InterAction bietet Sicherheitsfunktionen, um zu steuern, wer Aktivitäten anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und löschen darf.
Siehe die folgenden Themen:
- Zugriff zum Anzeigen von Aktivitäten
- Zugriff zum Erstellen von Aktivitäten
- Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Aktivitäten
Zugriff zum Anzeigen von Aktivitäten
Beim Erstellen einer neuen Aktivität kann der Ersteller der Aktivität festlegen, welche Benutzer die Aktivität sehen dürfen, indem er eine Option aus der Dropdown-Liste Wer kann das sehen auswählt.
Der Ersteller einer Aktivität ist die Person, die die Aktivität erstellt hat.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Jeder | Alle InterAction-Benutzer können die Aktivität sehen. |
| Nur ich |
Nur der aktuelle Benutzer und seine Vertreter können die Aktivität sehen. Beachten Sie, dass diese Option beim Erstellen oder Bearbeiten von Aktivitäten im Windows Client nicht verfügbar ist. |
| Bestimmte Gruppe | Alle Mitglieder der Gruppe können die Aktivität sehen. Der Benutzer kann aus allen Gruppen auswählen, in denen er Mitglied ist. |
| Marketingliste / Arbeitsliste / Ordner entscheidet |
Die normalen Zugriffsrechte für den Ordner bestimmen, wer die Aktivität sehen kann. Nur Benutzer mit Leserechten für den Ordner können die Aktivität sehen. Diese Option ist nur für Aktivitäten verfügbar, die sich auf einen bestimmten Ordner beziehen. |
Sie können den Standardwert für das Feld Wer kann das sehen auf Jeder, Nur ich oder Kein Standard festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter „Verfügbare Aktivitätsstandards“ in Allgemeine Einstellungen für Aktivitäten & Termine konfigurieren.
Wenn ein Benutzer ausreichende Rechte hat, um eine Aktivität anzuzeigen, kann er alle damit verbundenen Informationen sehen, unabhängig von anderen Zugriffsrechten.
Beispiel: Angenommen, Ed Roberts hat keinen Zugriff auf die Marketingliste Technology Newsletter. Normalerweise kann er diesen Ordner oder die darin enthaltenen Kontakte nicht sehen. Die Benutzerin Lisa Short erstellt eine Aktivität zu dieser Marketingliste und setzt die Option Wer kann das sehen auf Jeder. Ed kann diese Aktivität sehen. Das bedeutet, er kann Folgendes sehen:
- Die Namen der Kontakte in der Aktivität. Dazu gehören auch ordnerspezifische Kontakte im Technology Newsletter, die Ed normalerweise nicht sehen könnte. Allerdings sieht er nur die Namensinformationen, die in der Aktivität angezeigt werden – Details zu diesen Kontakten kann er nicht einsehen.
- Den Namen des Ordners, auf den sich die Aktivität bezieht (Technology Newsletter).
Festlegen, welche Benutzer eine Aktivität sehen dürfen
[A] Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, die diese Aktivität sehen dürfen.
[B] Da sich diese Aktivität auf die Marketingliste Technology Newsletter bezieht, ist die Option Marketingliste entscheidet verfügbar. Wählen Sie diese Option, um die normalen Zugriffsrechte des Ordners für den Zugriff auf die Aktivität zu verwenden.
[C] In diesem Beispiel ist der Benutzer, der die Aktivität bearbeitet, Mitglied der Gruppe Professionals. Daher ist diese Gruppe in der Liste enthalten. Wählen Sie diese Option, um den Zugriff auf die Aktivität auf Mitglieder dieser Gruppe zu beschränken.
Zugriff zum Erstellen von Aktivitäten
Der Zugriff zum Hinzufügen neuer Aktivitäten in InterAction hängt von der Art der Aktivität und den Zugriffsrechten des Benutzers ab.
-
Alle Benutzer können Aktivitäten erstellen, die sich auf Kontakte beziehen.
Beim Erstellen einer Aktivität, die sich auf Kontakte bezieht, kann der Benutzer alle Kontakte hinzufügen, auf die er Zugriff hat. Dies kann eine Mischung aus Kontakten in der Kanzleiliste, Kontakten in der eigenen Liste des Benutzers und Kontakten in InterAction-Ordnern sein.
- Nur Benutzer mit Zugriffsrechten zum Hinzufügen von Aktivitäten zu einem Ordner können Aktivitäten zu diesem Ordner erstellen.
Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Aktivitäten
Der Zugriff zum Bearbeiten oder Löschen einer bestehenden Aktivität hängt von der Art der Aktivität und den Zugriffsrechten des Benutzers ab.
Beim Erstellen einer neuen Aktivität kann der Ersteller das Kontrollkästchen Nur ich darf das bearbeiten auswählen. Wenn dies ausgewählt ist, können nur der Ersteller und seine Vertreter die Aktivität bearbeiten, unabhängig von anderen Einstellungen. Die Option Nur ich darf das bearbeiten überschreibt alle anderen Bearbeitungsrechte für die Aktivität.
Für Aktivitäten, bei denen das Kontrollkästchen Nur ich darf das bearbeiten nicht ausgewählt ist, gelten folgende Regeln:
- Für Aktivitäten, die sich auf Kontakte beziehen („globale“ Aktivitäten), können alle Benutzer, die die Aktivität sehen dürfen, diese auch bearbeiten oder löschen. Wenn die Option Wer kann das sehen also auf Jeder gesetzt ist, können alle InterAction-Benutzer sie bearbeiten. Ist die Option auf eine bestimmte Benutzergruppe gesetzt, können nur Mitglieder dieser Gruppe sie bearbeiten.
- Für Aktivitäten, die sich auf einen Ordner beziehen, können nur Benutzer mit Bearbeitungsrechten für Aktivitäten die Aktivität bearbeiten. Nur Benutzer mit Löschrechten für Aktivitäten können die Aktivität löschen.
- Für Aktivitäten, die sich auf ein Mandat, eine Gelegenheit oder ein Engagement beziehen, gelten die im jeweiligen Modul konfigurierten Sicherheitseinstellungen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation des Moduls.
Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen Nur ich darf das bearbeiten nicht für Termine gilt. Nur der Ersteller eines Termins kann diesen bearbeiten.