Importar usuarios

Importar cuentas de usuario en lugar de crearlas una por una puede ahorrarte tiempo, especialmente cuando necesitas crear muchos usuarios durante la implementación inicial.

Antes de poder importar usuarios, debes asegurarte de que tu entorno esté preparado. No configurar correctamente tu entorno puede requerir muchas horas de trabajo extra que se pueden evitar. Por ejemplo, si no configuras los valores predeterminados de la lista de contactos de usuario antes de crear usuarios, podrías tener que editar la lista de contactos de cada usuario individualmente para establecer la configuración adecuada.

Consulta la siguiente tabla para ver la lista de pasos que debes realizar antes de importar usuarios.

Paso	Descripción
Editar los valores predeterminados de la lista de contactos de usuario	Cuando agregas un usuario a InterAction, la lista de contactos de ese usuario se crea automáticamente usando la configuración especificada en el cuadro de diálogo Editar lista de contactos de usuario. Esto funciona como una plantilla para las nuevas listas de contactos de usuario. Para instrucciones sobre cómo establecer estos valores predeterminados, consulta Configurar listas de contactos de usuario.
Agregar un contacto para cada usuario	Antes de que los usuarios puedan iniciar sesión en el Web Client de InterAction o en LexisNexis InterAction para Microsoft® Outlook®, deben tener un registro de contacto asignado a su cuenta de usuario. Para simplificar este proceso, deberías agregar al personal de tu empresa a InterAction antes de importar usuarios. Para más información, consulta Conectar un usuario con un contacto de InterAction
Verificar tu archivo de licencia	Asegúrate de tener suficientes licencias para la cantidad de usuarios que deseas importar. Debes ingresar tu clave de licencia en InterAction para que se reconozca la cantidad de licencias. Todos los usuarios importados se crean automáticamente con estado activo. Debes tener una licencia para cada usuario activo que crees o importes. Si no has ingresado la clave de licencia, InterAction solo te permite ingresar 20 usuarios activos. Consulta Licencias de usuarios de InterAction para más información.
Obtener y dar formato a los datos de cuentas de usuario para importar	Puedes preparar los datos de las cuentas de usuario haciendo lo siguiente: Extraer los nombres de cuenta de tu red o sistema de correo electrónico. Escribir manualmente los datos de las cuentas de usuario en una hoja de cálculo como Microsoft® Excel®, y luego guardar la hoja como un archivo CSV. Esto probablemente sigue siendo más rápido que crear cada usuario manualmente. Idealmente, deberías usar la misma fuente de datos para crear usuarios que usaste para agregar los registros de contacto de los usuarios en InterAction. Esto asegura que los nombres coincidan, facilitando mucho la vinculación de cuentas y contactos. Asegúrate de “limpiar” el archivo de importación antes de importarlo en InterAction Administrator. Verifica que cada registro incluya todos los campos requeridos identificados en Formato del archivo de importación.
Establecer duración y valores predeterminados de inicio de sesión de gracia	Cuando agregas un usuario a InterAction, la duración de la contraseña y la configuración de inicio de sesión de gracia se establecen automáticamente para ese usuario. Estos valores se basan en los predeterminados que hayas definido en InterAction Administrator. Para más información, consulta Vencimiento de contraseña e inicios de sesión de gracia.
Seleccionar contraseñas iniciales	Aunque puedes dejar la contraseña inicial de cada cuenta de usuario en blanco, no se recomienda ya que esto representa un posible riesgo de seguridad. Algunas fuentes posibles para contraseñas iniciales únicas incluyen: Información única que cada usuario conozca, como números de personal o número de seguro social. Combinaciones aleatorias de letras y números. En este caso, deberás informar a cada usuario cuál es su contraseña. Para más información sobre la validación de usuarios, consulta Configurar la seguridad de cuentas de usuario.
Otras recomendaciones	Al prepararte para importar las cuentas de usuario, ten en cuenta las siguientes recomendaciones: Una vez que importes usuarios, no puedes eliminarlos. Usa la opción Solo validación para verificar que los datos sean correctos antes de realizar la importación real. Esto revisa tu archivo de importación en busca de errores y produce el mismo registro de errores que la importación de usuarios. Para más información, consulta Probar el archivo fuente de importación. No llenes tu base de datos con usuarios innecesarios. Una vez que obtengas tu archivo de importación, revísalo cuidadosamente para detectar cuentas de usuario no válidas, como aquellas de personas que ya no trabajan en la empresa.

Consulta Importar las cuentas de usuario para ver los pasos a seguir para importar cuentas de usuario.

Formato del archivo de importación

Puedes importar usuarios desde un archivo de valores separados por comas (CSV). El archivo debe incluir los siguientes campos, en este orden:

• Nombre de cuenta
• Nombre
• Apellido
• Contraseña
• Indicador profesional (1 o Sí para usuarios profesionales, 0 o No para usuarios no profesionales)

Cuando se importa un usuario, su estado se establece automáticamente como activo.

Al importar las cuentas de usuario, InterAction Administrator crea automáticamente una lista de contactos de usuario para cada usuario.

Para información sobre las listas de contactos de usuario, consulta ¿Qué son las listas de contactos de usuario?

Importar las cuentas de usuario

Una vez que hayas realizado la preparación para la importación de cuentas siguiendo la “Lista de verificación de preparación para importar usuarios” anterior, puedes probar el archivo de importación y luego importar los usuarios.

Probar primero el archivo de importación es una buena práctica, ya que te permite asegurarte de que tu archivo de datos esté correctamente configurado. Puedes revisar cualquier error o advertencia, corregir los datos y luego realizar la importación real.

¡Recuerda, no puedes eliminar un usuario! ¡Asegúrate de que los datos en el archivo de importación sean correctos antes de importar los usuarios!

Probar el archivo fuente de importación

1. Crea el archivo de valores separados por comas para importar. Asegúrate de que tenga el formato descrito en Formato del archivo de importación.

   La primera fila puede incluir los nombres de los campos si lo deseas.

2. Inicia sesión en InterAction Administrator.
3. En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Configuración de cuentas y grupos de usuario. Luego selecciona Cuentas de usuario para abrir el cuadro de diálogo Administrar usuario.
4. Selecciona Importar usuarios.
5. Ingresa la ruta y el nombre del archivo de importación en el campo Nombre de archivo. También puedes usar el botón de búsqueda para localizar el archivo.
6. Especifica la codificación en la lista desplegable Archivo de importación como.

7. Selecciona la casilla Solo validación.

   

8. Ingresa la ruta y el nombre del archivo para el Archivo de estado, luego selecciona OK.

   InterAction Administrator revisa el archivo de importación en busca de problemas y muestra un mensaje de estado indicando la cantidad de usuarios aceptados y rechazados.

9. Revisa el archivo de estado generado durante la prueba.

   Para ayuda resolviendo errores, consulta Registro de errores de importación de cuentas de usuario.

10. Corrige cualquier problema en tu archivo de importación y luego sigue el procedimiento “Importar los usuarios desde el archivo fuente”.

    Para ayuda resolviendo errores, consulta Registro de errores de importación de cuentas de usuario.

Importar los usuarios desde el archivo fuente

Antes de importar usuarios, asegúrate de haber completado los pasos identificados en la “Lista de verificación de preparación para importar usuarios” anterior.

1. Inicia sesión en InterAction Administrator.
2. En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Configuración de cuentas y grupos de usuario. Luego selecciona Cuentas de usuario para abrir el cuadro de diálogo Administrar usuario.
3. Selecciona Importar usuarios.
4. Ingresa la ruta y el nombre del archivo de importación en el campo Nombre de archivo. También puedes usar el botón de búsqueda para localizar el archivo.
5. Si está seleccionada, desmarca la casilla Solo validación.

6. Ingresa la ruta y el nombre del archivo para el Archivo de estado, luego selecciona OK.

   InterAction Administrator importa los usuarios desde el archivo y muestra un mensaje de estado indicando la cantidad de usuarios agregados y rechazados.

7. Corrige cualquier problema encontrado durante la importación. Para más información, consulta Registro de errores de importación de cuentas de usuario.
8. Asigna el registro de contacto a cada usuario. Para más información, consulta Conectar un usuario con un contacto de InterAction.

Registro de errores de importación de cuentas de usuario

Durante la importación, InterAction Administrator guarda todos los errores y advertencias en un archivo de estado. Puedes seleccionar la ubicación de este archivo de estado al configurar la importación.

Errores ocurren cuando los datos no son válidos y el Administrador no puede importar el registro. Por ejemplo, ocurre un error si un campo obligatorio está en blanco. El registro se omite y se agrega al archivo de estado.

El archivo de estado tiene el mismo formato que el archivo de importación, por lo que puedes corregir el registro problemático en el archivo de estado y volver a importarlo. Generalmente, este es un método más rápido para corregir errores, en lugar de buscar cada registro problemático en tu archivo de importación grande para volver a importarlo.

Advertencias ocurren cuando el problema no impide que el Administrador agregue el usuario. Por ejemplo, si hay campos extra en una fila, el Administrador igual importa el usuario y agrega la advertencia al archivo de estado solo como información.

Resolver errores y problemas de importación

1. Después de importar o revisar un archivo de importación con la opción Solo validación, abre el archivo de estado en un editor de texto.
2. Revisa cada error o advertencia.
   • Los errores indican que el usuario no fue importado.
   • Las advertencias indican que el usuario fue importado, pero puede haber habido problemas menores con el registro que no impidieron la importación.
3. Si estás resolviendo errores después de realizar una importación real (en lugar de solo validación), haz lo siguiente:
   • Corrige los registros que no se importaron. Estas filas aparecen en el archivo de estado justo debajo de la descripción del problema. Corrige el problema en esta versión copiada en el archivo de estado.
   • Intenta la importación nuevamente, pero selecciona el archivo de estado como archivo de importación, en lugar de tu archivo original. InterAction Administrator intentará importar los datos.

Si estás resolviendo después de usar la opción Solo validación, corrige el archivo de importación real para solucionar cualquier error.

"Este artículo de ayuda fue traducido con IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."