Jeder Kontakt in der Kanzleiliste stammt aus einem Ordner und kann in viele andere Ordner verlinkt oder aufgenommen werden. So können Sie einen einzelnen Kontakt in der Datenbank speichern, diesen aber auf vielen verschiedenen Listen aufführen.
Im unten gezeigten Beispiel ist der Kontakt John Doe im Ordner Firm Contacts - People hinterlegt und in die Kontaktarten Client Personnel und Alumni verlinkt.
Ordner und Kontakte in InterAction
Die meisten Kontakte werden entweder im Ordner Firm Contacts - People oder Firm Contacts - Companies hinterlegt. Je nach Stand des Initial Data Load and Cleansing-Prozesses können Kontakte auch in einem der Data Management-Ordner (Data Review, New Contact Review - People usw.) hinterlegt sein.
Diese Ordner werden als Administrative Ordner bezeichnet. Sie werden den Endnutzern im Web Client nicht als Listen angezeigt – stattdessen arbeiten sie im Hintergrund, um die gesamte Sammlung der Kanzleikontakte zu verwalten. Wenn zum Beispiel ein Benutzer im Web Client einen neuen Kontakt hinzufügt und auswählt, ihn in die Kanzleiliste aufzunehmen, wird der Kontakt automatisch im passenden Ordner hinterlegt.
Beachten Sie, dass es möglich ist, Kontakte auch in anderen Ordnern zu hinterlegen. In diesem Fall handelt es sich nicht um echte Kanzleikontakte. Sie könnten zum Beispiel einen Kontakt anlegen, der nur in einer Arbeitsliste erscheint. Im Web Client unterliegen diese Kontakte bestimmten Einschränkungen, die im Detail im Artikel Überblick über Arbeitslisten beschrieben werden.
Der Quellordner eines Kontakts ist sehr wichtig, da er die Zugriffsrechte für den Kontakt bestimmt. Jedem InterAction-Ordner sind Zugriffsrechte zugewiesen. Diese Rechte steuern die Informationen, die im jeweiligen Ordner hinterlegt sind.