InterAction vous permet de suivre les interactions que vous avez avec un contact, telles que les appels téléphoniques, les lettres, les messages e-mail et les réunions. Celles-ci sont utiles pour suivre l'historique d'une organisation avec un contact. InterAction suit également automatiquement certains changements dans les données de contact en générant des activités, comme la création d'une activité de Changement de Nom de Personne si un utilisateur modifie le nom d'un contact.
De plus, si vous utilisez Microsoft® Outlook®, vous pouvez configurer la synchronisation du calendrier. Cela permet aux utilisateurs d'ajouter des éléments de calendrier comme rendez-vous dans InterAction. Pour plus de détails sur la configuration et l'utilisation de la synchronisation des rendez-vous, consultez le guide InterAction pour les Gestionnaires d'Informations Personnelles (PIMs).
Dans le Web Client, les utilisateurs peuvent afficher des alertes pour voir les activités récentes et les rendez-vous pour un ensemble spécifié de contacts.
Notez que le terme « alertes » est configurable. Dans les versions antérieures d'InterAction, les alertes étaient appelées la « Liste de Surveillance ».
Les sections suivantes fournissent un aperçu général des activités.
Paramètres Généraux des Activités
Vous pouvez configurer plusieurs options qui contrôlent le fonctionnement des activités. Par exemple, vous pouvez désigner si les activités e-mail doivent inclure automatiquement le texte du corps du message e-mail. Pour plus de détails sur les paramètres par défaut disponibles et leur configuration, consultez Configurer les Paramètres Généraux pour les Activités & Rendez-vous.
Types d'Activités et Groupes de Types d'Activités
Les utilisateurs peuvent créer, modifier et supprimer des activités à la fois dans le Web Client et le Windows Client. Chaque activité a un type d'activité. Les types d'activités décrivent le genre d'activité enregistrée, comme E-mail, Lettre, ou Envoi marketing. Les types sont utiles pour standardiser les activités. Par exemple, un professionnel peut facilement rechercher tous les contacts qui ont reçu un envoi marketing en recherchant des contacts avec une activité « Envoi marketing ».
InterAction propose un certain nombre de types d'activités prêts à l'emploi. Certains de ces types d'activités peuvent être modifiés pour répondre à vos besoins. Vous pouvez également en créer de nouveaux si nécessaire. Lors de la configuration des types d'activités, vous pouvez déterminer comment ils peuvent être utilisés. Par exemple, vous pouvez désigner si un type est disponible ou non lors de la sélection des activités à afficher sur la page Mes Alertes.
Pour faciliter davantage le tri des activités, chaque type d'activité fait partie d'un groupe d'activités. Les groupes d'activités sont utilisés dans le Web Client pour trier et filtrer les activités dans les vues d'activités et la page Mes Alertes. Par exemple, dans la figure ci-dessous, les groupes Communication et Marketing sont sélectionnés. Cela filtre la vue des activités pour n'afficher que les activités assignées à des types au sein de ces groupes.
Choisir de Filtrer les Activités par Groupe
[A] Tous les types au sein des groupes Communications et Marketing sont inclus.
[B] Seul le type Évaluation sous le groupe Autre est inclus.
Pour des informations sur la création et la modification des types et groupes d'activités, consultez les articles suivants :
- Création et Modification des Types et Groupes d'Activités
- Déterminer Où les Types d'Activités sont Affichés
Pertinence et Sécurité des Activités
Une activité peut être pertinente pour des contacts ou un dossier, comme une liste marketing. Cela fournit un contexte autour des activités. Par exemple, lorsque vous envoyez un envoi, vous pouvez enregistrer cette action avec une activité concernant la liste de diffusion.
Dans les versions précédentes d'InterAction, les activités pertinentes pour les contacts étaient appelées activités globales, tandis que celles concernant un dossier étaient appelées activités spécifiques au dossier.
Pour en savoir plus sur les activités spécifiques à un dossier, consultez « À propos des Activités Spécifiques au Dossier et Globales » dans Données Spécifiques au Dossier et Globales.
Si votre organisation a acquis une licence pour un module connexe, une activité peut être pertinente pour une affaire, une opportunité ou un engagement. Consultez la documentation fournie avec votre module pour plus de détails sur les activités du module.
Lors de la création d'une activité, l'utilisateur peut désigner quels autres utilisateurs peuvent voir et modifier l'activité. Une activité peut être privée (disponible uniquement pour l'utilisateur qui l'a créée), disponible pour tout le monde, ou juste pour un groupe spécifique. Les droits d'accès normaux aux dossiers peuvent également être utilisés pour déterminer l'accès aux activités concernant un dossier spécifique.
Pour plus de détails sur la configuration de la sécurité des activités, consultez Sécurité des Activités.
Activités Générées Automatiquement
InterAction crée automatiquement des activités lorsque les utilisateurs saisissent et modifient des informations. Par exemple, changer le numéro de téléphone d'un contact génère une activité de « Changement de Numéro de Téléphone ». Cela alerte les autres utilisateurs des changements qui pourraient les concerner. Afficher ces activités comme alertes permet essentiellement de « pousser » ces changements vers d'autres utilisateurs.
Pour en savoir plus sur les alertes et les activités générées automatiquement, consultez Activités Générées Automatiquement.
Créer des Activités à partir d'un Gestionnaire d'Informations Personnelles (PIM)
InterAction inclut également des composants pour créer des activités depuis un Gestionnaire d'Informations Personnelles (PIM). Les utilisateurs peuvent faire ce qui suit :
- Créer des activités InterAction à partir de messages e-mail et d'autres éléments.
- Synchroniser les rendez-vous avec InterAction (uniquement Outlook).
Notez qu'il s'agit d'une synchronisation unidirectionnelle d'Outlook vers InterAction.
Inclure des Documents dans les Activités
Si vous avez configuré InterAction pour stocker des documents, les utilisateurs peuvent inclure des documents dans les activités qu'ils créent. De plus, les pièces jointes peuvent être automatiquement incluses dans les activités créées à partir des éléments Outlook lors du travail en ligne.
Pour plus de détails sur la configuration des documents, consultez Documents InterAction.
Suppression Automatique des Anciennes Activités
Enfin, après un certain temps, certains types d'activités peuvent perdre de leur valeur et devraient être supprimés du système. Pour aider dans ce processus, InterAction inclut des fonctionnalités pour purger automatiquement les activités après qu'elles ont existé dans le système pendant une période spécifique. Pour plus d'informations, consultez Suppression Automatique des Activités.
À propos de la Configuration des Types d'Activités et des Paramètres Connexes
Vous gérez toute la configuration liée aux activités dans InterAction Administrator. Les paramètres pertinents sont tous disponibles dans la boîte de dialogue Activités, Rendez-vous et Références de Documents.
Notez également que vous devez effectuer les actions suivantes avant de pouvoir configurer les paramètres d'activité :
- Configurer et démarrer le serveur d'applications InterAction.
- Configurer InterAction Administrator pour communiquer avec le serveur d'applications. Pour vérifier si cela est configuré, choisissez Configuration dans la liste principale des entités dans InterAction Administrator, puis choisissez l'onglet Général.
Pour plus de détails sur la configuration de votre serveur d'applications et la configuration d'InterAction Administrator pour communiquer avec celui-ci, consultez le guide Administering InterAction.