de seguimiento para cada acción.
Seleccione Texto de seguimiento para ingresar un mensaje que recuerde al responsable de datos completar otra acción después de resolver cualquier ticket creado debido a la acción de solicitud de agregar o quitar.
- Configure los ajustes del Conjunto de reglas de gestión de cambios.
- Seleccione la pestaña Opciones.
- Seleccione cualquiera de las opciones en la pestaña Opciones según sea necesario.
- Elija si la carpeta puede contener personas, empresas o ambas. Al mostrar tipos de contacto en el asistente de nuevo contacto, el Web Client solo muestra los tipos válidos para el tipo de contacto (persona/empresa).
- Marque la casilla si esta carpeta normalmente contiene una gran cantidad de contactos. Si selecciona esta opción, al abrir esta carpeta en el Windows Client, InterAction solo muestra un subconjunto de toda la carpeta y puede usar la barra de letras para cambiar los contactos que se muestran.
- Marque la casilla si esta carpeta permite marcar con banderas. Si desea cambiar el significado de alguno de los colores, seleccione la bandera en la lista, elija Editar e ingrese una nueva descripción.
-
Si desea marcar automáticamente todos los nuevos contactos agregados a la carpeta, seleccione el color que desea usar para todos los nuevos contactos, elija Editar y marque la casilla Marcar nuevos contactos.
Para más información sobre la configuración de banderas, consulte “Acerca de la configuración de banderas” en Opciones disponibles en todas las clases de carpetas.
- Marque la casilla si los contactos originados en esta carpeta son auditados. Si selecciona esta opción, InterAction rastrea los cambios en los datos globales de los contactos almacenados en esta carpeta como parte del historial de auditoría. Solo puede ver el historial de auditoría en el Windows Client.
- Seleccione OK. InterAction abre el cuadro de diálogo Editar tipo de contacto para el nuevo tipo de contacto. Luego puede agregar derechos de acceso y otros ajustes.
- Cuando crea el nuevo tipo de contacto, se le asigna como propietario de la carpeta y se le otorgan derechos de administración de la carpeta.
- Para más información, consulte “Editar un tipo de contacto” más abajo.
Editar un tipo de contacto
- Inicie sesión en InterAction Windows Client como un usuario con permiso para administrar tipos de contacto.
- Se requiere el permiso Administrar tipos de contacto para editar tipos de contacto.
- Este permiso se otorga usando InterAction Administrator. Para más detalles, consulte Dar permiso a los usuarios para administrar tipos de contacto.
- Seleccione Carpeta > Tipos de contacto para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de contacto.
-
Para actualizar varios tipos de contacto con el mismo cambio, marque los tipos haciendo clic en la columna de la izquierda. Seleccione la Acción que desea aplicar e ingrese el Valor correspondiente, luego seleccione Aplicar.
Por ejemplo, si desea agregar varios tipos de contacto a las listas de uso frecuente de todos, seleccionaría Agregar como tipo de uso frecuente para la Acción y luego Todos para el Valor.
-
Para editar un tipo de contacto, selecciónelo en la lista y elija Editar. En la lista de vistas a la izquierda, seleccione el elemento de la información que desea editar.
Usar esta sección Para editar lo siguiente... General Nombre, descripción y otros ajustes generales. Seguridad Derechos de acceso para la carpeta. Aunque los tipos de contacto gestionan principalmente la seguridad a través de la Gestión de cambios de datos, aún debe establecer algunos derechos de acceso para ellos. Para más detalles, consulte Seguridad de Web Client para tipos de contacto. Gestión de cambios de datos Reglas para usar la Gestión de cambios de datos en el tipo de contacto. Para más detalles, consulte “Gestión de cambios de datos para tipos de contacto” en Seguridad de Web Client para tipos de contacto. Perfil Valores para los campos de perfil de la carpeta. Esto solo aparece en sistemas actualizados desde InterAction 4.x que usaban previamente estos campos. Campos adicionales Campos adicionales para el tipo de contacto. Para más detalles, consulte Crear y editar definiciones de campos adicionales. Perfil web y búsqueda El perfil de Web Client y la búsqueda de Web Client “vinculados” a este tipo de contacto. Para más detalles, consulte Asociar perfiles y búsquedas de Web Client con tipos de contacto. Clasificaciones Clasificaciones para el tipo de contacto. Estas no aparecen en el Web Client y no deben usarse. Opciones Edite las mismas opciones que están disponibles en la pestaña Opciones del cuadro de diálogo de nueva carpeta
Para más detalles sobre estos ajustes, consulte Atributos de carpeta - Pestaña Opciones
- Cuando termine de editar el tipo de contacto, seleccione OK o Cerrar (dependiendo de la sección que esté viendo).
- Seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de contacto.
Eliminar un tipo de contacto
Cuando elimina un tipo de contacto, se convierte en una carpeta administrativa con el tipo establecido como Archivo. Si es necesario, puede restaurar el tipo de contacto como se describe en Restaurar una carpeta archivada. Cuando esté seguro de que la carpeta ya no se necesita, elimínela como se describe en Eliminar carpetas antiguas de la base de datos.
No puede eliminar un tipo de contacto ‘de sistema’. Estos son tipos de contacto que se proporcionan con InterAction.
- Inicie sesión en InterAction Windows Client como un usuario con permiso para administrar tipos de contacto.
- Se requiere el permiso Administrar tipos de contacto para eliminar tipos de contacto.
- Este permiso se otorga usando InterAction Administrator. Para más detalles, consulte Dar permiso a los usuarios para administrar tipos de contacto.
-
Seleccione Carpeta > Tipos de contacto.
No puede eliminar un tipo de contacto directamente desde la lista de carpetas. Debe abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de contacto.
- Seleccione el tipo de contacto que desea eliminar y elija Eliminar.
- En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Sí.
- Seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de contacto.
¿Por qué no puedo eliminar un tipo de contacto de sistema?
Algunos tipos de contacto proporcionados son tipos de contacto de sistema. Estos tipos de contacto no pueden eliminarse del sistema. Los siguientes tipos de contacto se consideran tipos de sistema:
- Nuestro Personal
- Cliente
- Exalumno
- Nuestro Consultor
- Prospecto
- Personal del Cliente
- Personal del Prospecto
- Fallecido
- Fuera de Negocio
- Excliente
Cambiar la Carpeta de un Tipo de Contacto
Aunque los tipos de contacto aparecen en la lista de carpetas en el Windows Client como carpetas normales, se comportan de manera diferente. En realidad, un tipo de contacto tiene dos “partes”: el propio tipo de contacto y una carpeta a la que está “vinculado” que almacena los contactos asignados a ese tipo.
En algunas circunstancias, es necesario cambiar la carpeta a la que está vinculado un tipo de contacto. Esto suele ocurrir durante actualizaciones desde versiones anteriores de InterAction. Por ejemplo, durante la actualización podrías decidir convertir tu carpeta “Personal” en el tipo de contacto Nuestro Personal. Más adelante te das cuenta de que esta carpeta contiene campos adicionales que necesitas compartir con otro tipo (como Exalumno). En este caso, deberías hacer lo siguiente:
- Crear una nueva carpeta.
- Cambiar el tipo de contacto Nuestro Personal para que apunte a esta nueva carpeta.
- Convertir la antigua carpeta de Personal en una carpeta de información.
Puedes reasignar un tipo de contacto desde el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Contacto.
-
Inicia sesión en InterAction Windows Client como un usuario con permiso para administrar tipos de contacto.
Se requiere el permiso Administrar tipos de contacto para eliminar tipos de contacto.
Este permiso se otorga usando InterAction Administrator. Para más detalles, consulta Dar permiso a los usuarios para administrar tipos de contacto.
- Elige Carpeta > Tipos de Contacto para abrir el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Contacto.
- Selecciona el tipo de contacto que deseas cambiar y haz clic en Cambiar Carpeta.
-
Busca la carpeta que quieres “vincular” a este tipo de contacto, selecciónala en la lista y haz clic en OK.
El tipo de contacto se reasigna a la carpeta seleccionada. El tipo se actualiza para usar el nombre de la carpeta como nombre en plural. Puedes editar el tipo de contacto para cambiar esto.
- Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar Tipos de Contacto.
- La carpeta asignada al tipo de contacto se “mueve” de su antigua clase y tipo al grupo de tipo de contacto correspondiente.
- La carpeta que antes estaba asignada al tipo de contacto cambia a la clase Administrativa y al tipo de carpeta Otra Administrativa.