Creación y edición manual de usuarios

Puedes crear usuarios uno por uno en InterAction Administrator. Esto es útil para agregar nuevos usuarios a medida que se incorporan a tu organización.

Si deseas iniciar sesión en InterAction inmediatamente después de crear una nueva cuenta de usuario, es posible que debas actualizar el Application Server antes de que la cuenta funcione. Para obtener información sobre la caché del Application Server y cómo actualizarla, consulta Caché del Application Server.

Sin embargo, para crear una gran cantidad de usuarios durante la implementación, es mucho más rápido importarlos como se explica en Importar usuarios.

Para obtener información sobre el proceso para agregar usuarios a InterAction, consulta Agregar nuevos usuarios a InterAction de forma continua.

Si ya gestionas cuentas de usuario en Active Directory que necesitas agregar a InterAction, consulta Integración con Active Directory.

Puedes editar usuarios existentes en cualquier momento. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, no puedes eliminar un usuario. Cuando un empleado se va, debes inactivar la cuenta de usuario y limpiar cualquier dato asociado a ese usuario. Esto se puede gestionar fácilmente mediante el proceso de Offboarding en Data Minder.

Para más información, consulta Cuando un usuario deja tu organización.

Crear una cuenta de usuario

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la lista de entidades de la ventana principal, haz doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos. Luego haz clic en Cuentas de usuario para abrir el cuadro de diálogo Administrar usuario.

3. Haz clic en Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo usuario.

   

   Si aparece un mensaje indicando que has alcanzado el límite de usuarios activos, es posible que debas actualizar tu archivo de licencia para reflejar la cantidad de usuarios licenciados que tu organización ha adquirido. Consulta Actualizar tu número de usuarios licenciados.

4. Especifica los valores para los campos de la cuenta: Nombre de cuenta, Contraseña, Confirmar contraseña y Inicios de sesión de gracia.

   El nombre de la cuenta no puede contener caracteres especiales, por ejemplo, comillas simples (’), comillas dobles (“), ampersands (&) o signos de interrogación (?).

   Nota: El nombre de la cuenta debe ser el mismo que el inicio de sesión de red del usuario.

5. Ingresa el nombre completo del usuario en los campos Nombre y Apellido.
6. Si este usuario es un profesional en tu organización, selecciona la casilla Profesional.

7. Haz clic en la pestaña Grupos y especifica a qué grupos debe pertenecer el nuevo usuario.

   Para más información sobre los grupos, consulta Grupos de usuarios.

8. Haz clic en la pestaña Apoderados y especifica toda la información de apoderados para el usuario correspondiente.

   Para más información sobre apoderados, consulta Administrar apoderados de usuario.

9. Haz clic en la pestaña Configuración regional y especifica la información de configuración regional para el usuario correspondiente.

   Para información sobre cómo configurar la configuración regional, consulta Configurar la configuración regional.

10. Haz clic en la pestaña Configuración de recordatorios y especifica la información de recordatorios para el usuario que estás creando.
11. Haz clic en la pestaña Otros para realizar cualquiera de las siguientes acciones:
    • Si tu organización utiliza InterAction IQ 2.x, consulta la Guía del usuario de InterAction IQ 2.x para obtener información sobre cómo configurar esta opción.
    • Si tu organización tiene varios repositorios de documentos, asigna un repositorio de documentos al usuario eligiéndolo en la lista desplegable de Repositorio de documentos predeterminado.
12. Para conectar el nuevo usuario con un contacto en InterAction, vuelve a la pestaña General y haz clic en el botón Establecer. Esto abre el Asistente para nuevo contacto. El asistente proporciona posibles coincidencias y la oportunidad de ingresar y editar datos de contacto, afiliación de empresa, carpeta de origen y vincular el nuevo contacto a otras carpetas, incluidas listas de marketing y otras carpetas.
13. Haz clic en OK para guardar el usuario y cerrar el cuadro de diálogo Nuevo usuario. El nuevo usuario aparecerá en la lista de usuarios en el cuadro de diálogo Administrar usuario. La asignación de la cuenta de usuario se indica en Administrar usuario con un ícono de figura .
14. Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar usuario. Luego haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de cuentas de usuario y grupos.

Editar una cuenta de usuario

Cuando editas una cuenta de usuario, hay una pestaña adicional llamada Limpieza. Para más detalles sobre esta pestaña, consulta Convertir relaciones en anteriores cuando un usuario deja tu organización y Limpiar relaciones anónimas.

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la lista de entidades de la ventana principal, haz doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos. Luego haz clic en Cuentas de usuario para abrir el cuadro de diálogo Administrar usuario.
3. Selecciona el usuario que deseas modificar en la lista.
   • El usuario que deseas editar puede no aparecer si no coincide con los criterios del filtro seleccionado. Puedes filtrar usuarios por Estado y por pertenencia a grupo.
   • Para cambiar el filtro de usuario actual, haz clic en Filtrar para abrir el cuadro de diálogo Filtrar usuario, selecciona los criterios de filtro deseados y haz clic en OK.
4. Haz clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo Editar cuenta de usuario.

5. Cambia los campos que necesites en todas las pestañas y luego elige OK.

   Para instrucciones sobre cómo editar estas pestañas, revisa la siguiente información:

   • Para establecer registros de usuario, consulta Conectar un usuario con un contacto de InterAction
   • Para grupos, consulta Grupos de usuarios
   • Para apoderados, consulta Administrar apoderados de usuario

   • Para configurar la configuración regional, consulta Configurar la configuración regional

     Nota: Cualquier contraseña existente no aparecerá en los cuadros de edición de Contraseña y Confirmar contraseña. Al cambiar este valor, ingresa la nueva contraseña en ambos campos. Consulta Restablecer la contraseña perdida de un usuario para más información.

6. Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar usuario. Luego haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de cuentas de usuario y grupos.

Inactivar (eliminar) un usuario

No se pueden eliminar usuarios. Para “eliminar” un usuario, edita el usuario y selecciona el estado inactivo. Un usuario inactivo no puede iniciar sesión en el Web Client, el Windows Client ni en las aplicaciones de InterAction Administrator.

Como parte de la implementación de InterAction, deberías tener un plan para gestionar los datos de InterAction cuando un usuario deje la organización. 

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la lista de entidades de la ventana principal, haz doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de cuentas de usuario y grupos.
3. Haz clic en Usuarios DCM para abrir el cuadro de diálogo Usuarios y grupos de Data Change Management.

4. Elimina a los usuarios que planeas inactivar como Usuarios de Data Change Management.

   Selecciona los nombres de los usuarios que vas a inactivar en el cuadro de diálogo Usuarios y grupos de Data Change Management, elige Eliminar de la lista y luego haz clic en Cerrar.

5. Elimina a los usuarios que vas a inactivar de cualquier grupo de Data Change Management al que pertenezcan.

   Elige Cuentas de usuario, selecciona el usuario en el cuadro de diálogo Administrar usuario, haz clic en Editar, haz clic en Limpiar todo en la pestaña Grupos y luego haz clic en OK.

6. Marca los usuarios que deseas inactivar en el cuadro de diálogo Administrar usuario.
   • Es posible que los usuarios que deseas inactivar no aparezcan si no coinciden con los criterios del filtro seleccionado. Puedes filtrar usuarios por Estado y por pertenencia a grupo.
   • Para cambiar el filtro de usuario actual, elige Filtrar para abrir el cuadro de diálogo Filtrar usuario, selecciona los criterios de filtro deseados y elige OK.
7. En la lista desplegable Acción, selecciona Deshabilitar cuenta (establecer como inactivo) y elige Aplicar.
   • El usuario no podrá iniciar sesión en el sistema.
   • El nombre del usuario seguirá apareciendo en la lista de Contacto interno para actividades y en cualquier campo que ya contuviera el nombre (como el campo de última edición de una dirección).

8. Elige Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar usuario. Luego elige Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de cuentas de usuario y grupos.

   Nota: Puedes inactivar un usuario y elegir una o todas las recomendaciones de mejores prácticas utilizando el proceso de Offboarding en Data Minder.

Revisar el historial de cambios realizados en las cuentas de usuario

El cuadro de diálogo Historial de cambios - (Cuenta de usuario) es accesible desde el cuadro de diálogo Administrar usuario. Este cuadro te permite revisar los cambios realizados en las cuentas de usuario de InterAction.

También hay un cuadro de diálogo Historial de cambios accesible desde el cuadro de diálogo Configuración de cuentas de usuario y grupos. Este muestra tanto los cambios de usuario como de grupo.

Este cuadro de diálogo proporciona la siguiente información:

• Tipo: muestra qué se agregó, cambió o eliminó.
• Acción: especifica uno de tres valores: Agregado, Cambiado o Eliminado.
• Cambiado de: muestra el valor anterior.
• Cambiado a: muestra el nuevo valor.
• Cambiado por: especifica el usuario que realizó el cambio.
• Fecha: muestra la fecha y hora en que se realizó el cambio.

Convertir relaciones en anteriores cuando un usuario deja tu organización

Algunas relaciones entre profesionales de tu organización y otros contactos pueden depender del hecho de que el profesional trabaja para tu organización. Por ejemplo, el tipo de relación Socio de relación está destinado a registrar la persona de tu organización responsable de gestionar y fortalecer la relación de tu organización con un cliente o personas del cliente. Si un profesional que ha sido designado como socio de relación para un cliente deja tu organización, la relación debe convertirse en anterior.

Puedes automatizar parcialmente este proceso configurando la opción Marcar como "Anterior" cuando el contacto deja la empresa para el tipo de relación. Si seleccionas esta opción para un tipo de relación, puedes usar las herramientas de limpieza de usuarios para que las relaciones del usuario se marquen automáticamente como "anteriores".

En una nueva instalación de InterAction, las relaciones Socio de Relación/Gestionado por Relación son las únicas que utilizan la opción Marcar como "Anterior" cuando el contacto deja la empresa.

El proceso de Offboarding en Data Minder ofrece esto como una opción.

Limpiar relaciones de un usuario que dejó la empresa

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la lista de entidades de la ventana principal, elige Configuración de cuentas de usuario y grupos. Luego selecciona Cuentas de usuario.
3. En el cuadro de diálogo Administrar usuario, marca las cuentas de los usuarios que dejaron la organización.

4. En la lista desplegable Acción, selecciona Opciones de limpieza de usuario y haz clic en Aplicar.

   

5. En el cuadro de diálogo de limpieza de usuario, selecciona la casilla Establecer las siguientes relaciones como "Anterior".
6. Haz clic en OK.
7. En el cuadro de confirmación, escribe YES.

Marcar relaciones como anteriores cuando un usuario deja la organización

El profesional Ed Roberts es la persona principal responsable de trabajar con Jane Tarnoff de TeleNorth Financial Services (un cliente muy importante para tu organización). Por eso, está configurado como socio de relación para Jane.

Ed decide dejar tu organización para buscar una nueva oportunidad. Como parte de la desactivación de su cuenta de InterAction, tu administrador ejecuta la herramienta de limpieza de usuario en la cuenta de Ed y selecciona la opción para que cualquier relación entre el usuario y un contacto se marque como anterior si el tipo de relación así lo indica.

Después de que la herramienta termina, la relación de socio de relación entre Ed y Jane pasa a ser anterior en vez de actual.

El mismo resultado ocurre con el proceso de Offboarding en Data Minder.

Limpieza de relaciones anónimas

Para ayudar a motivar a los usuarios a indicar cuándo conocen a un contacto usando la función Quién Conoce a Quién™, puedes permitir el uso anónimo de Quién Conoce a Quién. Así, los usuarios pueden indicar que conocen a un contacto sin que otros usuarios sepan inicialmente quiénes son. 

Cuando un usuario deja la organización, puedes eliminar todas sus relaciones anónimas o hacer que esas relaciones estén disponibles para todos.

Este proceso es parte del proceso de Offboarding en Data Minder.

Gestionar relaciones anónimas de un usuario que dejó la organización

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la lista de entidades de la ventana principal, elige Configuración de cuentas de usuario y grupos y luego selecciona Cuentas de usuario.
3. En el cuadro de diálogo Administrar usuario, marca las cuentas de los usuarios que dejaron la organización.

4. En la lista desplegable Acción, selecciona Opciones de limpieza de usuario y haz clic en Aplicar.

   

5. Haz una de las siguientes acciones:
   • Para que las relaciones anónimas estén disponibles para todos los usuarios, selecciona Hacer la relación pública.
   • Para eliminar las relaciones anónimas del sistema, selecciona Eliminar completamente la relación.
6. Haz clic en OK.
7. En el cuadro de confirmación, escribe YES y haz clic en OK.

Eliminar la propiedad de sistema externo para varios contactos a la vez

Cuando los contactos se agregan a InterAction usando Application Collaboration, se consideran propiedad de ese otro sistema. A veces es necesario eliminar esta propiedad y romper el vínculo entre los contactos y el sistema externo:

• Los empleados dejan la organización.
• Has transferido la gestión de la información a InterAction.

Puedes otorgar el permiso Eliminar propiedad de sistema externo a un grupo. Esto permite que los miembros del grupo realicen esta acción.

Puedes marcar varios contactos y eliminar la propiedad de todos a la vez.

Configurar el permiso de eliminar propiedad de sistema externo

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la ventana principal, haz doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos, luego selecciona el botón Permisos.

3. En Permisos de calidad de datos, selecciona el grupo que debe tener el permiso Eliminar propiedad de sistema externo.

   Puedes elegir un grupo específico o solo el administrador del sistema. No puedes asignar este permiso a todos.

Eliminar propiedad externa

1. Inicia sesión en el Windows Client de InterAction como usuario administrador del sistema o como usuario con el permiso de Eliminar propiedad de sistema externo.
2. Busca los contactos que deseas cambiar y márcalos.
3. Selecciona Herramientas > Eliminar propiedad de sistema externo.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."