Debe tener los derechos de acceso apropiados para la administración de carpetas (Agregar, Editar y/o Eliminar Definiciones de Campos Adicionales) en una carpeta para poder gestionar los campos adicionales de la carpeta.
Para poder gestionar los campos adicionales globales, debe poder iniciar sesión en InterAction Administrator.
Esta sección cubre la gestión de campos adicionales en el Windows Client y en InterAction Administrator. Tenga en cuenta que los usuarios finales pueden gestionar los campos adicionales de las listas de trabajo en el Web Client.
Componentes de una Definición de Campo Adicional
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre del campo adicional. Se muestra tanto en el Web Client como en el Windows Client, aunque puede configurar una página de Perfil para usar un nombre de visualización diferente. |
| Descripción | Una descripción del campo adicional. Se muestra en el Windows Client cuando un usuario asigna un valor a un campo adicional. |
| Categoría | Se utiliza en el Windows Client para agrupar y ordenar los campos adicionales. |
| Persona/Empresa |
Determina a qué contactos se puede aplicar el campo: personas, empresas o ambos. Al seleccionar esta opción para un campo adicional específico de una carpeta, debe elegir una opción que coincida con las restricciones sobre el tipo de contacto permitido en la carpeta. Por ejemplo, no puede crear un campo solo para personas en una carpeta que solo permite empresas. Después de seleccionar a qué contactos se aplica un campo adicional y guardar esa definición, no podrá cambiar esta configuración. |
| Estado | Indica si el campo está disponible o no en el Windows Client y en el Web Client. Este atributo solo aplica a campos adicionales globales. |
| Tipo de campo |
Determina qué tipo de datos contiene el campo. Para ver la lista completa de tipos de campo posibles, consulte Tipos de campos adicionales. |
| Campos específicos del tipo de campo |
Algunos tipos de campo adicional tienen otros campos para especificar detalles sobre el tipo de campo. Para más detalles, consulte Tipos de campos adicionales. |
| Incluir campo secundario |
Puede especificar un campo secundario para acompañar a un campo. Para campos de valor único, es una forma práctica de almacenar información en dos partes. Por ejemplo, podría crear un campo que almacene un código en el campo principal y una descripción para ese código en el campo secundario. Para campos de valores múltiples, suele ser una forma de proporcionar más información sobre cada valor del campo. Si elige incluir el campo secundario, debe proporcionar una etiqueta. |
| Valores múltiples | Especifica si el campo adicional puede contener varios valores o no. Para más información sobre campos adicionales de valores múltiples, consulte Almacenar varios valores en campos adicionales. |
Crear una Definición de Campo Adicional
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Para crear un campo adicional global, abra InterAction Administrator y haga doble clic en Campos adicionales globales en la lista de entidades.
Los campos adicionales globales existentes se mostrarán en el cuadro de diálogo Administrar campos adicionales globales.
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Para crear un campo adicional específico de una carpeta, abra InterAction Windows Client, abra la carpeta que debe contener el campo adicional, elija Carpeta > Editar carpeta y luego seleccione Campos adicionales.
Los campos adicionales existentes para la carpeta se mostrarán en el cuadro de diálogo Editar carpeta.
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Elija Nuevo para mostrar el cuadro de diálogo Nuevo campo adicional.
- Ingrese el Nombre y la Descripción. El usuario verá la descripción al ingresar un valor para el campo.
- Si lo desea, ingrese un valor de Categoría para el campo. Los usuarios de Windows Client pueden ordenar por este valor.
- En la lista Persona/Empresa, indique si el campo adicional aplica a personas, empresas o ambos.
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Si está creando un campo adicional global, debe seleccionar el Estado. El estado determina si el campo adicional está activo o inactivo. Un campo adicional inactivo no está disponible al buscar.
Normalmente no puede cambiar el tipo de campo después de guardar el campo, aunque puede cambiar para usar una extensión de campo del mismo tipo.
- Seleccione el Tipo de campo.
- Si es necesario, especifique los criterios adicionales para el tipo de campo seleccionado, como el número máximo de caracteres permitidos.
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Si el campo necesita almacenar dos valores relacionados (como un código y una descripción para el código), marque la casilla Incluir campo secundario y proporcione un Nombre de campo.
Esto permite a los usuarios ingresar un valor secundario para el valor del campo. Normalmente se utiliza para campos de valores múltiples, pero también puede funcionar con campos de valor único.
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Si el campo debe permitir varios valores, marque la casilla Valores múltiples.
Para más información sobre campos adicionales de valores múltiples, consulte Almacenar varios valores en campos adicionales.
- Elija OK.
- Si el campo adicional es de tipo Lista, agregue los elementos de la lista como se describe en Agregar o importar elementos para un campo adicional de lista.
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Después de terminar de crear los campos adicionales, elija Cerrar en el cuadro de diálogo que muestra la lista de campos adicionales configurados.
Para más detalles sobre cómo aparecerá el nuevo campo adicional en Windows y en el Web Client, consulte lo siguiente:
Editar una Definición de Campo Adicional
- Para editar un campo adicional global, abra InterAction Administrator y haga doble clic en Campos adicionales globales en la lista de entidades.
- Para editar un campo adicional específico de una carpeta, abra InterAction Windows Client, abra la carpeta que debe contener el campo adicional, elija Carpeta > Editar carpeta y luego seleccione Campos adicionales.
- Seleccione el campo adicional que desea editar y elija Editar para mostrar el cuadro de diálogo Editar campo adicional.
- Edite los campos que desee y elija OK al finalizar. Para ver la lista de campos, consulte Componentes de una Definición de Campo Adicional.
- Elija Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Editar carpeta.
Agregar o Importar Elementos para un Campo Adicional de Lista
Puede ingresar manualmente los elementos de la lista para un campo adicional de lista. Alternativamente, puede importar elementos de lista desde un archivo de texto simple.
También puede exportar elementos de lista a un archivo de texto. Esto puede ser un atajo conveniente para copiar un conjunto de elementos de lista de un campo adicional a otro.
Importar Elementos de Lista para un Campo Adicional de Lista
Para importar elementos de lista, necesita un archivo de texto simple que contenga cada elemento en una línea separada. Tenga en cuenta que importar elementos de lista no cambia los elementos de lista ya definidos para el campo. Si el archivo de importación contiene duplicados de elementos existentes, se omiten.
- Para importar elementos de lista para un campo adicional global, abra InterAction Administrator y haga doble clic en Campos adicionales globales en la lista de entidades.
- Para importar elementos de lista para un campo adicional específico de una carpeta, abra InterAction Windows Client, abra la carpeta que debe contener el campo adicional, elija Carpeta > Editar carpeta y luego seleccione Campos adicionales.
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Seleccione el campo adicional para el que desea agregar elementos de lista y elija Elementos de lista.
Debe seleccionar un campo adicional de tipo lista.
- Elija Importar.
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Ingrese la ruta y el nombre del archivo de texto que contiene sus elementos de lista.
Puede usar el botón de examinar (
) para buscar el archivo.
- Elija OK.
Agregar Manualmente Elementos para un Campo Adicional de Lista
- Para agregar elementos de lista para un campo adicional global, abra InterAction Administrator y haga doble clic en Campos adicionales globales en la lista de entidades.
- Para agregar elementos de lista para un campo adicional específico de una carpeta, abra InterAction Windows Client, abra la carpeta que debe contener el campo adicional, elija Carpeta > Editar carpeta y luego seleccione Campos adicionales.
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Seleccione el campo adicional para el que desea agregar elementos de lista y elija Elementos de lista.
Debe seleccionar un campo adicional de tipo lista.
- Elija Nuevo.
- Ingrese el Nombre del elemento de la lista.
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Si está agregando un elemento de lista para un campo adicional global, seleccione el Estado.
El estado determina si el elemento de la lista está Activo o Inactivo. Un elemento de lista inactivo no aparece en InterAction. Tenga en cuenta que no puede eliminar un elemento de lista para un campo adicional global; solo puede cambiar su estado a inactivo.
- Elija OK.
- Cuando termine de agregar elementos de lista, elija Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Elementos de lista.
Editar o Eliminar Elementos de Lista para un Campo Adicional de Lista
- Para editar los elementos de la lista de un campo adicional global, abre InterAction Administrator y haz doble clic en Campos adicionales globales en la lista de entidades.
- Para editar los elementos de la lista de un campo adicional específico de una carpeta, abre InterAction Windows Client, abre la carpeta que debe contener el campo adicional, selecciona Carpeta > Editar carpeta y luego selecciona Campos adicionales.
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Selecciona el campo adicional al que deseas agregar o editar elementos de la lista y elige Elementos de la lista.
Debes seleccionar un campo adicional de tipo lista.
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Para editar un elemento de la lista, selecciónalo de la lista y haz clic en Editar. Para eliminar un elemento de la lista específico de una carpeta, selecciónalo y haz clic en Eliminar.
No puedes eliminar un elemento de la lista de un campo adicional global. Para quitar un elemento de la lista, edítalo y selecciona el Estado inactivo.
- Edita el Nombre del elemento de la lista.
- Haz clic en OK.
- Cuando termines de editar los elementos de la lista, haz clic en Cerrar para cerrar la ventana de Elementos de la lista.
¿Cómo aparece un nuevo campo adicional en Windows Client?
Un nuevo campo adicional está disponible en InterAction Windows Client de inmediato, aunque si tienes abierto Windows Client cuando creas un campo global, debes salir y reiniciar el programa para ver el nuevo campo adicional. El nuevo campo adicional aparecerá en la vista de Información adicional. También estará disponible para imprimir, exportar e importar.
¿Cómo aparece un nuevo campo adicional en Web Client?
Web Client muestra los campos adicionales de diferentes maneras:
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Los campos específicos de carpeta incluidos en una lista de marketing o lista de trabajo aparecen en el área de Perfiles, listas y notas en la página de resumen. Todos los campos adicionales de la carpeta se incluyen automáticamente, en orden alfabético.
Estos mismos campos también están disponibles en el área de vista previa al ver una lista de marketing o una lista de trabajo.
- El Web Client genera automáticamente una búsqueda para cada lista de trabajo y lista de marketing. Esta búsqueda incluye cualquier campo adicional específico de la carpeta para la lista.
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Puedes definir perfiles personalizados que pueden mostrar cualquier combinación de campos adicionales específicos de carpeta o globales. Por ejemplo, el perfil de Alumni incluido en una nueva instalación de InterAction muestra varios campos adicionales recopilados para el personal de la firma y exalumnos.
Utilizas el Windows Client para configurar los perfiles de Web Client. Para más detalles, consulta Crear y editar perfiles de Web Client.
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Puedes definir búsquedas personalizadas que incluyan cualquier combinación de campos adicionales específicos de carpeta o globales como criterios de búsqueda.
Utilizas el Windows Client para configurar las búsquedas de Web Client. Para más detalles, consulta Crear y editar búsquedas de Web Client.
Visualización de campos adicionales de listas de trabajo en Web Client
[A] Actualmente está seleccionada la sección de Listas de trabajo, por lo que todas las listas de trabajo que contienen este contacto y a las que el usuario tiene acceso aparecen como enlaces.
[B] Selecciona una lista para ver los campos adicionales y las notas de la lista.