Las carpetas de información son carpetas especiales que pertenecen a la clase de Carpeta administrativa. Almacenan información sobre contactos que se utiliza frecuentemente en los perfiles de Web Client. Generalmente, esto incluye cualquier información específica de la carpeta como campos adicionales y notas.
Los usuarios profesionales suelen ver esta información usando las páginas de perfil en el Web Client. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el perfil del cliente Guru, Ltd. Esta página muestra campos adicionales con información útil para un profesional que trabaja con el cliente. En este ejemplo, la información que aparece en la página se almacena en dos carpetas de información diferentes:
- Los datos de las secciones Perfil del cliente y Todos los números de cliente provienen de la carpeta Información del cliente.
- Los datos de la sección Información financiera del cliente provienen de la carpeta Información financiera del cliente.
El perfil del cliente muestra datos de una carpeta de información
[A] Esta es la vista de Información adicional en el Windows Client. Muestra todos los campos adicionales específicos de la carpeta para todas las carpetas que contienen el contacto.
[B] Este es el perfil del cliente en el Web Client. Ten en cuenta que los datos provienen de diferentes carpetas.
Las carpetas de información también son útiles para almacenar información confidencial. Puedes usar los derechos de acceso a carpetas para controlar quién puede ver la información tanto en el Web Client como en el Windows Client.
Por ejemplo, podrías querer limitar qué usuarios pueden ver la información financiera disponible. Podrías usar los derechos de acceso a carpetas para restringir la carpeta Información financiera del cliente y que solo sea visible para los socios. Un usuario sin acceso de lectura a la carpeta no vería los datos en la página de perfil del cliente en el Web Client ni en la vista de Información adicional en el Windows Client.
Una nueva instalación de InterAction incluye las siguientes carpetas de información:
- Información de personal
- Información financiera del cliente
- Información de empresa/persona
- Información del cliente
Para obtener detalles sobre las carpetas de información predeterminadas, consulta Carpetas de información.
Como las carpetas de información se consideran carpetas administrativas, nunca se presentan a los usuarios de Web Client como listas. Es decir, un usuario de Web Client no puede abrir una lista de “Información financiera del cliente” y ver todos los contactos en la carpeta. En cambio, el usuario puede ver los contactos asignados con el tipo de contacto Cliente y puede ver el perfil del cliente para estos contactos. Este perfil muestra la información de la carpeta Información financiera del cliente. Los usuarios no necesitan saber cómo está estructurada la información internamente.
¿Cuál es el propósito de las carpetas de información?
A primera vista, puede que no sea obvio por qué necesitarías las carpetas de información. Por ejemplo, ya existe una carpeta Nuestro personal. Como puedes registrar información sobre el personal de tu organización en esa carpeta, ¿por qué necesitarías la carpeta Información de personal? De manera similar, ¿por qué necesitas una carpeta de Información financiera del cliente si ya existe una carpeta de Clientes?
Las carpetas de información existen por una de dos razones:
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Para soportar un perfil compartido - Por ejemplo, la carpeta Información de personal almacena información relevante para contactos que tienen el tipo de contacto Nuestro personal o Exalumnos. Cuando un empleado deja tu organización, eliminas el contacto de la carpeta Nuestro personal y lo agregas a la carpeta Exalumnos. Sin embargo, hay cierta información que aplica tanto a empleados actuales como a ex empleados. Por ejemplo, para un empleado actual registrarías el nivel de la persona. Para un ex empleado, seguirías guardando este dato ya que indica el nivel que tenía la persona al dejar la organización.
Si toda esta información se almacenara en la carpeta Nuestro personal, los valores se perderían al mover el contacto fuera de la carpeta cuando deja la organización.
- Para proteger información confidencial - Por ejemplo, la carpeta Información financiera del cliente contiene campos a los que no querrías que todos los usuarios tuvieran acceso, como los ingresos acumulados del año. Como los derechos de acceso se aplican por carpeta, tener una carpeta separada para esta información te permite establecer una seguridad diferente para esta carpeta que para información menos sensible del cliente, como el número de cliente.