Cuando los usuarios finales muestran el conjunto de tipos de contacto, listas de marketing, listas de marketing (con patrocinio) y listas de trabajo en el Web Client, tienen la opción de limitar el conjunto de listas a aquellas marcadas como usadas frecuentemente. Estas funcionan básicamente como Favoritos para los usuarios. Dado que una organización puede tener una gran cantidad de estas carpetas (por ejemplo, un tipo de contacto para cada departamento o grupo de trabajo), mostrar todas las disponibles saturaría la pantalla y dificultaría encontrar la información.
El primer ejemplo muestra la página de Tipos de Contacto cuando está seleccionada la opción Mostrar mis listas usadas frecuentemente. El segundo es la misma página, pero con la opción Mostrar todas las listas seleccionada.
Visualización de los tipos de contacto usados frecuentemente en el Web Client
[A] Está seleccionada la opción Mostrar mis listas usadas frecuentemente, por lo que solo se muestran los tipos de contacto más importantes del usuario.
Visualización de todos los tipos de contacto en el Web Client
[A] Está seleccionada la opción Mostrar todas las listas, por lo que se muestran todos los tipos de contacto.
Puedes “enviar” una carpeta a la lista de usadas frecuentemente de los usuarios desde el Windows Client. Normalmente haces esto al crear una nueva carpeta. Las tres páginas de listas en el Web Client siempre muestran por defecto la opción de listas usadas frecuentemente, así que un usuario que nunca elija manualmente ver todas las listas puede que nunca note una lista nueva.
Por ejemplo, si estuvieras creando un tipo de contacto para un departamento específico, probablemente agregarías la nueva carpeta a la lista de usadas frecuentemente de todos los usuarios de ese departamento. En cambio, podrías agregar una nueva lista de marketing para toda la organización a los favoritos de todos los usuarios.
Al agregar una carpeta a las listas usadas frecuentemente, puedes elegir entre Todos, un usuario específico o un grupo específico.
| Configuración | Resultado |
|---|---|
| Todos | La carpeta se agrega a las listas usadas frecuentemente de todos los usuarios. |
| Usuario específico | La carpeta se agrega al conjunto de listas usadas frecuentemente del usuario seleccionado. |
| Grupo específico | La carpeta se agrega al conjunto de listas usadas frecuentemente de cada usuario de ese grupo. |
Ten en cuenta que los usuarios finales tienen el control total sobre sus listas usadas frecuentemente. Ellos pueden agregar y quitar cualquier carpeta que deseen. Solo puedes agregar carpetas a las listas.
En general, solo deberías enviar una carpeta a las listas usadas frecuentemente de los usuarios al crear un usuario nuevo o al crear una lista nueva. Si un usuario ha quitado una carpeta de su lista, puede resultar molesto si la misma carpeta vuelve a aparecer en la lista.
Agregar una carpeta existente a las listas usadas frecuentemente de los usuarios
- Inicia sesión en el Windows Client como un usuario con acceso de administrador a la carpeta que quieres “enviar” a los favoritos de los usuarios.
- Navega hasta la carpeta en la lista de carpetas.
-
Haz clic derecho en la carpeta y selecciona Agregar a las listas usadas frecuentemente de otros para abrir el cuadro de diálogo Agregar a los favoritos de otro usuario.
- En la lista desplegable Usada frecuentemente por, selecciona Todos o el nombre de un grupo específico. También puedes buscar un usuario específico.
- Haz clic en el botón Buscar (
).
- Ingresa el apellido del usuario y haz clic en Buscar.
- Selecciona el usuario de la lista de resultados y haz clic en OK. El nombre del usuario quedará seleccionado en la lista Usada frecuentemente por.
- Haz clic en el botón Buscar (
-
Haz clic en OK para actualizar las listas de los usuarios seleccionados.
Ten en cuenta que el cuadro de diálogo Agregar a los favoritos de otros es solo una forma de “enviar” carpetas a las listas usadas frecuentemente de los usuarios finales. Solo los propios usuarios pueden gestionar sus listas.