Die Funktionen zur Datenänderungsverwaltung von InterAction wurden entwickelt, damit Ihre Organisation die Änderungen an Firmenkontakten, die Nutzer im Web Client vornehmen, kontrollieren kann – und gleichzeitig den Nutzern möglichst viel Flexibilität bei der Mitarbeit an der Datenbank bietet. Die Regeln der Datenänderungsverwaltung bieten eine separate Sicherheitsebene für Firmenkontakte, indem sie die von Nutzern vorgenommenen Änderungen prüfen und festlegen, wie mit diesen Änderungen umzugehen ist. Für jede vom Prozess bearbeitete Änderung gibt es drei mögliche Ergebnisse:
- Die Änderung kann ohne weitere Überprüfung akzeptiert werden.
- Die Änderung wird im System übernommen, aber zusätzlich an einen Datenverwalter zur weiteren Überprüfung gesendet.
- Die Änderung wird an einen Datenverwalter übermittelt. In diesem Fall wird die Änderung erst wirksam, nachdem der Datenverwalter sie überprüft und akzeptiert hat.
InterAction enthält einen Standardsatz an Regeln zur Datenänderungsverwaltung für die vordefinierten Kontaktarten.
Der InterAction Web Client ignoriert Zugriffsrechte für Änderungen, die auf diese Weise durch die Datenänderungsverwaltung gesteuert werden. Die in der Datenänderungsverwaltung festgelegten Einstellungen für Akzeptieren, Überprüfen oder Einreichen bestimmen, ob der Nutzer die Änderung vornehmen kann – nicht die Zugriffsrechte.
Beachten Sie, dass dies nur im Web Client funktioniert. Änderungen, die im Windows Client vorgenommen werden, werden nie von der Datenänderungsverwaltung gesteuert, da normalerweise nur Marketingnutzer und Datenverwalter den Windows Client verwenden. Ob ein Nutzer des Windows Client eine Änderung vornehmen kann, hängt von seinen Zugriffsrechten auf den entsprechenden Ordner ab, wie unter Zugriffsrechte für Ordner beschrieben.
Dieser Abschnitt bietet einen sehr kurzen Überblick über die Datenänderungsverwaltung und beschreibt dann die Umstände, unter denen Zugriffsrechte ignoriert werden. Es werden nicht alle Details zur Datenänderungsverwaltung erklärt.
Dieser Abschnitt behandelt folgende Themen:
- Über die Datenänderungsverwaltung
- Wann werden Zugriffsrechte durch die Datenänderungsverwaltung überschrieben?
Über die Datenänderungsverwaltung
Die Datenänderungsverwaltung besteht aus einer Reihe von Regelsätzen. Jeder Regelsatz definiert drei Informationen:
- Die jeweiligen Kontakte, für die der Regelsatz gilt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, festzulegen, welche Kontakte von den Regeln eines Satzes betroffen sind. Eine gängige Methode ist die Verwendung eines bestimmten Ordners, wie z. B. einer Kontaktart, einer Marketingliste oder eines administrativen Ordners. Zum Beispiel ist die Kontaktart „Kunde“ mit der Datenänderungsverwaltung konfiguriert. Alle Kontakte, denen die Kontaktart „Kunde“ zugewiesen ist, unterliegen dem Kundensatz an Regeln.
- Der Datenverwalter, der für die Verwaltung aller durch den Regelsatz bearbeiteten Änderungen verantwortlich ist.
- Die Sammlung von Regeln, die festlegen, wie mit Änderungen an den Kontakten umgegangen werden soll. Beispielsweise könnte eine Regel vorschreiben, dass alle neuen Adressen, die einem Kontakt hinzugefügt werden, nachträglich von den Datenverwaltern überprüft werden müssen, während eine andere Regel verlangt, dass Änderungen am Firmennamen zur Genehmigung eingereicht werden müssen.
Als Beispiel könnte ein Regelsatz wie folgt eingerichtet sein:
- Der Regelsatz gilt für alle Kontakte mit der Kontaktart „Kunde“.
- Die Datenverwalterin Jess Vetter ist für die Überprüfung und Verwaltung dieser Kontaktsammlung (Kontakte mit der Kontaktart „Kunde“) zuständig.
- Da Kunden für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind, verwendet der Regelsatz eine Sammlung von Regeln, die als besonders streng gelten. Das bedeutet, dass alle Änderungen an Telefonnummern und Adressen eingereicht werden müssen, während neue Telefonnummern und Adressen zur Überprüfung markiert werden.
Beachten Sie, dass ein Regelsatz in der Praxis deutlich mehr Regeln enthalten kann als in diesem Beispiel genannt.
In diesem Szenario gilt: Wenn der Nutzer Ed Roberts (der ausschließlich den Web Client verwendet) die Firmen-Telefonnummer des Kunden TeleNorth bearbeitet, wird diese Änderung nicht sofort übernommen. Stattdessen wird ein Ticket zur Änderungsverwaltung an die Datenverwalterin Jess Vetter gesendet. Sie kann die Änderung später prüfen und entscheiden, ob sie akzeptiert oder ablehnt.
Fügt Ed hingegen lediglich eine neue Firmen-Telefonnummer zu TeleNorth hinzu, wird die Änderung sofort in der Datenbank übernommen und ein Überprüfungsticket an die Datenverwalterin gesendet. Jess kann das Ticket später prüfen und entscheiden, ob die Änderung bestehen bleibt.
In beiden Fällen sind Eds Zugriffsrechte auf den Ordner, aus dem TeleNorth stammt, unerheblich. Da die Änderung durch einen Regelsatz der Datenänderungsverwaltung abgedeckt ist, werden die Zugriffsrechte überschrieben und die Regeln der Datenänderungsverwaltung greifen.
So können Organisationen Informationen sammeln und Nutzer Informationen frei einreichen, ohne die Datenqualität im gesamten System zu gefährden.
Wann werden Zugriffsrechte durch die Datenänderungsverwaltung überschrieben?
Die Datenänderungsverwaltung überschreibt die normalen Zugriffsrechte für Änderungen, die im Web Client vorgenommen werden, wenn beide der folgenden Aussagen zutreffen:
- Die Änderung wurde an einem Kontakt vorgenommen, der von einem Regelsatz verwaltet wird. Obwohl Regelsätze so konfiguriert werden können, dass sie verschiedene Kontaktgruppen auf unterschiedliche Weise verwalten, enthält InterAction auch einen Standard-Regelsatz, der verwendet wird, wenn keiner der anderen zutrifft. Daher ist diese Aussage immer wahr.
- Die Änderung selbst ist eine, die von einer Regel in einem Regelsatz abgedeckt wird. Nicht alle möglichen Änderungen, die ein Nutzer vornehmen könnte, unterliegen Regeln. Zum Beispiel wird das Bearbeiten von Notizen nie von der Datenänderungsverwaltung gesteuert.
Welche Änderungen werden durch Regeln der Datenänderungsverwaltung statt durch Zugriffsrechte gesteuert?
Die Datenänderungsverwaltung überwacht alle Hinzufügungen, Bearbeitungen oder Löschungen, die Nutzer an den folgenden Kontaktinformationsfeldern für Firmenkontakte vornehmen:
- Titel
- Vorname
- Rufname
- Zweitname
- Nachname
- Namenszusatz
- Firmenname
- Berufsbezeichnung
- Firmenkurzname
- Abteilung
- Name des Assistenten
- Adressen
- Telefonnummern – einschließlich Telefone, Faxnummern usw.
- Elektronische Adressen – einschließlich E-Mail-Adressen, Websites usw.
Daher ignoriert der InterAction Web Client die Zugriffsrechte für Hinzufügungen, Bearbeitungen oder Löschungen der oben genannten Kontaktinformationen bei allen Firmenkontakten.
Zum Beispiel ist es unerheblich, ob Ed Roberts Zugriffsrechte zum Hinzufügen von Telefonnummern im Ordner „Firmenkontakte – Personen“ hat – seine Möglichkeit, im Web Client eine Telefonnummer zu einem Kontakt aus diesem Ordner hinzuzufügen, wird durch den Regelsatz der Datenänderungsverwaltung für den bearbeiteten Kontakt gesteuert.
Welche Änderungen werden durch Zugriffsrechte statt durch Regeln der Datenänderungsverwaltung gesteuert?
Die Datenänderungsverwaltung überwacht keine Änderungen an den folgenden Kontaktinformationsfeldern. Daher hängt die Möglichkeit eines Nutzers, diese Elemente hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, von seinen Zugriffsrechten auf die Kontaktdaten ab:
- Zusätzliche Felder
- Verknüpfte Kontakte
- Notizen
- Aktivitäten (beachten Sie, dass der Nutzer, der eine Aktivität erstellt, teilweise steuern kann, wer die Aktivität sehen und bearbeiten darf. Dies kann die Zugriffsrechte für Aktivitäten überschreiben. Details finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten).
- Ordnerspezifische Telefonnummern und Adressen
Beispielsweise kann Ed Roberts keine Firmennotizen für Kontakte aus dem Ordner „Firmenkontakte – Personen“ bearbeiten, wenn er keine Bearbeitungsrechte für Notizen in diesem Ordner hat.
Wird das Hinzufügen/Löschen von Kontakten in Ordnern durch Zugriffsrechte oder durch Regeln der Datenänderungsverwaltung gesteuert?
Dies hängt von der Konfiguration des Ordners und davon ab, wie die Kontakte hinzugefügt oder entfernt werden. Der Web Client bietet folgende Möglichkeiten, wie Nutzer Kontakte in Ordnern hinzufügen oder entfernen können:
Regeln für das Hinzufügen und Entfernen von Kontakten
| Was Nutzer im Web Client tun können | Verwendetes Sicherheitsmodell |
|---|---|
| Eine Kontaktart für einen Kontakt hinzufügen oder entfernen. Im Hintergrund wird der Kontakt dem entsprechenden Ordner für die Kontaktart hinzugefügt oder daraus entfernt. | Diese Änderungen werden immer durch Regeln der Änderungsverwaltung und nicht durch Zugriffsrechte gesteuert. Ähnlich wie bei Datenänderungen können Sie eine Kontaktart so konfigurieren, dass Hinzufüge-/Entfernungsanfragen akzeptiert, überprüft oder eingereicht werden. Dies legen Sie bei der Konfiguration der Kontaktart fest. |
| Kontakte auf Marketinglisten hinzufügen und entfernen. | Diese Änderungen können entweder mit den Zugriffsrechten „Verknüpfen“ und „Kontakt löschen“ oder mit der Datenänderungsverwaltung gesteuert werden. |
| Kontakte auf Arbeitslisten hinzufügen und entfernen. | Diese Änderungen verwenden immer die Zugriffsrechte „Kontakt hinzufügen“, „Verknüpfen“ und „Kontakt löschen“. |
|
Automatisches Hinzufügen oder Entfernen von Kontakten basierend auf Abhängigkeitsregeln für Ordner. Beispiel: Das Zuweisen der Kontaktart „Kunde“ zu einem Kontakt löst eine Regel aus, die den Kontakt dem Ordner „Kundeninformationen“ hinzufügt. |
Automatische Hinzufügungen und Löschungen durch Abhängigkeitsregeln für Ordner ignorieren die Zugriffsrechte, können aber Tickets für die Datenänderungsverwaltung erzeugen. Details finden Sie unter Abhängigkeitsregeln für Ordner und Änderungsverwaltung. |
Weitere Informationen zu den verschiedenen Ordnerklassen und deren Verwendung von Zugriffsrechten finden Sie hier:
- Web Client-Sicherheit für Arbeitslisten
- Web Client-Sicherheit für Kontaktarten
- Web Client-Sicherheit für Marketinglisten
- Web Client-Sicherheit für administrative Ordner
Details zur Konfiguration der Datenänderungsverwaltung finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer.