Los tipos de contacto, listas de marketing, listas de trabajo y carpetas administrativas organizan los contactos en InterAction. De manera similar, los tipos de carpeta/grupos de tipos de contacto organizan las carpetas.
Los tipos de carpeta controlan tanto cómo aparecen las carpetas en el Windows Client y el Web Client, como el comportamiento de las carpetas individuales.
Los tipos de carpeta en InterAction cumplen con los siguientes propósitos principales:
- Organizar la lista de carpetas en la ventana principal de InterAction Windows Client. Para más información, consulta Uso de los tipos de carpeta para buscar carpetas en la vista principal del Windows Client.
- Organizar las páginas de tipos de contacto, listas de marketing y listas de trabajo en el Web Client. Para más información, consulta Uso de los tipos de carpeta para organizar listas en el Web Client.
- Determinar qué listas de marketing utilizan patrocinio. Para más detalles, consulta Listas de marketing patrocinadas y no patrocinadas.
- Seleccionar la lista de carpetas que se usan al buscar duplicados y empresas al crear nuevos contactos. Para más información, consulta Uso del tipo de carpeta para designar carpetas a buscar.
- Otorgar permiso para crear carpetas. Para más información, consulta Permiso para crear carpetas.
- Controlar la lista de campos de perfil de carpeta que aplican a una carpeta. Esto solo aplica en entornos actualizados desde la versión 4.x.
Cada una de las cuatro clases de carpetas mantiene su propio conjunto de tipos de carpeta. Por ejemplo, los tipos usados para listas de trabajo son diferentes a los usados para listas de marketing. Para los tipos de contacto, los “tipos de carpeta” se llaman grupos de tipos de contacto.
Se utiliza InterAction Administrator para gestionar los tipos de carpeta. Para los tipos de contacto, también puedes usar el Windows Client; para más detalles, consulta Gestión de grupos de tipos de contacto.
Uso de los tipos de carpeta para buscar carpetas en la vista principal del Windows Client
Ves los tipos de carpeta al explorar carpetas en la lista de carpetas de InterAction Windows Client. La lista de carpetas se organiza primero por clase y luego por tipo de carpeta. Las carpetas de un tipo en particular aparecen debajo de ese tipo en la lista de carpetas.
[A] Las clases de carpeta aparecen en el nivel superior.
[B] Los tipos de carpeta y los grupos de tipos de contacto están en el segundo nivel.
[C] Las carpetas en sí están en el tercer nivel.
[D] Cuando abres una carpeta, los contactos de la carpeta aparecen en la ventana principal.
Si a un tipo de carpeta se le asignará un gran número de carpetas a las que la mayoría de los usuarios tendrá acceso, el tipo puede designarse como un “tipo de carpeta grande”. Cuando el usuario hace doble clic en el tipo de carpeta en la lista, InterAction muestra el cuadro de diálogo Buscar carpeta, permitiendo al usuario ingresar criterios de búsqueda para abrir la carpeta, en lugar de desplazarse por una larga lista de carpetas.
El indicador de tipo de carpeta grande no es necesario si la mayoría de los usuarios no tendrá al menos acceso de lectura a la mayoría de las carpetas. Esto se debe a que la lista de carpetas solo muestra las carpetas a las que el usuario tiene acceso de lectura. Un usuario con acceso a cinco carpetas de un tipo en particular solo verá esas cinco carpetas en la lista, incluso si hay 500 carpetas asignadas a ese tipo.
Para instrucciones sobre cómo crear y editar tipos de carpeta, consulta Creación y edición de tipos de carpeta.
Uso de los tipos de carpeta para organizar listas en el Web Client
Los tipos de carpeta/grupos de tipos de contacto se usan para organizar carpetas en el Web Client. Por ejemplo, la página de tipos de contacto muestra los tipos de contacto disponibles agrupados por grupo de tipo de contacto. Hay páginas similares para listas de marketing y listas de trabajo.
Columna para grupo en la página de tipos de contacto
Los usuarios también ven las carpetas por tipo al configurar sus preferencias de listas de uso frecuente.
Visualización de tipos de contacto en grupos
Uso del tipo de carpeta para designar carpetas a buscar
InterAction incluye una funcionalidad de búsqueda avanzada para encontrar contactos duplicados y empresas candidatas para la asociación de empresas cuando los usuarios crean un nuevo contacto. Esto ayuda a minimizar la cantidad de datos duplicados que se agregan al sistema y ahorra tiempo a los usuarios, ya que pueden usar la información existente en lugar de ingresarla ellos mismos.
Los tipos de carpeta controlan la lista de carpetas que se buscan para duplicados y empresas. Un tipo de carpeta incluye un indicador de “Empresa”. Cuando esto está seleccionado, todas las carpetas asignadas a ese tipo se consideran “Carpetas de empresa”. InterAction busca en todas las carpetas de empresa a las que el usuario tiene derechos de acceso de enlace desde al buscar duplicados y asociación de empresas.
Web Client también utiliza el indicador de empresa para determinar en qué carpetas buscar desde el área de búsqueda rápida en la parte superior de cada página del Web Client y desde el buscador en la página de inicio.
El indicador de empresa especifica esencialmente que cualquier contacto incluido en la carpeta forma parte de la lista de la empresa.
Permiso para crear carpetas
Los tipos de carpeta controlan qué usuarios pueden crear nuevas carpetas. Al definir un tipo de carpeta, puedes especificar quién tiene permiso para crear carpetas de ese tipo.
Los tipos de contacto, listas de marketing y carpetas administrativas solo se pueden crear usando el Windows Client, por lo que el permiso en los tipos usados con estas clases solo aplica al Windows Client. Los usuarios de Web Client pueden crear listas de trabajo, por lo que los permisos en los tipos para listas de trabajo aplican tanto a usuarios de Web Client como de Windows Client.
Otorgar permiso para crear carpetas
[A] Otorga permiso para crear listas de trabajo con el tipo “Otro” a Todos, al Administrador del sistema o a los miembros de un grupo específico.
Para cada tipo, puedes otorgar permiso de creación de carpetas a Todos, solo al Administrador del sistema o a los miembros de un grupo específico.