Gestión de plantillas de carpetas

Las plantillas de carpetas simplifican el proceso de crear carpetas con características similares. Cuando creas una carpeta usando una plantilla de carpeta, la nueva carpeta hereda lo siguiente de la plantilla:

• La clase y el tipo de carpeta. Ten en cuenta que las plantillas dependen de la clase de carpeta; por ejemplo, una plantilla para listas de marketing no se puede usar con carpetas administrativas.
• Los atributos de la pestaña Opciones del cuadro de diálogo Nueva carpeta:
  • Si los nuevos contactos agregados a la carpeta pueden ser personas, empresas o ambos.
  • Si la carpeta normalmente contiene una gran cantidad de contactos.
  • La opción de permitir el acceso público a los datos del perfil.

  • Las opciones de marcado de la carpeta.

    Para más detalles sobre estas opciones, consulta Opciones disponibles en todas las clases de carpetas.

• Derechos de acceso
• Campos adicionales
• Clasificaciones

Las plantillas de carpetas solo sirven para establecer el conjunto inicial o predeterminado de valores para una carpeta. Puedes cambiar cualquiera de los valores de la carpeta una vez que la hayas creado usando la plantilla. Los cambios en una plantilla (incluida su eliminación) no afectan a las carpetas existentes que se crearon usando esa plantilla.

Las plantillas solo se usan en el Windows Client. Los usuarios que crean listas de trabajo en el Web Client no tienen acceso a las plantillas de carpetas.

Si tu organización tiene licencia para uno de los módulos relacionados (InterAction Matters, Opportunities o Engagements), también puedes usar plantillas de carpetas para configurar campos adicionales para usar en una lista de contactos de asunto, oportunidad o compromiso. Para más detalles, consulta la documentación proporcionada con tu módulo.

Solo los usuarios que hayan recibido permiso del administrador del sistema pueden gestionar las plantillas de carpetas.

Las plantillas de carpetas son especialmente útiles para las carpetas de marketing, ya que los nuevos envíos y eventos suelen requerir nuevas carpetas, y la mayoría comparte las mismas características básicas. En una instalación nueva de InterAction se incluyen dos plantillas para eventos de marketing.

Para más información, consulta las siguientes secciones:

• Establecer permisos para que los usuarios creen plantillas de carpetas
• Crear una plantilla de carpeta
• Editar una plantilla de carpeta
• Eliminar una plantilla de carpeta

Establecer permisos para que los usuarios creen plantillas de carpetas

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la ventana principal, haz doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos.

3. Haz clic en el botón Permisos para mostrar el cuadro de diálogo Configuración de permisos.

   

4. En Permisos de configuración, selecciona el usuario o grupo al que se le permitirá Gestionar una plantilla de carpeta.

   Configuración	Resultado
   Todos	Cualquier persona puede crear y editar plantillas de carpetas para cualquier tipo de carpeta para el que tenga permiso de uso.
   Solo administrador del sistema	Solo el usuario Administrador del sistema puede crear plantillas.
   Grupo específico	Solo los miembros del grupo pueden crear y editar plantillas de carpetas para los tipos de carpetas para los que tengan permiso de uso.

5. Haz clic en OK.

Crear una plantilla de carpeta

1. Inicia sesión en InterAction Windows Client.

2. Haz clic en Carpeta > Plantillas para abrir el cuadro de diálogo Gestionar plantilla de carpeta.

   

3. Haz clic en Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nueva plantilla de carpeta.

   

4. Introduce el Nombre y la Descripción de la plantilla de carpeta.
5. Selecciona la Clase de carpeta. Una plantilla de carpeta solo se puede usar para crear carpetas de una clase de carpeta.
6. Selecciona el Tipo de carpeta. Ten en cuenta que los tipos disponibles dependen de la clase de carpeta seleccionada.

7. Selecciona la pestaña Opciones.

   

8. Selecciona las opciones necesarias en la pestaña Opciones. Estas se usarán como configuración predeterminada para las carpetas creadas con la plantilla.

   • Elige si la carpeta puede contener personas, empresas o ambos.
   • Marca la casilla si esta carpeta normalmente contiene una gran cantidad de contactos. Si seleccionas esta opción, cuando abras la carpeta, InterAction solo mostrará una parte de la carpeta completa y podrás usar la barra de letras para cambiar los contactos que se muestran.
   • Marca la casilla si esta carpeta admite el marcado. Si quieres cambiar el significado de alguno de los colores, selecciona la bandera en la lista, haz clic en Editar e introduce una nueva descripción.
   • Si quieres marcar automáticamente todos los nuevos contactos agregados a la carpeta, selecciona el color que deseas usar para todos los nuevos contactos, haz clic en Editar y marca la casilla Marcar nuevos contactos.

   Al crear una plantilla, estas opciones se convierten en la configuración predeterminada para cualquier carpeta que se cree usando la plantilla. Una vez que crees una carpeta basada en una plantilla, puedes cambiar cualquiera de estas configuraciones para esa carpeta en particular.

9. Haz clic en OK para guardar la plantilla de carpeta y cerrar el cuadro de diálogo.

Debes editar la plantilla de carpeta para crear los derechos de acceso, campos adicionales y clasificaciones de la plantilla.

Cuando existe una plantilla de carpeta para un tipo de carpeta y creas una nueva carpeta [Carpeta > Nueva], puedes optar por empezar desde una plantilla o elegir <Ninguna> y comenzar con el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

Editar una plantilla de carpeta

1. Inicia sesión en InterAction Windows Client.
2. Haz clic en Carpeta > Plantillas para abrir el cuadro de diálogo Gestionar plantilla de carpeta.

3. Selecciona la plantilla de carpeta y haz clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo Editar plantilla de carpeta.

   

4. Para editar cada área de la plantilla, selecciona la “vista” en el lado izquierdo del cuadro de diálogo y luego edita la información.

   Para	Haz esto
   Editar información como nombre, descripción y clase o tipo de carpeta.	Selecciona la vista General y luego edita los campos.
   Editar los derechos de acceso predeterminados que se usarán para las carpetas creadas con la plantilla.	Selecciona la vista Seguridad. Para más detalles sobre cómo editar los derechos de acceso, consulta Asignar derechos de acceso a una carpeta.
   Editar los campos adicionales específicos de la carpeta que se asignarán a las nuevas carpetas creadas con la plantilla.	Selecciona la vista Campos adicionales. Consulta Crear y editar definiciones de campos adicionales.
   Editar las clasificaciones específicas de la carpeta que se asignarán a las nuevas carpetas creadas con la plantilla.	Selecciona la vista Clasificaciones. Consulta Crear y editar definiciones de clasificaciones.
   Editar otras opciones para las carpetas creadas con la plantilla.	Selecciona la vista Opciones. Para más detalles sobre el significado de las opciones disponibles, consulta Opciones disponibles en todas las clases de carpetas.

5. Cuando termines de editar la plantilla, haz clic en OK o Cerrar (según la vista que estés usando) para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar plantilla de carpeta.

Eliminar una plantilla de carpeta

1. Inicia sesión en InterAction Windows Client.
2. Haz clic en Carpeta > Plantillas para abrir el cuadro de diálogo Gestionar plantilla de carpeta.
3. Selecciona la plantilla de carpeta y haz clic en Eliminar.
4. Haz clic en Sí para confirmar que deseas eliminar la plantilla.
5. Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar plantilla de carpeta.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."