Für Web Client-Benutzer verwenden Marketinglisten Zugriffsrechte und Data Change Management, um zu steuern, was Benutzer für die jeweilige Liste lesen, hinzufügen, bearbeiten und löschen dürfen.
Zugriffsrechte steuern Folgendes:
- Die Benutzer, die die Liste lesen dürfen.
- Die Benutzer, die listenbezogene Zusatzfelder und Notizen bearbeiten dürfen.
- Die Benutzer, die listenbezogene Telefonnummern und Adressen hinzufügen, bearbeiten und löschen dürfen (einschließlich der Festlegung listenbezogener Postadressen).
- Die Benutzer, die Aktivitäten zur Liste (listenbezogene Aktivitäten) hinzufügen, bearbeiten und löschen dürfen.
- Zugriffsrechte können auch verwendet werden, um zu steuern, wer Kontakte in der Liste hinzufügen und entfernen darf, anstelle von Data Change Management.
Data Change Management bietet eine alternative Möglichkeit, das Hinzufügen und Entfernen von Kontakten in der Liste zu verwalten. Es kann außerdem Regeln auslösen, die Änderungen an einen Datenverwalter weiterleiten, wenn Benutzer Kontaktfelder wie Namen und Adressen ändern. Für Marketinglisten wird Data Change Management normalerweise verwendet, um zu steuern, wie Kontakte hinzugefügt und entfernt werden. Das ist nützlich, wenn alle Benutzer Zugriff auf die Marketingliste haben sollen und die Marketingabteilung die hinzugefügten Kontakte überprüfen möchte.
Für Windows Client-Benutzer bestimmen die Zugriffsrechte des Ordners den gesamten Zugriff auf den Ordner. Data Change Management wird im Windows Client nicht verwendet. Weitere Informationen zu Zugriffsrechten im Windows Client finden Sie unter Zugriffsrechte für Ordner.
Siehe die folgenden Abschnitte:
- Zugriffsrechte für Marketinglisten
- Data Change Management für Marketinglisten
- Data Change Management für eine Marketingliste konfigurieren
Zugriffsrechte für Marketinglisten
Zugriffsrechte steuern die Informationen, die im Ordner bezogen werden. Das bedeutet, dass die Zugriffsrechte für die Liste beides steuern:
- Die Benutzer, die globale Informationen für Kontakte sehen und bearbeiten können, die in der Liste bezogen werden. Das liegt daran, dass der Zugriff auf globale Informationen vom Ordner abhängt, der die Kontakte bezieht.
- Die Benutzer, die listenbezogene (ordnerspezifische) Informationen für alle Kontakte in der Liste sehen und bearbeiten können. Der Zugriff auf listenbezogene Informationen hängt immer vom Ordner oder der Liste ab, auf die sich die Information bezieht.
Welche Zugriffsrechte gelten für Marketinglisten im Web Client?
Wenn Sie sich entscheiden, nur Ordner-Zugriffsrechte für eine Marketingliste zu verwenden, können Sie Web Client-Benutzern den Zugriff auf Folgendes gewähren:
| Aktion | Benötigtes Zugriffsrecht |
|---|---|
| Alle Kontakte in der Liste anzeigen | Leserechte |
| Die Marketingliste in der Übersicht der Listen sehen, in denen ein bestimmter Kontakt enthalten ist | Leserechte |
| Ordnerspezifische Informationen (wie Notizen oder Zusatzfelder) zu Kontakten in der Liste sehen | Leserechte |
| Aktivitäten zur Liste anzeigen (listenbezogene Aktivitäten) |
Leserechte Beachten Sie, dass die Vergabe dieses Rechts nicht unbedingt für alle Aktivitäten zur Liste gilt. Der Benutzer, der die Aktivität erstellt, kann festlegen, wer sie sehen darf. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten. |
| Firmenkontakte zur Liste hinzufügen | Link INTO-Zugriffsrechte |
| Firmenkontakte aus der Liste entfernen | Delete Contacts-Zugriffsrechte |
| Listenbezogene Zusatzfeldwerte bearbeiten | Edit Additional Fields-Zugriffsrechte |
| Listenbezogene Notizen bearbeiten | Edit Notes-Zugriffsrechte |
| Aktivitäten zur Liste erstellen | Add Activities-Zugriffsrechte |
| Aktivitäten zur Liste bearbeiten | Edit Activities-Zugriffsrechte |
| Aktivitäten zur Liste löschen | Delete Activities-Zugriffsrechte |
| Listenbezogene Telefonnummern und Adressen hinzufügen | Add Phones, Add Addresses oder Add Electronic Addresses |
| Listenbezogene Telefonnummern und Adressen bearbeiten | Edit Phones, Edit Addresses oder Edit Electronic Addresses |
| Listenbezogene Telefonnummern und Adressen löschen | Delete Phones, Delete Addresses oder Delete Electronic Addresses |
Welche Zugriffsrechte gelten nicht für Marketinglisten im Web Client?
Die folgenden Ordner-Zugriffsrechte für Marketinglisten haben im Web Client keine Wirkung, da sie Änderungen steuern, die im Web Client nicht verfügbar sind:
- Add Contacts (dies steuert das Beziehen von Kontakten im Ordner; dies ist im Web Client nicht möglich)
- Link FROM this folder
- Folder Management
Die folgenden Zugriffsrechte zum Hinzufügen/Bearbeiten/Löschen von Kontaktdetails gelten ebenfalls nicht, da sie das Bearbeiten von ordnerspezifischen Informationen steuern, die in Marketinglisten im Web Client nicht verfügbar sind:
- Name
- Related Contacts
- Classifications
Data Change Management für Marketinglisten
Der Einsatz von Data Change Management bei einer Marketingliste ist hilfreich, um das Hinzufügen und Löschen von Kontakten in der Liste zu steuern. Sie könnten zum Beispiel eine Marketingliste so konfigurieren, dass alle hinzugefügten Kontakte vom Marketingteam überprüft werden müssen. Wenn ein Web Client-Benutzer einen Kontakt zur Liste hinzufügt, wird ein „Review“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang des Marketingteams gesendet.
Wenn Sie hingegen auf Data Change Management verzichten und Web Client-Benutzern einfach Link INTO-Zugriffsrechte geben, erhalten Sie keine Benachrichtigung, wenn Benutzer Kontakte zur Liste hinzufügen.
Beim Konfigurieren von Data Change Management können Sie auch weitere Regeln für die Verwaltung von Namen, Telefonnummern und Adressdaten festlegen. Sie können zum Beispiel eine Regel einrichten, die besagt, dass jede Änderung an Telefonnummern von Kontakten in der Liste von einem Datenverwalter überprüft wird. Diese Regeln werden in der Regel für Kontakttypen und nicht für Mailinglisten verwendet. In bestimmten Sonderfällen könnten Sie diese Regeln aber auch für Mailinglisten nutzen – zum Beispiel, wenn Sie einen Newsletter per E-Mail versenden. Die Person, die den Versand verwaltet, möchte vielleicht wissen, wenn sich die E-Mail-Adressen der Empfänger ändern.
Beachten Sie, dass Änderungen an ordnerspezifischen Telefonnummern und Adressen nicht durch Data Change Management verwaltet werden. Diese Änderungen werden ausschließlich durch die Zugriffsrechte auf der Marketingliste gesteuert.
Wenn Sie Data Change Management verwenden, gelten die Ordner-Zugriffsrechte für Notizen und Zusatzfelder weiterhin. Weitere Informationen darüber, wie Zugriffsrechte und Data Change Management zusammenwirken, finden Sie unter Wann werden Zugriffsrechte durch die Datenänderungsverwaltung überschrieben?
Data Change Management für eine Marketingliste konfigurieren
- Wählen Sie im Windows Client die Marketingliste aus und gehen Sie auf Ordner > Ordner bearbeiten, um das Dialogfeld „Marketingliste bearbeiten“ anzuzeigen.
- Wählen Sie in der Ansichtenliste auf der linken Seite Data Change Management aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Data Change Management verwenden, um Data Change Management zu aktivieren.
-
Unter „Anfragen zum Hinzufügen/Entfernen“ wählen Sie die Aktion für Hinzufügen-Anfrage und Aktion für Entfernen-Anfrage aus. Diese Einstellungen bestimmen, was passiert, wenn ein Benutzer versucht, einen Kontakt zur Marketingliste hinzuzufügen oder zu entfernen.
Option Beschreibung Akzeptieren Der Kontakt wird dem Ordner hinzugefügt, ohne dass ein Ticket erstellt wird. Überprüfen Der Kontakt wird sofort hinzugefügt/entfernt, aber ein „Review“-Ticket wird an den Datenverwalter gesendet. Einreichen Der Kontakt wird nicht sofort hinzugefügt/entfernt. Stattdessen wird ein Ticket an den Datenverwalter gesendet. Erst nach Freigabe des Tickets wird der Kontakt hinzugefügt/entfernt. - Wählen Sie den Eigentümer aus. Damit wird der Data Change Management-Benutzer oder die Gruppe festgelegt, die für diesen Kontakttyp als Datenverwalter fungiert. Wenn Sie Einstellungen gewählt haben, die Tickets an den Datenverwalter senden, werden die für diesen Ordner generierten Tickets an den angegebenen Benutzer oder die Gruppe gesendet.
- Wählen Sie unter Change Management Rule Set die gewünschte Regelkollektion aus. Diese definiert die Regeln für das Hinzufügen und Bearbeiten von Daten wie Namen, Telefonnummern, Adressen usw.
- Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.