Vous pouvez configurer plusieurs options qui contrôlent le fonctionnement des activités. La plupart de ces paramètres sont configurés dans la boîte de dialogue Paramètres d'activité et de rendez-vous, bien que quelques-uns nécessitent de mettre à jour les fichiers de configuration du serveur d'application.
Paramètres d'activité et de rendez-vous
Pour plus de détails sur les paramètres, consultez les sujets suivants :
- Paramètres par défaut des activités disponibles
- Définir les options générales d'activité
- Pourquoi inclure des entreprises associées dans une activité ou un rendez-vous ?
- Regrouper plusieurs activités en une seule ligne dans les vues du Web Client
- Configurer la boîte de dialogue Configurer les alertes
Paramètres par défaut des activités disponibles
Le tableau suivant résume les paramètres d'activité que vous pouvez modifier dans InterAction Administrator.
Pour certaines de ces options, des détails supplémentaires sont disponibles dans les sections suivantes.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nouveaux paramètres d'activité/rendez-vous | |
| Valeur par défaut de 'Qui peut voir ceci' pour les activités/rendez-vous |
Cette valeur détermine la valeur par défaut pour ce champ lors de la création d'une nouvelle activité ou d'un rendez-vous. Les options sont :
Pour plus de détails sur le fonctionnement de la sécurité pour les activités, voir Sécurité pour les activités. |
|
Type par défaut, sauf spécifié dans le PIM, lors de la création d'une activité Notez que « PIM » s'affiche comme le PIM utilisé par votre organisation (Microsoft Outlook) |
Cette valeur détermine le type par défaut lors de la création d'une nouvelle activité. Les options sont :
Notez que les utilisateurs peuvent créer des activités à partir d'éléments sélectionnés dans le PIM de votre organisation. Le type d'activité par défaut stocké dans ce paramètre n'est pas utilisé pour ces activités. Pour plus de détails sur la création de types d'activités, voir Création et modification de types et groupes d'activités. Pour des informations sur la mise à disposition des types d'activités lors de la création ou de la modification d'activités, voir Détermination de l'affichage des types d'activités. |
| Lors de l'ajout d'une activité/rendez-vous pour une ou plusieurs personnes | |
| Ajouter automatiquement l'entreprise associée à chaque personne |
Lorsque cette option est sélectionnée, l'entreprise associée à chaque personne incluse dans l'activité est ajoutée en tant que contact sur l'activité ou le rendez-vous. Notez que l'entreprise associée aux contacts dans les dossiers Notre Personnel et Nos Consultants n'est jamais ajoutée automatiquement. Pour plus de détails, voir Pourquoi inclure les entreprises associées dans une activité ou un rendez-vous ?. |
| Ajouter uniquement les contacts sélectionnés par l'utilisateur | Lorsque cette option est sélectionnée, seuls les contacts sélectionnés par l'utilisateur sont ajoutés à l'activité ou au rendez-vous. Les entreprises associées aux personnes ne sont pas incluses. |
|
Lors de l'ajout d'une activité ou d'un rendez-vous à partir d'un élément PIM Notez que "PIM" s'affiche comme le PIM spécifique utilisé par votre organisation (Microsoft® Outlook®) |
|
| Ajouter toutes les personnes de l'élément à l'activité/rendez-vous |
Lorsque cette option est sélectionnée, tous les contacts de l'élément sont inclus dans l'activité ou le rendez-vous InterAction. Par exemple, lors de l'ajout d'une activité à partir d'un message e-mail, tous les destinataires de l'e-mail sont inclus dans l'activité. |
| Exclure Notre Personnel et Nos Consultants de l'activité/rendez-vous |
Lorsque cette option est sélectionnée, tous les contacts de l'élément qui se trouvent également dans les dossiers Notre Personnel ou Nos Consultants sont exclus de l'activité. Cela est utile pour filtrer le "bruit", car il n'est pas toujours utile d'inclure des personnes internes dans les activités ou les rendez-vous. |
| Lors de l'ajout d'une activité à partir d'un message e-mail | |
| Inclure le texte du message e-mail | Lorsque cette option est sélectionnée, le texte du message e-mail est automatiquement inclus dans le corps de l'activité. Notez que l'utilisateur ajoutant l'activité peut modifier le texte si nécessaire, par exemple, pour supprimer des parties de l'e-mail qui ne devraient pas être incluses. |
| Exclure le texte du message e-mail |
Lorsque cette option est sélectionnée, le texte du message e-mail n'est pas automatiquement inclus dans le corps de l'activité. Notez que l'utilisateur ajoutant l'activité peut choisir le bouton Insérer le corps pour copier le corps de l'e-mail dans l'activité. De plus, cette option ne s'applique qu'aux activités e-mail, pas aux éléments de calendrier. |
| Visualisation des activités/rendez-vous | |
| Lors de l'affichage d'une liste, afficher une seule ligne pour une activité/rendez-vous si le nombre de contacts dépasse |
Ce champ vous permet de spécifier le seuil après lequel une activité ou un rendez-vous avec plusieurs contacts est affiché sur une seule ligne. Cela affecte principalement la page Mes Alertes. Pour plus de détails, voir Regrouper plusieurs activités en une seule ligne dans les vues du Web Client. |
| Intégration externe | |
| Afficher la case à cocher pour rendre l'activité/rendez-vous disponible aux contacts externes | Lorsque cette case est cochée, la case Rendre disponible pour les clients est disponible dans le Windows Client InterAction, le Web Client et l'intégration de bureau lors de la création de nouvelles activités. |
| Étiquette : Rendre disponible pour | Entrez le texte que vous souhaitez afficher sur la case à cocher. |
|
Paramètres de rendez-vous Ces paramètres permettent la synchronisation du calendrier Microsoft® Outlook®. Notez que ces options ne s'affichent que si votre environnement est configuré pour se synchroniser avec Microsoft. |
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|
InterAction pour Microsoft® Outlook® Ces paramètres configurent le comportement par défaut pour InterAction pour Microsoft Outlook. |
En plus des paramètres ci-dessus, vous pouvez définir des options supplémentaires en modifiant les fichiers de configuration sur le serveur d'application. Voir Configuration de la boîte de dialogue Configurer les alertes.
Définir les options générales d'activité
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Paramètres.
- Sélectionnez les options souhaitées. Pour une liste des paramètres disponibles, voir Paramètres d'activité disponibles.
- Choisissez OK pour enregistrer vos modifications.
- Choisissez Fermer.
Pourquoi inclure des entreprises associées dans une activité ou un rendez-vous ?
Vous pouvez configurer InterAction pour inclure automatiquement les entreprises associées dans les activités. Par exemple, si un utilisateur sélectionne Jane Tarnoff de Telenorth et Donna Roeser de Guru, Ltd, puis ajoute une activité, l'activité résultante aura quatre contacts :
- Jane Tarnoff
- Telenorth
- Donna Roeser
- Guru, Ltd.
Dans la plupart des cas, vous souhaitez inclure les entreprises, pour deux raisons :
- Lors de la consultation d'une entreprise dans InterAction, les utilisateurs peuvent voir les activités concernant les employés de l'entreprise.
- La liste des activités pour une entreprise continue de refléter avec précision les personnes et les entreprises impliquées même lorsque les personnes changent d'emploi. Par exemple, supposons qu'Ed Roberts ait créé une activité avec les quatre contacts indiqués ci-dessus. Plus tard, Donna Roeser quitte Guru, Ltd et ses informations de contact sont mises à jour dans InterAction. Si l'activité n'incluait pas Guru au départ, le fait que Guru ait été impliqué d'une manière ou d'une autre serait perdu.
Regrouper plusieurs activités en une seule ligne dans les vues du Web Client
Dans InterAction, une activité ou un rendez-vous peut être associé à un nombre quelconque de contacts. Normalement, les différentes vues d'activité dans le Web Client affichent une ligne distincte pour chaque contact. Cela signifie que la même activité peut être affichée plusieurs fois, chaque fois avec un contact différent. Si une activité a un grand nombre de contacts, cette vue est moins utile.
Pour rendre ces informations plus utiles, vous pouvez définir un « seuil » pour limiter cet affichage. Cela « regroupe » les activités en une seule ligne.
Activités consolidées sur la page Mes alertes
[A] Plusieurs contacts pour cette activité ont été regroupés en une seule ligne.
[B] Voici un exemple d'une seule activité affichée plusieurs fois, une fois pour chaque contact. Dans ce cas, il y a quatre contacts sur cette activité, donc elle est en dessous du seuil de cinq.
Par défaut, ce seuil est fixé à cinq contacts. Par conséquent, si une activité a six contacts ou plus associés, l'activité sera regroupée en une seule ligne.
Le regroupement des activités de cette manière fonctionne sur la page Mes alertes, les résultats de recherche d'activités et les pages affichant des activités pour une affaire, un engagement ou une opportunité.
Ce seuil ne fonctionne correctement que si les contacts sont associés à la même activité. Si, au contraire, vous créez plusieurs activités en double, elles ne seront pas consolidées.
Vous pouvez modifier le seuil de consolidation en changeant l'option Lors de la consultation d'une liste, n'afficher qu'une seule ligne pour une activité si le nombre de contacts dépasse. Vous pouvez définir cela sur un nombre entre un et dix. Voir Définir les options générales d'activité.
Configuration de la boîte de dialogue Configurer les alertes
La page Mes alertes affiche l'ensemble des activités récentes pour les contacts qu'un utilisateur a choisi de surveiller.
Les utilisateurs individuels du Web Client peuvent configurer la page Mes alertes en sélectionnant à la fois les types d'activités qu'ils souhaitent voir et les contacts qu'ils souhaitent surveiller. Les utilisateurs choisissent ces options dans la boîte de dialogue Configurer les alertes, accessible depuis le lien Configurer les paramètres d'alerte sur la page Mes alertes.
Vous pouvez configurer les paramètres suivants pour votre organisation :
- L'ensemble des éléments (activités et rendez-vous) que les utilisateurs peuvent sélectionner depuis la page Filtrer les alertes. Vous configurez cela en spécifiant quels types doivent être affichés sur la page. Pour plus de détails, voir « Types disponibles pour les utilisateurs finaux » dans Déterminer où les types d'activités sont affichés.
- L'ensemble des contacts que les utilisateurs peuvent sélectionner depuis la page Sélectionner les contacts à surveiller. Vous configurez cela en spécifiant une liste de dossiers dans un fichier de configuration.
Configuration de la page Sélectionner les contacts à surveiller
La page Sélectionner les contacts à surveiller affiche un ensemble de listes de contacts. Les utilisateurs du Web Client peuvent sélectionner les collections de contacts qu'ils souhaitent surveiller. Seuls les contacts au sein des collections sélectionnées généreront des alertes. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur a choisi de surveiller Mes contacts, Contacts que je connais et Liste d'appels d'Ed.
Cette liste inclut toujours des cases à cocher pour Mes contacts et Contacts que je connais. Par défaut, la liste inclut également tous les types de contacts et les listes de travail fréquemment utilisées par l'utilisateur.
Vous pouvez personnaliser l'ensemble des cases à cocher affichées sur cette page en modifiant un fichier de configuration du serveur d'application. Si votre organisation a un grand nombre de dossiers, vous devriez restreindre cette page à un nombre raisonnable pour éviter de submerger les utilisateurs.
Sélection des contacts à surveiller
Vous configurez la page en modifiant les options suivantes dans le fichier InterActionWebPage.cfg :
- watchListContactsListInclude définit la liste des dossiers qui doivent être inclus en tant que cases à cocher sur la page.
- watchListContactsListExclude définit un ensemble de dossiers qui doivent être spécifiquement exclus.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| watchListContactsListInclude | |
| allContactTypes | Tous les types de contacts que l'utilisateur a accès à lire sont inclus. |
| allWorkingLists | Toutes les listes de travail que l'utilisateur a accès à lire sont incluses. |
| frequentlyUsedWorkingLists | Toutes les listes de travail que l'utilisateur a accès à lire et a désignées comme fréquemment utilisées sont incluses. |
| ID de Dossier |
Vous pouvez spécifier n'importe quel ID de dossier pour inclure le dossier sur la page. Les ID de dossier doivent être spécifiés au format sourceID/FolderID. Par exemple, la liste marketing de cartes de vœux par défaut a l'ID de dossier suivant : 2/-10017 Notez que la plupart des ID de dossier par défaut sont des nombres négatifs. Les dossiers que vous créez ont des ID de nombres positifs. Par conséquent, l'ID pour un dossier personnalisé que vous avez créé pourrait ressembler à ceci : 2/42 |
| allFolders (obsolète) | Les versions précédentes d'InterAction incluaient une option allFolders. Si cette option est toujours définie dans votre environnement, elle se comporte de la même manière que l'option allWorkingLists. |
| watchListContactsListExclude | |
| ID de Dossier |
Vous pouvez spécifier n'importe quel ID de dossier à exclure de la page. Les ID de dossier doivent être spécifiés au format sourceID/FolderID. Par exemple, le type de contact par défaut Décédé a l'ID de dossier suivant : 2/-10011 Par défaut, les types de contact Décédé et Entreprises Fermées sont exclus. |
Modifier les cases à cocher affichées sur la page Contacts à Surveiller
Pour modifier l'ensemble des listes affichées sur la page Contacts à Surveiller, procédez comme suit :
-
Sur votre machine serveur d'application InterAction, localisez le répertoire etc.
Dans une installation par défaut, cela correspond à :
C:\Program Files\LexisNexis\InterAction\AppServer\iahome\etc
- Ouvrez le fichier appelé InterActionWebPage.cfg dans un éditeur de texte.
-
Localisez la variable watchListContactsListInclude.
Par défaut, elle est définie pour inclure tous les types de contacts et les listes de travail fréquemment utilisées. La ligne ressemble à ceci :
watchListContactsListInclude = allContactTypes;frequentlyUsedWorkingLists
-
En utilisant des points-virgules (;) pour séparer les éléments, ajoutez les ID de dossier pour les dossiers que vous souhaitez inclure dans la liste. Pour plus de détails sur les options que vous pouvez inclure, voir Configurer les paramètres généraux pour les activités et les rendez-vous.
Par exemple, supposons que votre organisation ait créé une liste marketing appelée “Newsletter Technologie” que vous souhaitez inclure. L'ID source pour ce dossier est 2 et l'ID de dossier est 42. Par conséquent, vous entreriez ce qui suit :
watchListContactsListInclude = allContactTypes;frequentlyUsedWorkingLists;
2/42
Dans votre éditeur de texte, cela devrait apparaître sur une seule ligne.
- Si vous souhaitez exclure spécifiquement des dossiers, ajoutez l'ID de dossier au paramètre watchListContactsListExclude, en séparant à nouveau plusieurs éléments par des points-virgules.
- Enregistrez le fichier InterActionWebPage.cfg. Les modifications seront disponibles après le prochain rafraîchissement du cache du serveur d'application.