In InterAction gibt es zwei wichtige Informationsebenen – globale und ordnerspezifische Informationen. Beide Ebenen werden durch Zugriffsrechte gesteuert:
- Der Zugriff eines Benutzers auf globale Informationen eines Kontakts hängt von seinen Zugriffsrechten auf den Ordner ab, der den Kontakt quellt.
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Der Zugriff eines Benutzers auf ordnerspezifische Informationen eines Kontakts hängt von den Zugriffsrechten auf den jeweiligen Ordner ab, für den die Information spezifisch ist.
Weitere Informationen zu ordnerspezifischen und globalen Daten finden Sie unter Ordnerspezifische und globale Daten.
Beachten Sie, dass die Sicherheit für Aktivitäten anders gehandhabt wird. Details dazu finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten.
Sie können Zugriffsrechte für einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder alle Benutzer vergeben. Obwohl Zugriffsrechte immer Ordnern zugewiesen werden, steuern die verschiedenen Rechte unterschiedliche Informationsebenen:
- Ordnerbezogene Aktionen, wie das Anzeigen der Informationen im Ordner sowie das Hinzufügen/Entfernen von Kontakten.
- Kontaktbezogene Aktionen, wie das Bearbeiten des Namens eines Kontakts oder das Hinzufügen einer Telefonnummer.
- Ordnerverwaltung und -administration, wie das Definieren zusätzlicher Felder oder das Löschen eines Ordners.
Zugriffsrechte funktionieren im Windows Client und im Web Client aus zwei Gründen unterschiedlich:
- Viele Aktionen stehen Web Client-Benutzern nicht zur Verfügung. Zum Beispiel können Web Client-Benutzer keine Marketinglisten löschen, daher gelten die administrativen Zugriffsrechte für diese Aktion nicht für Marketinglisten. Sie gelten jedoch für Arbeitslisten, da Web Client-Benutzer diese Ordner verwalten können.
- Viele kontaktbezogene Bearbeitungen (wie das Bearbeiten von Namen und Adressen) bei Firmenkontakten werden über das Datenänderungsmanagement und nicht über Zugriffsrechte gesteuert. Für diese Änderungen werden die Zugriffsrechte im Web Client im Wesentlichen außer Kraft gesetzt.
Zugriffsrechte haben keinerlei Einfluss auf Benutzerkontaktlisten – eine Benutzerkontaktliste ist nur für den Benutzer selbst und seine Vertreter zugänglich.
Die Einschränkungen und möglichen Aktionen, die Web Client-Benutzer durchführen können, unterscheiden sich je nach Ordnerklasse. Details dazu, wie Zugriffsrechte bei den einzelnen Ordnerklassen funktionieren, finden Sie hier:
- Web Client-Sicherheit für Kontaktarten
- Web Client-Sicherheit für Arbeitslisten
- Web Client-Sicherheit für Marketinglisten
- Web Client-Sicherheit für administrative Ordner
Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie in den folgenden Themen:
- Verfügbare Zugriffsrechte
- Automatisches Zuweisen von Zugriffsrechten
- Welche Zugriffsrechte benötigen Web Client-Benutzer genau?
Verfügbare Zugriffsrechte
Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Zugriffsrechte und die damit gesteuerten Aktionen auf. Sie legen Zugriffsrechte im Dialogfeld „Neue/Bearbeiten Zugriffsrechte“ im Windows Client fest.
Zugriffsrechte für Ordner
| Zugriffsrecht | Erlaubte Aktionen |
|---|---|
| Lesen |
Erlaubt das Anzeigen von Kontakten, die im Ordner enthalten sind. Außerdem können Sie alle ordnerspezifischen Informationen für den Ordner sehen, wie z. B. zusätzliche Feldwerte. Beachten Sie, dass ein Benutzer nicht unbedingt Leserechte für einen Ordner benötigt, um ordnerspezifische Aktivitäten im Ordner zu sehen. Der Benutzer, der die Aktivität erstellt, kann festlegen, wer die Informationen sehen darf; Details dazu finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten. |
| Kontakt hinzufügen |
Erlaubt das Erstellen eines Kontakts, der in diesem Ordner gequellt ist. Wenn Benutzer keine Rechte zum Hinzufügen von Kontakten zu den Quellordnern für Firmenkontakte haben, können sie keine Firmenkontakte erstellen und InterAction funktioniert nicht korrekt. Weitere Informationen zu diesen Ordnern finden Sie unter Quellen von Firmenkontakten. |
| Kontakte löschen | Erlaubt das Löschen eines Kontakts aus diesem Ordner (wenn der Ordner den Kontakt quellt) oder das Entfernen eines Kontakts aus diesem Ordner (wenn der Kontakt in den Ordner verlinkt ist). |
| Kontakte AUS diesem Ordner verlinken |
Erlaubt das Verlinken eines in diesem Ordner gequellten Kontakts in einen anderen Ordner. Benutzer sollten dieses Zugriffsrecht nur für die Quellordner (Firmenkontakte – Personen und Firmenkontakte – Unternehmen) haben. Weitere Informationen zu diesen Ordnern finden Sie unter Quellen von Firmenkontakten. |
| Kontakte IN diesen Ordner verlinken | Erlaubt das Verlinken eines in einem anderen Ordner gequellten Kontakts in diesen Ordner. |
| Ordnerverwaltung |
Erlaubt verschiedene Aufgaben der Ordnerverwaltung:
Beachten Sie, dass diese Rechte in einzelne Komponenten aufgeteilt werden können. Einzelne Kontaktdatenrechte weisen Sie im Dialogfeld „Erweiterte Zugriffsrechte“ zu. |
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Kontaktdaten Beachten Sie, dass diese Rechte in einzelne Komponenten aufgeteilt werden können. Anstatt z. B. alle Kontaktdaten hinzufügen zu vergeben, könnten Sie nur Adressen hinzufügen zuweisen. Einzelne Kontaktdatenrechte weisen Sie im Dialogfeld „Erweiterte Zugriffsrechte“ zu. |
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| Hinzufügen |
Alle Arten von ordnerspezifischen Daten zu Kontakten hinzufügen:
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| Bearbeiten |
Alle Arten von ordnerspezifischen Kontaktdaten bearbeiten:
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| Löschen |
Alle Arten von Daten bei Kontakten löschen:
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| Ordneradministration | |
| Ordneradministration |
Dieses Zugriffsrecht gewährt alle Rechte für Ordner, Kontaktdaten und Ordnerverwaltung. Es ermöglicht außerdem Folgendes:
Ein Benutzer mit Ordneradministrationsrechten für einen Ordner kann Daten bearbeiten, die im Ordner gequellt sind, auch wenn die Daten einem Benutzer oder einem externen Programm (über Application Collaboration) gehören. |
Jeder Ordner hat einen Besitzer. Standardmäßig ist dies der Benutzer, der den Ordner erstellt hat, es sei denn, die Besitzrechte wurden geändert. Nur ein Benutzer mit Ordneradministrationsrechten kann den Besitz des Ordners ändern. Standardmäßig hat ein Ordnerbesitzer alle Zugriffsrechte für den Ordner, dies kann jedoch geändert werden.
Der Ordnerbesitzer ist in der Regel die für den Ordner verantwortliche Person. Da der Ersteller des Ordners standardmäßig als Besitzer eingetragen wird und Besitzer anfangs automatisch alle Zugriffsrechte erhalten, ist so sichergestellt, dass ein Benutzer vollen Zugriff auf alle von ihm erstellten Ordner hat.
Dialogfeld „Neue/Bearbeiten Zugriffsrechte“
Dialogfeld „Erweiterte Zugriffsrechte“
Welche Zugriffsrechte benötigen Web Client-Benutzer genau?
Web Client-Benutzer benötigen für die verschiedenen Ordnerarten, die sie im Web Client verwenden, die folgenden Zugriffsrechte.
Die öffentlichen Quellordner (Firmenkontakte – Unternehmen und Firmenkontakte – Personen)
InterAction wird mit den korrekten Zugriffsrechteinstellungen für diese Ordner ausgeliefert. Diese sollten nicht geändert werden. Wenn Web Client-Benutzern der richtige Zugriff auf die Quellordner verweigert wird, ist InterAction im Wesentlichen nicht mehr funktionsfähig. Die folgenden Zugriffsrechte werden benötigt:
- Leserechte, um Firmenkontakte sehen und im Web Client arbeiten zu können.
- Rechte zum Hinzufügen von Kontakten, um neue Firmenkontakte anlegen zu können.
- Rechte zum Verlinken aus diesen Ordnern, um Firmenkontakte zu Marketinglisten und Arbeitslisten hinzufügen zu können.
- Alle Rechte zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Kontaktdaten.
Kontaktarten
Benutzer, die sehen müssen, dass eine Kontaktart auf einen Kontakt angewendet wurde, benötigen Leserechte. Weitere Rechte sind nicht erforderlich – wenn Benutzer die Kontaktarten eines Kontakts bearbeiten, werden die Änderungen durch das Datenänderungsmanagement und nicht durch herkömmliche Ordnerzugriffsrechte verwaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffsrechte und Datenänderungsmanagement.
Wenn die Kontaktart zusätzliche Felder hat, die Benutzer bearbeiten müssen, benötigen sie die Rechte zum Bearbeiten zusätzlicher Felder. Wenn Sie außerdem Web Client-Benutzern erlauben möchten, ordnerspezifische Telefonnummern und Adressen bei Kontaktarten zu erstellen und zu bearbeiten, benötigen sie die entsprechenden Kontaktdatenrechte für Telefonnummern und Adressen. Beachten Sie, dass die Regeln des Datenänderungsmanagements nicht für Änderungen an ordnerspezifischen Telefonnummern und Adressen gelten.
Informationsordner für Profilinformationen
Benutzer benötigen Leserechte, um die im Ordner gespeicherten Profilinformationen zu sehen. Zum Beispiel enthält der Ordner „Kundenfinanzinformationen“ mehrere zusätzliche Felder zur Speicherung von Umsatzzahlen des Kunden. Diese Informationen erscheinen auf der Kundenprofilseite. Benutzer mit Leserechten für den Ordner „Kundenfinanzinformationen“ sehen die Daten auf der Kundenprofilseite; Benutzer ohne Leserechte für den Ordner sehen die Informationen nicht.
Wenn Benutzer die Profile bearbeiten müssen, benötigen sie die Rechte zusätzliche Felder bearbeiten und verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter Web Client-Sicherheit für administrative Ordner.
Marketinglisten
Benutzer benötigen je nach Ziel des Marketingordners folgende Zugriffsrechte:
- Leserechte ermöglichen es dem Benutzer, die Liste der in der Marketingliste enthaltenen Kontakte zu sehen. Der Benutzer kann auch sehen, ob ein bestimmter Kontakt auf der Liste steht oder nicht.
- Verknüpfungsrechte ermöglichen es dem Benutzer, weitere Kontakte zur Marketingliste hinzuzufügen.
- Rechte zum Löschen von Kontakten ermöglichen es dem Benutzer, Kontakte aus der Marketingliste zu entfernen.
- Rechte zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Telefonnummern und Adressen ermöglichen es dem Benutzer, ordnerspezifische Telefonnummern und Adressen für Kontakte auf der Liste zu verwalten.
Wenn Sie also möchten, dass Fachkräfte zur Liste beitragen, vergeben Sie sowohl Lese- als auch Verknüpfungsrechte. Wenn sie die Liste nur sehen, aber nicht bearbeiten dürfen, vergeben Sie nur Leserechte. Wenn sie nicht einmal wissen sollen, dass die Liste existiert, vergeben Sie keine Rechte. Zusätzlich können Sie Rechte zum Hinzufügen und Bearbeiten von Aktivitäten vergeben, wenn Benutzer Aktivitäten zur Marketingliste erstellen und bearbeiten müssen.
Sie können eine Marketingliste so konfigurieren, dass das Datenänderungsmanagement anstelle von Zugriffsrechten verwendet wird. In diesem Fall gelten die oben für Kontaktart-Ordner beschriebenen Rechte.
Arbeitslisten
Web Client-Benutzer können Arbeitslisten erstellen und verwalten. Diese Ordner verwenden ein eigenes „Modell“ zur Bestimmung der Zugriffsrechte für Web Client-Benutzer. Die benötigten Rechte eines einzelnen Benutzers hängen davon ab, was er mit dem Ordner tun muss; weitere Informationen finden Sie unter Web Client-Sicherheit für Arbeitslisten.