Pour la plupart des données de contact dans InterAction, vous avez le choix de rendre les données globales ou spécifiques au dossier :
- Les données globales sont accessibles à tout utilisateur pouvant voir le contact. Par exemple, un champ supplémentaire global peut être consulté par tout utilisateur ayant accès au contact. Des informations telles que le nom du contact sont toujours globales.
- Les données spécifiques au dossier ne sont visibles que par les utilisateurs ayant des droits d'accès au dossier particulier. Par exemple, un champ supplémentaire peut être spécifique au dossier Informations Financières du Client. Seuls les utilisateurs ayant des droits d'accès en lecture à ce dossier peuvent voir les données.
Les informations suivantes peuvent être saisies comme globales ou spécifiques au dossier :
- Champs supplémentaires
- Téléphones
- Adresses et Adresses Électroniques
- Notes
- Activités (bien que pour les activités, global signifie “concernant les contacts” et spécifique au dossier signifie “concernant un dossier.” Pour plus de détails, voir À propos des Activités Spécifiques au Dossier et Globales.)
Chacun de ces éléments utilise les données spécifiques au dossier et globales de manière légèrement différente, mais le concept reste fondamentalement le même.
Les données spécifiques au dossier sont généralement utilisées pour s'assurer que les champs ne s'appliquent que lorsqu'ils sont pertinents. Par exemple, le champ Date d'Entrée dans l'Entreprise n'est pas pertinent pour un contact qui n'a jamais été employé ou consultant de votre organisation. Par conséquent, il est spécifique au dossier Informations sur le Personnel.
Les données spécifiques au dossier sont également utilisées pour restreindre les données à certains groupes d'utilisateurs. Par exemple, les informations financières stockées dans le dossier Informations Financières du Client peuvent être sensibles, et donc inappropriées pour que tout le monde dans l'organisation puisse les voir. Vous pouvez contrôler l'accès à ces données avec les droits d'accès au dossier.
À propos des Activités Spécifiques au Dossier et Globales
Les activités spécifiques au dossier et globales fonctionnent différemment des autres types de données dans InterAction. Lorsqu'on travaille avec des activités, le terme que les utilisateurs voient pour ce concept est concernant :
Une activité concernant uniquement les contacts (Voir A, ci-dessous) est essentiellement une activité globale.
Une activité concernant un dossier spécifique (Voir B, ci-dessous) est une activité spécifique au dossier. Dans l'exemple montré en B, ci-dessous, l'activité est spécifique au dossier appelé Barbecue de la Fête du Travail.
De plus, contrairement aux autres types d'informations spécifiques au dossier, l'option concernant fournit principalement un contexte pour l'activité plutôt qu'une sécurité. Une activité peut concerner une liste de travail spécifique, tout en étant visible par tous les utilisateurs d'InterAction, qu'ils soient autorisés ou non à lire la liste de travail. Pour plus de détails sur la sécurité des activités, voir Sécurité pour les Activités.
Les activités concernant un dossier incluent toujours des contacts, mais les contacts n'ont pas besoin d'être sourcés ou liés au dossier. Les contacts peuvent être n'importe quels contacts dans le dossier ou dans la liste des entreprises. Par exemple, un utilisateur pourrait ajouter une activité concernant la liste de travail Barbecue de la Fête du Travail et inclure dans l'activité des contacts qui ne sont pas dans le dossier Barbecue de la Fête du Travail. Cela diffère également des autres types de données spécifiques au dossier qui ne peuvent être ajoutées que pour les contacts au sein du dossier.
Pour plus d'informations sur les activités en général, voir Activités et Rendez-vous.