Creación y edición de tipos de carpetas

Para ver una lista de los tipos de carpetas predeterminados, consulta las siguientes secciones:

• Carpetas administrativas predeterminadas
• Tipos de contacto predeterminados
• Listas de marketing y plantillas de carpetas de eventos predeterminadas

También puedes crear tipos adicionales. Los tipos de carpetas no se pueden eliminar. Para “quitar” un tipo de carpeta, edita el tipo y selecciona el Estado inactivo.

Puedes usar estos tipos predeterminados tal como están, modificarlos según las necesidades de tu organización y agregar nuevos tipos si lo necesitas. No cambies el significado del tipo Lista de marketing (con patrocinio) (ID de tipo 9), ya que se utiliza para procesos especiales.

Al decidir cómo restringir la creación de carpetas para un tipo determinado, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Permite solo a los administradores del sistema crear carpetas usando el tipo Público. Este tipo solo debe usarse para carpetas fuente públicas y otras carpetas muy importantes a nivel organizacional.
• Permite que los usuarios del equipo de marketing creen listas de marketing.
• Permite que todos los usuarios creen la mayoría de los tipos de listas de trabajo.

Utiliza InterAction Administrator para crear y editar tipos de carpetas.

Crear un tipo de carpeta

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. Haz doble clic en Tipo de carpeta en la lista de entidades para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de carpeta.
3. Haz clic en Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo tipo de carpeta.
4. Escribe el Nombre.
5. Selecciona la Clase. Un tipo de carpeta solo puede aplicarse a una clase de carpeta.
   • Carpeta administrativa
   • Tipo de contacto
   • Lista de marketing
   • Lista de marketing (con patrocinio)
   • Lista de trabajo

6. En la opción "Las carpetas de este tipo solo pueden ser creadas por", selecciona el usuario o grupo que podrá crear carpetas del nuevo tipo.

   Configuración	Resultado
   Todos	Cualquier persona puede crear carpetas usando este tipo.
   Solo administrador del sistema	Solo el usuario Administrador del sistema puede crear carpetas que usen este tipo.
   Grupo específico	Solo los miembros del grupo pueden crear y editar plantillas de carpetas para los tipos de carpeta que tienen permiso de usar.

   Para asignar permisos a un grupo, primero debes crearlo. 

7. Selecciona los Indicadores apropiados para el nuevo tipo.

   Si	Selecciona
   El tipo se usará para carpetas a nivel organizacional que deben incluirse en la comprobación de duplicados, asociación de empresas y búsquedas rápidas. Normalmente esto solo se usa en el tipo de carpeta Pública para designar contactos en la Lista de la firma.	Empresarial Todas las carpetas asignadas a este tipo serán carpetas empresariales, como se describe en Uso del tipo de carpeta para designar carpetas a buscar.
   El tipo se asignará a un gran número de carpetas (más de 50) a las que la mayoría de los usuarios de Windows Client tendrán acceso (ten en cuenta que esta situación es poco común).	Usado por un gran número de carpetas Cuando un usuario navegue hasta el tipo de carpeta, InterAction mostrará el cuadro de diálogo Buscar carpeta en lugar de mostrar una lista grande de carpetas, como se describe en Uso de tipos de carpeta para buscar carpetas en la vista principal de Windows Client en Descripción general de los tipos de carpeta y grupos de tipos de contacto.

8. Selecciona el Estado.

   El estado determina si el tipo de carpeta está Activo o Inactivo. Un tipo inactivo no aparece en la lista de carpetas y no puede usarse al crear nuevas carpetas. Ten en cuenta que no puedes eliminar un tipo de carpeta; debes cambiar su estado a inactivo para “quitarlo” del sistema.

9. Haz clic en OK.
10. Cuando termines de crear y editar tipos de carpeta, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de carpeta.

Editar un tipo de carpeta

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. Haz doble clic en Tipo de carpeta en la lista de entidades para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de carpeta.
3. Selecciona el tipo de carpeta que deseas editar y haz clic en Editar.
4. Edita los campos Nombre, Indicadores y Estado según sea necesario.
5. Haz clic en OK.
6. Cuando termines de crear y editar tipos de carpeta, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de carpeta.

Inactivar (quitar) un tipo de carpeta

¡Nunca intentes eludir las reglas de eliminación de InterAction editando la base de datos directamente! Hacerlo puede causar errores de integridad en la base de datos.

Para mantener la integridad de la base de datos, no puedes eliminar un tipo de carpeta. Si un tipo de carpeta ya no es relevante, cambia su estado a “Inactivo”.

Los usuarios no pueden asignar tipos de carpeta inactivos a carpetas nuevas o existentes. Las carpetas asignadas a un tipo de carpeta inactivo no estarán disponibles en la lista de carpetas en InterAction Windows Client.

No inactives los tipos de Lista de marketing. Estos se utilizan para procesos especiales de InterAction, como se describe en “Tipos de carpeta para listas de marketing” en Listas de marketing patrocinadas y no patrocinadas.

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. Haz doble clic en Tipo de carpeta en la lista de entidades para abrir el cuadro de diálogo Administrar tipos de carpeta.
3. Selecciona el tipo de carpeta que deseas quitar y haz clic en Editar.
4. Cambia el Estado a Inactivo y luego haz clic en OK.
5. Cuando termines de crear y editar tipos de carpeta, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tipos de carpeta.

Los tipos de carpeta inactivos no aparecen en la lista de carpetas en InterAction Windows Client.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."