El registro de auditoría mantiene un historial de los cambios realizados en la información de contacto dentro de una carpeta. Puedes activar o desactivar el registro de auditoría a nivel de carpeta. Solo se aplica a los contactos que están en la carpeta auditada. Para saber si una carpeta está auditada, selecciona la carpeta en la lista de carpetas y elige Carpeta > Propiedades.
El registro de auditoría lleva un seguimiento de los cambios realizados tanto en el Windows Client como en el Web Client. Sin embargo, las entradas del registro de auditoría solo se pueden ver en el Windows Client. Los usuarios de Web Client y de InterAction para Microsoft® Outlook® pueden ver información similar sobre los cambios en los contactos como alertas.
Esta sección cubre los siguientes temas:
- Información que registra el registro de auditoría
- Registro de auditoría versus alertas
- Ver el registro de auditoría de un contacto
- Ver el registro de auditoría de una carpeta
- Recomendaciones para usar el registro de auditoría
- Eliminar un registro individual del registro de auditoría
- Depurar el registro de auditoría
Información que registra el registro de auditoría
El registro de auditoría de InterAction lleva un seguimiento de la siguiente información:
- Cambios en el nombre del contacto
- Cambios en la empresa asociada para contactos de personas
- Altas, cambios y eliminaciones de direcciones
- Altas, cambios y eliminaciones de teléfonos
- Altas, cambios y eliminaciones de direcciones electrónicas
- Cambios (asignación y eliminación) en los valores de campos adicionales
El registro de auditoría rastrea los cambios en los datos globales de los contactos que tienen como origen una carpeta auditada. También rastrea los cambios en los datos específicos de la carpeta para los contactos vinculados a una carpeta auditada. Puedes ver esta información en el Windows Client desde la vista de Registro de Auditoría del contacto (consulta Ver el registro de auditoría de un contacto).
A nivel de carpeta, InterAction también lleva un registro de los movimientos, eliminaciones y desvinculaciones en la carpeta auditada. Consulta Ver el registro de auditoría de una carpeta.
Para las ediciones de contactos y las altas/eliminaciones en carpetas, el registro de auditoría funciona junto con las reglas de Gestión de Cambios de Datos definidas en tu entorno. Los cambios permitidos se registran inmediatamente en el registro de auditoría. Los cambios que requieren aprobación no aparecerán en el registro de auditoría hasta que sean aprobados. En todos los casos, el registro de auditoría muestra el nombre del usuario que realizó el cambio, no el del responsable de datos que lo aprobó.
Por ejemplo, ten en cuenta los siguientes escenarios:
Estos escenarios no pretenden explicar todo sobre cómo funciona la Gestión de Cambios de Datos. Para una descripción general, consulta Acerca de la Gestión de Cambios de Datos.
- Un usuario cambia el número de teléfono de un contacto. Las reglas de Gestión de Cambios de Datos que aplican a este contacto permiten el cambio sin revisión adicional. En este caso, el cambio se aplica de inmediato y se registra en el registro de auditoría.
-
Un usuario cambia el número de teléfono de un contacto. Las reglas para este contacto indican que dichos cambios deben ser revisados. En este caso, el cambio se aplica de inmediato y se registra en el registro de auditoría, y se envía un ticket de gestión de cambios al responsable de datos.
Si el responsable de datos rechaza el cambio, el número de teléfono vuelve a su valor original. En este caso, se añade una segunda entrada al registro de auditoría indicando que el responsable de datos devolvió el valor anterior.
-
Un usuario cambia el número de teléfono de un contacto. Las reglas para este contacto indican que todos los cambios deben ser enviados al responsable de datos. En este caso, el cambio no se realiza de inmediato, por lo que no se añade nada al registro de auditoría.
Si el responsable de datos aprueba el cambio, este se realiza y se registra en el registro de auditoría. El usuario original aparece como la persona que hizo el cambio en el registro, no el responsable de datos.
Ten en cuenta que cuando los apoderados realizan cambios en nombre de otro usuario, el cambio aparece en el registro de auditoría con el nombre del apoderado.
Registro de auditoría versus alertas
El registro de auditoría no es lo mismo que las alertas, aunque ambos rastrean información similar. Las alertas están pensadas como una herramienta para que los profesionales puedan monitorear la actividad de sus contactos. El registro de auditoría se utiliza principalmente como una herramienta administrativa para mantener la calidad de los datos.
Los usuarios pueden usar el Web Client o InterAction para Outlook para mostrar el conjunto de actividades recientes de los contactos que han decidido monitorear. Además de las actividades que los usuarios agregan al sistema, muchas de las actividades que se muestran como alertas son generadas automáticamente por InterAction cuando cambia la información en el sistema. Por ejemplo, si cambia el número de teléfono o la dirección de un contacto, se crea una actividad para registrar este evento.
[A] Esta actividad se generó automáticamente cuando un usuario editó los contactos
InterAction registra las actividades de todos los contactos en el sistema, sin importar en qué carpetas estén; el registro de auditoría solo rastrea los cambios de los contactos en carpetas auditadas. La siguiente tabla muestra las diferencias entre las alertas y el registro de auditoría.
Diferencias entre las alertas y el registro de auditoría
| Alertas | Registro de auditoría |
|---|---|
| Rastrea cambios en los nombres de los contactos. | Rastrea cambios en los nombres de los contactos. |
| Rastrea cambios en la asociación de empresa. | Rastrea cambios en la asociación de empresa. |
| Rastrea cambios en números de teléfono (teléfono, fax, etc.). | Rastrea cambios en números de teléfono (teléfono, fax, etc.). |
| Rastrea cambios en direcciones. | Rastrea cambios en direcciones. |
| Rastrea cambios en direcciones electrónicas. | Rastrea cambios en direcciones electrónicas. |
| No rastrea cambios en los valores de campos adicionales. | Rastrea cambios en los valores de campos adicionales. |
| No rastrea altas o eliminaciones de teléfonos, direcciones o direcciones electrónicas, solo cambios. | Rastrea altas y eliminaciones de teléfonos, direcciones y direcciones electrónicas. |
| No rastrea la eliminación de contactos de carpetas. | Rastrea la eliminación de contactos de carpetas. |
|
Los cambios generados se almacenan en actividades. Para más información, consulta Actividades generadas automáticamente. |
Los cambios se almacenan en registros del registro de auditoría. |
| Muestra actividades ingresadas manualmente por los usuarios. | Solo rastrea los cambios mencionados arriba. |
|
Los eventos pueden depurarse eliminando actividades expiradas. Esto se puede programar para que se ejecute regularmente. Para más detalles, consulta Eliminación automática de actividades. Ten en cuenta que las actividades generadas automáticamente están configuradas por defecto para eliminarse rápidamente. |
Debe depurarse manualmente usando InterAction Administrator. Para más detalles, consulta Depurar el registro de auditoría. |
| Se muestra en una página del Web Client y en InterAction para Microsoft Outlook. | Se muestra en la vista de registro de auditoría en el Windows Client. |
Ver el registro de auditoría de un contacto
Para ver el registro de auditoría completo de un contacto, abre los detalles del contacto y selecciona la vista Registro de auditoría.
Puedes ordenar la vista de Registro de auditoría por cualquiera de las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna. Haz clic de nuevo para cambiar el orden de ascendente a descendente (o viceversa).
Para ver los detalles de un elemento en el registro de auditoría, haz doble clic sobre él o selecciona el elemento y elige el botón Ver detalles para abrir el cuadro de diálogo de Detalles de auditoría.
Botón de la barra de herramientas Ver detalles:
Puedes ver el historial de cambios de los contactos desde la última vez que se depuró el registro de auditoría. Este historial incluye el valor original, el valor cambiado, el valor actual, la fecha/hora del cambio y la persona que realizó el cambio. Ten en cuenta que el valor actual puede no reflejar el cambio si el elemento ha sido modificado varias veces: el valor actual siempre es el más reciente.
Recuerda que, si el contacto fue eliminado o movido de una carpeta auditada, debes ver el registro de auditoría de la carpeta para ver la eliminación o el movimiento.
Ver el registro de auditoría de una carpeta.
Para ver los contactos que fueron movidos o eliminados (origen o enlaces) de una carpeta, debes ver el registro de auditoría de la carpeta. Para ver el registro de auditoría de una carpeta, selecciona la carpeta desde la vista principal y elige Carpeta > Registro de auditoría. Para cualquier elemento individual del registro de auditoría que se muestre en el cuadro de diálogo, puedes elegir mostrar más detalles.
Recomendaciones para usar el registro de auditoría
Utiliza las siguientes recomendaciones para decidir qué carpetas deben ser auditadas:
- Todas las carpetas que vienen automáticamente con InterAction están configuradas para ser auditadas por defecto.
- Las carpetas altamente restringidas, como una carpeta de marketing accesible solo por el equipo de marketing, generalmente no necesitan ser auditadas.
- Otras carpetas usadas por pequeños grupos de usuarios, como listas de trabajo, normalmente no necesitan ser auditadas.
- Nunca actives el registro de auditoría para la carpeta de Duplicados. Una vez que un contacto está en la carpeta de Duplicados, queda congelado y no debería tener cambios que rastrear.
- Depura el registro de auditoría de forma regular. Para más detalles, consulta Depurar el registro de auditoría.
Activar el registro de auditoría para una carpeta
El usuario Administrador del sistema puede especificar qué carpetas auditar.
- Inicia sesión en InterAction como usuario Administrador del sistema.
- En la lista de carpetas, selecciona la carpeta que deseas cambiar y luego elige Carpeta > Editar carpeta.
- En la lista Vista en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, selecciona Opciones.
- Marca la casilla Los contactos con origen en esta carpeta son auditados y luego elige OK.
Eliminar un registro individual del registro de auditoría
En casos poco frecuentes, puede ser necesario eliminar un registro del registro de auditoría para proteger datos sensibles. Esto puede ser necesario si un cambio dejó información confidencial en el registro de auditoría.
Puedes borrar solo el registro individual del registro de auditoría que contiene los datos sensibles. Esto elimina toda la información del registro y la reemplaza con el texto “Detalles eliminados por el Administrador de InterAction.” El registro en sí permanece en el sistema y todos los demás registros del registro de auditoría permanecen intactos.
Debe iniciar sesión en InterAction como Usuario Administrador del Sistema para eliminar un registro de la pista de auditoría.
- Inicie sesión en InterAction como Usuario Administrador del Sistema.
- Busque el contacto que contiene el registro de la pista de auditoría y abra la vista de Pista de Auditoría.
- Seleccione el registro de la pista de auditoría que desea eliminar y elija Pista de Auditoría > Eliminar Detalles.
-
Cuando se le solicite, escriba Sí para confirmar la eliminación y elija OK.
Los detalles del registro de la pista de auditoría se eliminan y el campo Comentarios se cambia a “Detalles eliminados por el Administrador de InterAction.”
Purgar la Pista de Auditoría
Puede limpiar periódicamente todas las entradas de la pista de auditoría. Si tiene varias carpetas auditadas, la pista de auditoría probablemente se volverá bastante grande. Por lo tanto, limpiarla regularmente es un paso importante.
Dependiendo de las necesidades de su organización, debería purgar la pista de auditoría al menos cada seis meses o un año. Es preferible purgar los registros con mayor frecuencia (por ejemplo, mensualmente o cada tres meses); sin embargo, muchas organizaciones prefieren conservar el historial de auditoría por un período más largo. Debe equilibrar la necesidad de conservar el historial con mantener la base de datos más pequeña y rápida.
Puede purgar todos los registros de auditoría anteriores a una fecha específica. Utilice InterAction Administrator para purgar la pista de auditoría.
-
En InterAction Administrator, elija Administrar > Purgar Pista de Auditoría.
Precaución: ¡No podrá restaurar la información de auditoría después de purgar la pista de auditoría!
- Seleccione la fecha de Purgar todas las auditorías anteriores a.
- Elija OK.