Las clases de carpetas en InterAction comparten algunas características básicas. Por ejemplo, al crear una nueva carpeta o lista, siempre es necesario especificar el nombre y la descripción. Varias de las opciones (configuradas en el Windows Client) que definen cómo se comporta la lista también son comunes en las cinco clases.
Las siguientes tablas muestran las opciones de carpeta que son comunes en las clases de carpetas:
- Atributos de la carpeta – Pestaña General
- Atributos de la carpeta – Pestaña de Gestión de Cambios de Datos (Tenga en cuenta que estas opciones solo aplican a tipos de contacto, listas de marketing y carpetas administrativas. Las listas de trabajo no pueden usar la Gestión de Cambios de Datos.)
- Atributos de la carpeta – Pestaña Opciones
Estas se muestran tal como aparecen en los cuadros de diálogo usados para crear una nueva carpeta.
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre se utiliza para identificar la carpeta. |
| Descripción | Una descripción para la carpeta. Esto aparece en el Web Client para algunas clases de carpetas. |
| Tipo |
El tipo de carpeta categoriza la carpeta y establece varios atributos para la misma. Cada tipo de carpeta tiene una configuración de permisos que indica quién puede crear una carpeta usando ese tipo. Cada clase de carpeta tiene su propio conjunto de tipos de carpeta. Tenga en cuenta que estos se denominan grupos de tipos de contacto para los tipos de contacto. Los tipos de carpeta y los grupos de tipos de contacto también se utilizan para organizar las listas en el Web Client al mostrar tipos de contacto, listas de marketing y listas de trabajo. Para más detalles sobre cómo los tipos de carpeta controlan las carpetas, consulte Descripción general de los tipos de carpeta y grupos de tipos de contacto. |
| Usado frecuentemente por |
Permite agregar la carpeta al conjunto de “listas de uso frecuente” para un usuario o grupo. Esto solo aplica a las carpetas que están disponibles en el Web Client: tipos de contacto, listas de marketing y listas de trabajo. No aplica a las carpetas administrativas ya que no aparecen en el Web Client como listas. Para más detalles, consulte Agregar carpetas a las listas de uso frecuente de los usuarios. |
Atributos de la carpeta - Pestaña de Gestión de Cambios de Datos
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Tenga en cuenta que estas opciones solo aplican a tipos de contacto, listas de marketing y carpetas administrativas. | |
| Usar Gestión de Cambios de Datos |
Indica si la carpeta debe usar reglas de Gestión de Cambios de Datos para controlar la adición y edición de datos en el Web Client. Si no se selecciona esta opción, se utilizan los derechos de acceso a la carpeta. Para una descripción general de la Gestión de Cambios de Datos, consulte Derechos de acceso y Gestión de Cambios de Datos. Esta opción es obligatoria para los tipos de contacto. |
| Solicitudes de agregar/quitar | |
| Acción de solicitud de agregar | Esto indica qué hace la Gestión de Cambios de Datos cuando un usuario agrega un contacto a esta carpeta. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Acción de solicitud de quitar | Esto indica cómo la Gestión de Cambios de Datos maneja la eliminación de contactos de la carpeta. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Propietario | Esto asigna un usuario o grupo de Gestión de Cambios de Datos como responsable de datos para esta carpeta. Si ha elegido configuraciones que envían tickets al responsable de datos, los tickets generados para esta carpeta se envían al usuario o grupo especificado. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Conjunto de reglas de gestión de cambios | |
| Colección de reglas | Esto define la colección de reglas utilizada para determinar qué acciones se toman al procesar las ediciones realizadas a los contactos en esta carpeta. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Prioridad | Esto establece la prioridad del tipo de contacto para procesar las reglas de Gestión de Cambios de Datos relacionadas con la carpeta. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
| Valor de datos certificado |
Indica que esta carpeta se considera certificada por el responsable de datos y solo contiene datos de calidad. Solo puede seleccionar esta opción al editar una carpeta existente; no se puede seleccionar al crear una nueva carpeta. Para más información, consulte la guía InterAction para responsables de datos y usuarios de marketing. |
Atributos de la carpeta - Pestaña Opciones
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Los nuevos contactos creados o vinculados a la carpeta pueden ser | Especifica si la carpeta puede contener personas, empresas o ambos. |
| Esta carpeta normalmente contiene un gran número de contactos |
Si se selecciona esta opción, al abrir esta carpeta en el Windows Client, InterAction solo muestra un subconjunto de toda la carpeta y puede usar la barra de letras para cambiar los contactos que se muestran. Esta opción no tiene efecto en el Web Client. |
| Permitir acceso público a los datos del perfil |
Si marca esta opción, los usuarios sin acceso de lectura a la carpeta pueden ver los campos de perfil de la carpeta en el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta. Esto se refiere a los campos de perfil de la carpeta que almacenan información sobre la carpeta, no a los campos adicionales que almacenan información sobre los contactos. Los campos de perfil de la carpeta se proporcionan por compatibilidad con versiones anteriores de InterAction y no se usan en instalaciones nuevas de la versión 5.1. Esta opción solo afecta a los usuarios del Windows Client. |
| Esta carpeta permite marcar con banderas |
Si marca esta opción, los contactos en la carpeta pueden ser marcados con banderas de diferentes colores. Puede definir una descripción para cada color individual. También puede seleccionar marcar automáticamente con un color específico todos los nuevos contactos agregados a la carpeta. Tenga en cuenta que desactivar las banderas para una carpeta no elimina las banderas existentes de los contactos en la carpeta; solo las oculta. Si vuelve a activar el marcado con banderas, los contactos previamente marcados vuelven a mostrar sus banderas. Consulte Acerca de la configuración de banderas para más información. |
| Los contactos originados en esta carpeta son auditados |
Si selecciona esta opción, InterAction rastrea los cambios en los datos globales de los contactos almacenados en esta carpeta como parte del historial de auditoría. Para más detalles sobre el historial de auditoría, consulte Seguimiento de cambios usando el historial de auditoría de la carpeta. Esta opción solo está disponible si ha iniciado sesión como usuario Administrador del sistema. |
Cuando existe una plantilla de carpeta para un tipo de carpeta, Carpeta > Nuevo se abre primero en la lista de plantillas disponibles para ese tipo. Si no se han creado plantillas de carpeta, se abre el cuadro de diálogo Nueva carpeta.
Pestaña General de los cuadros de diálogo de carpeta
La pestaña Opciones es igual para todas las clases de carpetas
Para simplificar la creación de carpetas, InterAction permite crear plantillas de carpeta. Las plantillas de carpeta son útiles cuando necesita crear muchas carpetas que comparten las mismas características, como definiciones de campos adicionales, definiciones de clasificación, derechos de acceso y otras propiedades.
Al crear una nueva carpeta, tiene la opción de seleccionar una plantilla. Es decir, si se han creado plantillas, la acción Carpeta > Nuevo se abre en una lista de plantillas existentes. La nueva carpeta hereda las características de la plantilla. Esta es una copia única; cambiar una plantilla no actualiza las carpetas que se crearon a partir de ella. Consulte Administrar plantillas de carpeta para información sobre cómo crear y editar plantillas de carpeta.
Acerca de la configuración de banderas
Las opciones de banderas en la pestaña Opciones le permiten configurar la carpeta para usar banderas.
Si una carpeta está configurada para usar banderas, un contacto en la carpeta puede ser marcado con uno de varios colores disponibles. El significado de cada color puede configurarse para la carpeta.
Por ejemplo, en una carpeta para un evento de marketing, podría definir un color de bandera como “Invitación aún no enviada” y otro color como “no asiste”. En otra carpeta, los mismos colores pueden tener significados completamente diferentes.
Al ver una carpeta que usa banderas, los usuarios pueden ordenar por la columna de banderas. En este caso, las banderas se ordenan en el orden mostrado en el cuadro de diálogo Opciones. Por ejemplo, los contactos marcados con la bandera roja se ordenan antes que los marcados con la naranja. Este orden no se puede cambiar.
Marcado automático de nuevos contactos
Puede configurar una carpeta para marcar automáticamente con un color específico todos los contactos agregados a la carpeta. Esta es una forma útil de distinguir los nuevos contactos añadidos a la lista.
Por ejemplo, puede designar la bandera roja para este propósito. Cada vez que un usuario agrega un nuevo contacto a la carpeta, el contacto se marca automáticamente con la bandera roja.
Puede cambiar el color utilizado para los nuevos contactos en cualquier momento. Sin embargo, tenga en cuenta que cambiar esta configuración no modifica los contactos que ya están marcados.
Por ejemplo, suponga que configuró la carpeta para marcar automáticamente todos los nuevos contactos con la bandera roja. Después de agregar varios contactos nuevos, decide marcar automáticamente los nuevos contactos con la bandera azul en su lugar. Los contactos en la carpeta que ya están marcados en rojo no cambian a azul.
Desactivar el marcado con banderas para una carpeta
Desactivar las banderas para una carpeta no elimina las banderas existentes de los contactos en la lista; solo las oculta. Si vuelves a activar las banderas, los contactos se vuelven a marcar.
Además, si personalizaste las descripciones de los colores de las banderas para la carpeta, esas descripciones también se guardan.
Configurar opciones de banderas
Puedes configurar las opciones de banderas para una carpeta en la pestaña Opciones. Esto se puede hacer al crear una nueva carpeta o al editar una carpeta existente.
- Crea una nueva carpeta o edita una carpeta existente.
- Para una nueva carpeta, selecciona la pestaña Opciones. Al editar una carpeta existente, selecciona la sección Opciones.
-
Marca o desmarca la casilla Esta carpeta admite banderas.
Para Haz esto Configurar la carpeta para usar banderas Marca la casilla y luego configura las opciones de banderas como se describe en los pasos 4-5. Configurar la carpeta para no usar banderas Desmarca la casilla y luego elige Guardar. - Si usas banderas, cada color puede significar lo que tú quieras. Para cambiar el significado de un color, selecciónalo en la lista y elige Editar. Escribe la descripción de la bandera en el campo Nombre y elige OK.
-
Si quieres que todos los nuevos contactos añadidos a la carpeta se marquen con un color en particular, selecciona el color en la lista y elige Editar. Marca la casilla Marcar nuevos contactos y elige OK.
Solo se puede designar un color para marcar nuevos contactos. Si ya hay otro color seleccionado, al marcar esta casilla para un nuevo color se cambiará la bandera usada para los nuevos contactos. Sin embargo, esto no cambia las banderas que ya tienen los contactos existentes.
Configurar opciones de banderas para una carpeta
[A] Selecciona una bandera en la lista y elige Editar.
[B] Escribe un nuevo nombre para la bandera en el campo Nombre.
[C] Si quieres marcar nuevos contactos con este color, marca esta casilla.
Solo se puede usar un color para marcar nuevos contactos.
También ten en cuenta que si ordenas los contactos de una carpeta por la columna de banderas, las banderas se ordenan en el orden que se muestra aquí. Por ejemplo, los contactos marcados con la bandera roja aparecerán antes que los marcados con la naranja. Este orden no se puede cambiar.